UCHWAŁA NR 620/15

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 6 maja 2015 r.

w sprawie przyjęcia projektu Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej  Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 - dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka  i Instytucji Certyfikującej.

Na podstawie:

1. art. 72, art. 123 ust. 1 i 3, art. 125 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
2. art. 41 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. 2013, poz. 596 t. j. ze zm.),
3. art. 6 ust. 1 i 2 oraz art. 9 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w pespektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2014 poz. 1146 ze zm.).

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

Przyjmuje się projekt Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej  Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 - dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka  i Instytucji Certyfikującej.

§ 2

Projekt Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej  Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka i Instytucji Certyfikującej stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 3

Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Strategicznego.

§ 4

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 125 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1303/2013, Instytucja Zarządzająca jest odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. W tym celu ustanawia system zarządzania i kontroli funkcjonujący zgodnie z zasadami, o których mowa w art. 72 ww. rozporządzenia.

W celu uzyskania desygnacji, warunkującej rozpoczęcie finansowej realizacji programu operacyjnego, Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do ustanowienia systemu zarządzania i kontroli zgodnego z kryteriami desygnacji, określonymi w załączniku XIII rozporządzenia 1303/2013 z 17.12.2013 r., dotyczącymi wewnętrznego środowiska kontrolnego, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania. Desygnacji podlegać będą wszystkie instytucje zaangażowane w proces wdrażania programu operacyjnego. Proces desygnacji został uregulowany w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 i jest uszczegółowiony w wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 19 lutego 2015 r. w tym zakresie.

W związku z powyższym Instytucja Zarządzająca na dzień zgłoszenia Deklaracji gotowości do poddania się ocenie do Instytucji Audytowej, o której mowa w ww. wytycznych, jest zobowiązana do posiadania wewnętrznych procedur w zakresach wskazanych w kryteriach desygnacyjnych.

W celu umożliwienia przeprowadzenia oceny zgodności systemu  zarządzania i kontroli z kryteriami desygnacji, opracowano Projekt Instrukcji Wykonawczej Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 - dokument dla Wydziału Zarządzania Strategicznego, Gabinetu Marszałka  i Instytucji Certyfikującej.

Instrukcja Wykonawcza bazuje na podejściu procesowym, tzn. wyodrębnione zostały główne zadania o charakterze ciągłym i powtarzalnym. Zidentyfikowane zadania podzielono na procesy, którym nadano numery. Dla każdego procesu przygotowywana jest karta procesu, która jest aktualizowana zgodnie z procedurą aktualizacji Instrukcji Wykonawczej. Każda karta procesu posiada wykaz uczestników procesu, zakres procesu, wykaz dokumentów i aktów prawnych, których znajomość jest wymagana do realizacji procesu, instrukcję realizacji procesu (procedurę), schemat blokowy (nieobligatoryjny)  oraz załączniki do procesu. W uzasadnionych przypadkach możliwy jest podział procesów na podprocesy. Przedmiotowa forma dokumentu będzie jednolita dla wszystkich instytucji zaangażowanych w realizację RPO WZ 2014-2020.

Projekt Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WZ 2014-2020 zawiera:

1. część ogólną – zapisy ogólne dotyczące użytkowania dokumentu wraz z procedurą aktualizacji Instrukcji oraz z systemem odstępstw;
2. procesy w ramach zarządzania RPO WZ  2014-2020 dotyczące: programowania, koordynacji systemowej, obsługi kontroli i audytów, kontroli, procedury odwoławczej, monitoringu i sprawozdawczości, ewaluacji, nieprawidłowości i nadużyć finansowych, informacji i promocji, zarządzania finansowego, ekspertów, obsługi systemów informatycznych RPO WZ, Pomocy Technicznej;
3. procesy w ramach certyfikacji wydatków, obejmujące: weryfikację deklaracji wydatków oraz sporządzanie i wysyłanie do KE wniosków o płatność okresową; sporządzanie rocznego zestawienia wydatków do KE; wstrzymanie i przywrócenie certyfikacji; weryfikację prognoz do KE; analizę wyników kontroli i audytów przeprowadzonych w IZ, IP, WWRPO; monitorowanie zasady n+3 oraz monitorowanie ram wykonania; prowadzenie ewidencji kwot; złożenie do KE dokumentów zamknięcia oraz płatności salda końcowego.