Uchwała Nr 810 / 06 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 11 września 2006 roku

w sprawie zorganizowania w dniach 25 - 26 września 2006 roku konferencji „Wpływ pracowników pomocy społecznej na rozwój lokalnej społeczności” adresowanej do pracowników z instytucji pomocy społecznej województwa zachodniopomorskiego.

 

Na podstawie art. 21 pkt 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64 poz. 593, z późn. zm.) art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1590, z późn. zm.), w związku z art.4 pkt. 8 ustawy z dnia 28 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 19 poz. 117 z późn. zm.)


Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

Postanawia się zorganizować w dniach 25 - 26 września 2006 roku konferencji „Wpływ pracowników pomocy społecznej na rozwój lokalnej społeczności” adresowanej do pracowników z instytucji pomocy społecznej województwa zachodniopomorskiego.




Koszt zorganizowania konferencji, o której jest mowa w §1, wyniesie 16.150, 00 zł brutto (słownie: szesnaście tysięcy sto pięćdziesiąt złotych brutto ) Dział 852 – Pomoc społeczna, Rozdział 85217 – Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej, § 4300 – zakup usług pozostałych.




1.Kosztorys konferencji stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Uchwały.
2.Projekt umowy z Hotelem Slavia stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Uchwały.




Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Zachodniopomorskiego Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej.




Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Zachodniopomorski Regionalny Ośrodek Polityki Społecznej zgodnie ze swymi regulaminowymi zadaniami organizuje szkolenia zawodowe kadr pomocy społecznej w województwie zachodniopomorskim. Działania związane z realizacją powyższego zadania wiążą się często z innym regulaminowym zadaniem ROPS tj. inspirowaniem i promowaniem nowych rozwiązań w zakresie pomocy społecznej.
Cele nadrzędne planowanej konferencji są następujące :
1.Przedstawienie założeń do reformy systemu integracji społecznej oraz służb społecznych wprowadzającej nowe istotne zmiany w systemie i przewidującej nałożenie nowych obowiązków na pracowników pomocy społecznej.
2.Przedstawienie założeń Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007 – 2013.
3.Zaprezentowanie dotychczasowych dobrych praktyk w zakresie integracji społecznej realizowanych na terenie województwa zachodniopomorskiego.
Do zaprezentowania się podczas konferencji zaproszone zostały podmioty mające twórcze, nowatorskie dokonania i wprowadzające nowe idee do szeroko rozumianych obszarów wsparcia osób potrzebujących. Konferencja adresowana jest więc do wszystkich instytucji pomocy społecznej województwa zachodniopomorskiego. Oprócz realizacji w / w celów obrady konferencji stworzą możliwość wymiany doświadczeń pomiędzy uczestnikami. Wymiana doświadczeń i informacji jest niezbędnym elementem w ramach wzajemnej współpracy i podejmowania różnych wspólnych działań i inicjatyw.
Wszystkie zajęcia – prezentacje zostaną poprowadzone nieodpłatnie przez podmioty zaproszone do zaprezentowania się podczas konferencji i przez Panią dyrektor Departamentu Pomocy i Integracji Społecznej Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. Przewidywana liczba uczestników konferencji wyniesie ok. 160 osób. Konferencja odbędzie się w Hotelu Slavia w Międzyzdrojach. Miejsce przeprowadzenia konferencji i zakwaterowania uczestników zostało wybrane po dokonaniu analizy rynku. Analiza polegała na wysłaniu w formie elektronicznej zapytań do prowadzących działalność w naszym województwie hoteli i ośrodków szkoleniowych zdolnych do zorganizowania dla potrzeb szkoleniowych usług konferencyjno – hotelowo – gastronomicznych. Łącznie wysłano zapytania do 13 podmiotów. Spośród 13, 2 podmioty przysłały odpowiedzi: jeden odmowną i jeden pozytywną. Odpowiedzią pozytywną była oferta Hotelu Slavia.
Oferta hotelu spełniała oczekiwania organizatora szkolenia podane w zapytaniu. Następnie przeprowadzone zostały rozmowy, które doprowadziły do obniżenia przez hotel kosztów. Przysłana 2 oferta jest załącznikiem do notatki służbowej, sporządzonej zgodnie z Załącznikiem Nr 3 do uchwały nr 441/05 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 14 czerwca 2005 roku.


Notatka służbowa

dotycząca zamówienia, którego udzielenie wyłączone jest z obowiązku stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
( Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.)

1.Przedmiotem zamówienia jest : zorganizowanie w dniach 25 - 26 września 2006 roku usługi konferencyjno – hotelowo – gastronomicznej, dla pracowników z instytucji pomocy społecznej województwa zachodniopomorskiego, uczestników
konferencji „Wpływ pracowników pomocy społecznej na rozwój lokalnej społeczności”.

2.Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia została określona na kwotę 16.150, 00 zł brutto (słownie: szesnaście tysięcy sto pięćdziesiąt złotych brutto ) co uwzględniając kurs euro 4,3870 określony Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006 r. daje równowartość 3.681, 331 euro.

Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia :

Artur Sawicki

3. Zamówienia udziela się wykonawcy: Hotel Slavia w Międzyzdrojach.

4. Podstawa prawna udzielenia zamówienia :

Zamówienia udziela się na podstawie oferty przysłanej w dniu 15 sierpnia 2006 roku przez Hotel Slavia w Międzyzdrojach (§ 2 ust 2) zasad realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm).

Oferta wymienionego wyżej wykonawcy jest dołączona do niniejszej notatki służbowej.

Artur Sawicki


Załącznik Nr 1
Do Uchwały Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego nr 810 / 06
z dnia 11 września 2006 r.


Kosztorys konferencji „Wpływ pracowników pomocy społecznej na rozwój lokalnej społeczności”, adresowanej do pracowników z instytucji pomocy społecznej województwa zachodniopomorskiego.

zestawienie kosztów

Koszty dojazdu, wyżywienia i zakwaterowania pokrywają ze środków własnych uczestnicy konferencji.

Podane niżej koszty brutto jakie zostaną poniesione z budżetu województwa są następujące:

1.Wynajęcie na dwa dni sali konferencyjnej z nagłośnieniem, tablicą, rzutnikiem, zestawem multimedialnym, obsługą multimedialno – techniczną, serwisami kawowymi ( 5 serwisów kawowych ) i zorganizowanie wieczoru integracyjnego z grilem dla uczestników konferencji. 13. 600, 00 zł brutto ( trzynaście tysięcy sześćset złotych brutto )

85 zł / 1 os x 160 osób = 13. 600, 00 zł

w tym :

1 ) serwis kawowy : 8. 000, 00 zł

10 zł x 5 przerw x 160 osób = 8. 000, 00 zł

2 ) wynajęcie sali konferencyjnej, z nagłośnieniem, rzutnikiem, obsługą gastronomiczno – techniczną
i zorganizowaniem wieczoru integracyjnego z grilem dla uczestników konferencji. 5. 600, 00 zł

w tym :

a)samo zorganizowanie wieczoru integracyjnego
z grilem wynosi 3. 200, 00 zł ( 160 osób x 20 zł )
b)wynajęcie na dwa dni sali konferencyjnej z nagłośnieniem, tablicą, rzutnikiem, zestawem multimedialnym i obsługą multimedialno - techniczną wynosi 2.400, 00 zł ( 1.200, 00 zł x 2 dni )

2. Wyżywienie i zakwaterowanie dla osób z Urzędu Marszałkowskiego i osób, które będą prowadziły
wykłady i prezentacje na konferencji : 2. 550, 00 zł
( dwa tysiące pięćset pięćdziesiąt złotych )

170 zł / 1 os x 15 osób = 2. 550, 00 zł

Razem : 16. 150, 00 zł brutto

( szesnaście tysięcy sto pięćdziesiąt złotych brutto )


Załącznik Nr 2
Do Uchwały Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego nr 810 / 06
z dnia 11 września 2006 r.


UMOWA NR ROPS – II / 06

zawarta w dniu................2006 roku w....................

na realizację zadań związanych z organizacją konferencji „Wpływ pracowników pomocy społecznej na rozwój lokalnej społeczności”

pomiędzy

Województwem Zachodniopomorskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego w osobach:
1) Pana Zygmunta Meyera - Marszałka Województwa Zachodniopomorskiego,
2) Pana Mariusza Holickiego - Członka Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego
zwanym dalej Zleceniodawcą,

a

Slavia Tomczak Sp. z o.o. z siedzibą w Gnieźnie (62-200) ul. Drobna 24, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Poznaniu, XXI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000220022, REGON 634627975; NIP 784 228 31 08 reprezentowaną przez:
Karola Tomczaka - Prokurenta
zwanym dalej Zleceniobiorcą



1.Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania zadania związane z organizacją w dniach 25 – 26 września 2006 roku konferencji „Wpływ
pracowników pomocy społecznej na rozwój lokalnej społeczności”.
2.Uczestnikami konferencji będą pracownicy instytucji pomocy społecznej województwa zachodniopomorskiego, 160 osób.
3.Konferencja wymieniona w ust. 1 przeprowadzona zostanie w Hotelu Slavia w Międzyzdrojach w zakresie określonym w § 2 niniejszej umowy.




Zadania, o których jest mowa w §1 obejmują:
1.Serwis konferencyjny - poczęstunek w czasie przerw podczas konferencji dla uczestników, wykładowców i osób prowadzących konferencję
( 5 przerw dla 160 osób ).
2.Pełne wyżywienie ( śniadania, obiady i kolacje )
i noclegi dla wykładowców i osób prowadzących
konferencję ( 15 osób ).
3.Wynajęcie na dwa dni sali konferencyjnej z nagłośnieniem, tablicą, rzutnikiem, zestawem multimedialnym, obsługą multimedialno - techniczną i zorganizowanie wieczoru integracyjnego z grilem dla uczestników konferencji.




1. Wynagrodzenie Zleceniobiorcy wyniesie :
1)za serwis konferencyjny – poczęstunek podczas 5 przerw podczas konferencji dla 160 osób,
8. 000, 00 zł słownie : osiem tysięcy złotych
( 160 osób x 10 zł / os x 5 przerw ),
2) za pełne wyżywienie ( śniadania, obiady
i kolacje ) i noclegi dla wykładowców i osób prowadzących konferencję, 2. 550, 00 zł słownie : dwa tysiące pięćset pięćdziesiąt złotych ( 15 osób x 170 zł )
3) za wynajęcie na dwa dni sali konferencyjnej z nagłośnieniem, tablicą, rzutnikiem,
zestawem multimedialnym, obsługą multimedialno – techniczną i zorganizowaniem wieczoru integracyjnego z grilem dla uczestników konferencji
5. 600, 00 zł, słownie pięć tysięcy sześćset złotych,
w tym :
a) zorganizowanie wieczoru integracyjnego z grilem wynosi 3. 200, 00 zł ( 160 osób x 20 zł )
b) wynajęcie na dwa dni sali konferencyjnej
z nagłośnieniem, tablicą, rzutnikiem, zestawem multimedialnym i obsługą multimedialno - techniczną wynosi
2.400, 00 zł ( 1.200, 00 zł x 2 dni )
2. Łączna maksymalna suma jaka może zostać zapłacona za wymienione wyżej
usługi może wynieść : 16. 150, 00 zł ( szesnaście tysięcy sto pięćdziesiąt złotych brutto )




1.Uczestnicy konferencji sami we własnym zakresie opłacają koszty noclegów, śniadań, obiadów i kolacji które dla 1 osoby za 2 dni wynoszą odpowiednio: 130, zł.
2.Regulacja płatności za noclegi i posiłki nastąpi pomiędzy uczestnikami konferencji a Hotelem Slavia w Międzyzdrojach.




1.Wynagrodzenie Zleceniobiorcy za realizację zadania o którym jest mowa w §3 ust.1, będzie wynikiem przemnożenia ceny jednostkowej ( 10 zł ) przez liczbę wszystkich osób korzystających z serwisu konferencyjnego i przez liczbę przerw.
2.Wynagrodzenie Zleceniobiorcy za realizację zadania o którym jest mowa w §3 ust. 2, będzie wynikiem przemnożenia ceny jednostkowej przez liczbę wszystkich osób korzystających z wyżywienia
i noclegów.
3.Wynagrodzenie Zleceniobiorcy za realizację zadań, o których mowa w § 3 ust. 3 będzie wynikiem przemnożenia ceny jednostkowej przez liczbę zrealizowanych dni konferencyjnych i liczbę osób, dla których zorganizowany został wieczór integracyjny z grilem.
4.Wynagrodzenie Zleceniobiorcy za realizację zadań, o których mowa w §3 ust.1,2, 3 będzie płatne na podstawie faktury wystawionej przez Hotel Slavia.




Wynagrodzenie zostanie przekazane po wykonaniu zlecenia na rachunek Zleceniobiorcy w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury obciążającej Zleceniodawcę całością kosztów poniesionych na realizację zleconych zadań.




Zleceniobiorca zobowiązany jest do udzielenia na piśmie, na żądanie Zleceniodawcy i w terminie przez niego określonym, wyjaśnień i informacji dotyczących realizacji zleconego zadania.



1.Nadzór merytoryczny i finansowy w części dotyczącej realizacji warunków umowy sprawuje Zleceniodawca.
2.Zleceniodawcy przysługuje prawo kontroli przygotowania i wykonania zadań określonych niniejszą umową.




1.Zmiana warunków umowy może nastąpić na wniosek każdej ze Stron
z zachowaniem formy pisemnej, pod rygorem nieważności, z tym, że wynagrodzenie określone niniejszą umową nie może przekroczyć równowartości 6.000 EURO w złotych. Średni kurs złotego w stosunku do EURO stanowiący podstawę przeliczania wartości wynagrodzenia wynosi 4,3870 zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do EURO stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych ( Dz. U. Nr 87, poz. 610 z dnia 24 maja 2006 r.).

2.Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron z siedmiodniowym okresem wypowiedzenia w przypadku wystąpienia okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają wykonanie umowy. Skutki finansowe i ewentualny zwrot środków finansowych Strony określą w sporządzonym na tę okoliczność protokole.




Jeżeli Zleceniodawca w wyniku przeprowadzonej kontroli, stwierdzi uchybienie i wyda stosowne zalecenia pokontrolne wyznaczając także termin usunięcia uchybień, umowa ulega rozwiązaniu po upływie wyznaczonego terminu, o ile Zleceniobiorca nie wykona zaleceń pokontrolnych.




W sprawach nie uregulowanych w umowie, stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.




Spory, które mogą wyniknąć w trakcie realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zleceniodawcy.




Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Zleceniobiorca a dwa egzemplarze otrzymuje Zleceniodawca.


ZLECENIODAWCA ZLECENIOBIORCA