UCHWAŁA NR 678/15

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 11 maja 2015 r.

w sprawie przyjęcia Opisu Funkcji i Procedur IZ/IC w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 - wersji 1.0.

Na podstawie:

1. art. 72, art. 75, art. 125 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego
   i Rybackiego oraz uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006,
2. art. 3 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi,
3. art. 41 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. 2013, poz. 596 z późn. zm.),
4. art. 6 ust. 1 , art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2014 poz. 1146).

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

Przyjmuje się Opis Funkcji i Procedur IZ/IC w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 - wersję 1.0.

§ 2

Opis Funkcji i Procedur IZ/IC w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 - wersja 1.0 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 3

Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Strategicznego.

§ 4

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Zgodnie z art. 125 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1303/2013, Instytucja Zarządzająca jest odpowiedzialna za zarządzanie programem operacyjnym zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami. W tym celu ustanawia system zarządzania i kontroli funkcjonujący zgodnie z zasadami, o których mowa w art. 72 ww. rozporządzenia.

W celu uzyskania desygnacji, warunkującej rozpoczęcie finansowej realizacji programu operacyjnego, Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do ustanowienia systemu zarządzania i kontroli zgodnego z kryteriami desygnacji, określonymi w załączniku XIII rozporządzenia 1303/2013 z 17.12.2013 r., dotyczącymi wewnętrznego środowiska kontrolnego, zarządzania ryzykiem, działań związanych z zarządzaniem i kontrolą oraz monitorowania. Desygnacji podlegać będą: Instytucja Zarządzająca programem pełniąca jednocześnie funkcję Instytucji Certyfikującej oraz Instytucje Pośredniczące, którym powierzane są w drodze porozumień zadania w ramach regionalnego programu operacyjnego. Proces desygnacji został uregulowany w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 i jest uszczegółowiony w wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w tym zakresie.

Zgodnie z zapisami wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju z dnia 19 lutego 2015 r. w zakresie procesu desygnacji 2014-2020 w celu umożliwienia przeprowadzenia oceny zgodności ww. systemu z kryteriami desygnacji, Instytucja Zarządzająca przygotowała projekt Opisu Funkcji i Procedur, zgodnie ze wzorem określonym w Rozporządzeniu wykonawczym Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r.

Projekt Opisu Funkcji i Procedur IZ/IC w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 (OFiP), został przyjęty przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwałą nr 585/15 w dniu 21 kwietnia br. Zgodnie z zapisami Wytycznych MIiR w zakresie warunków certyfikacji oraz przygotowania prognoz wniosków o płatność do KE w ramach programów operacyjnych 2014-2020, projekt OFiP został przekazany do konsultacji do Instytucji Koordynującej Proces Certyfikacji (Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju). Po uwzględnieniu uwag do dokumentu, Instytucja Zarządzająca przygotowała wersję 1.0 OFiP.

Następnie Instytucja Zarządzająca jest zobowiązana do przekazania zatwierdzonej przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego wersji 1.0 OFiP wraz z Deklaracją gotowości do poddania się ocenie do Instytucji Audytowej oraz do wiadomości ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego w terminie nie później niż 3 miesiące od zatwierdzenia Programu (Decyzja Komisji z dnia 12 lutego 2015 r.).

Opis Funkcji i Procedur zawiera przede wszystkim opis:

1. struktury organizacyjnej Instytucji Zarządzającej, Instytucji Pośredniczących i Instytucji Certyfikującej*;
2. funkcji i zadań poszczególnych podmiotów zaangażowanych w zarządzanie i kontrolę oraz podział zadań w obrębie każdej z nich;
3. funkcji i zadań pełnionych bezpośrednio przez instytucję zarządzającą w obszarze:

1. monitoringu i sprawozdawczości,
2. kontroli i audytu,
3. ewaluacji,
4. informacji i promocji,
5. zarządzania finansowego oraz ustalenia zasad kwalifikowalności wydatków,
6. instrumentów inżynierii finansowej;

4. zapobiegania nieprawidłowościom, w tym nadużyciom finansowym oraz sposób ich wykrywania;
   i korygowania oraz odzyskiwania kwot nienależnie wypłaconych wraz z odsetkami z tytułu zwrotu tych kwot po terminie;
5. procedur dla zapewnienia poprawności i prawidłowości deklarowanych wydatków;
6. procedur weryfikacji operacji;
7. systemu i procedur w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu;
8. ram zapewniających, że odpowiednie działania związane z zarządzaniem ryzykiem prowadzone są, gdy jest to konieczne;
9. procedury oceny, wyboru i zatwierdzania operacji zapewniające zgodność w całym okresie ich realizacji;
10. szczegółowe rozwiązania w zakresie systemów informatycznych;
11. procedur (opis należy przedłożyć na piśmie pracownikom instytucji zarządzającej i instytucji pośredniczących: data i dane referencyjne) dotyczących sprawozdawczości i korekty nieprawidłowości (w tym nadużyć finansowych) oraz działań następczych, a także rejestrowania kwot wycofanych i odzyskanych, kwot, które mają zostać odzyskane, nieściągalnych należności i kwot;
12. instrukcji w sprawie przechowywania dokumentów potwierdzających udostępnionych przez beneficjentów / Instytucje Pośredniczące / Instytucje Zarządzające;
13. organizacji prac Instytucji Certyfikującej.

 *Struktury organizacyjne odpowiadają zapisom aktualnych wersji regulaminów organizacyjnych.