|
|
Szanowni Państwo,
Wydział Współpracy Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego i Pracownia Pozarządowa z Koszalina w ramach prowadzonej współpracy planują zorganizować w dniach 22/23 września 2016 r. na terenie Pomorza Zachodniego jubileuszowe X Zachodniopomorskie Forum Pełnomocników ds. NGO.
W związku z prowadzonymi przez nas działaniami, w zakresie realizacji powyższego przedsięwzięcia, zapraszamy Państwa do przysłania oferty na organizację bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej.
Skład oferty powinien objąć:
Lp. | Nazwa usługi | Termin | Ilość osób | Uwagi |
1. | Nocleg ze śniadaniem | 22/23.09.2016 r. | 80-100 | Pokoje 1- i 2-osobowe |
2. | Wynajem sali konferencyjnej | 22.09.16 r. w godz. 11.00-19.00 |
80-100 | Nagłośnienie, rzutnik, flipchart |
23.09.16 r. w godz. 10.00-15.00 |
80-100 | |||
3. | Wynajem sali warsztatowej (równocześnie z salą konferencyjną/podział na grupy) | 22.09.16 r. w godz. 11.00-19.00 |
40-50 | Szczegóły ustalone zostaną po ustaleniu programu konferencji |
23.09.16 r. w godz. 10.00-15.00 |
40-50 | |||
3. | Obiad x 2 | 22/23.09.2016 r. | 80-100 | Propozycja menu, w tym dania wegetariańskie |
4. | Kolacja | 22.09.2016 r. | 80-100 | Propozycja menu, w tym dania wegetariańskie |
5. | Przerwa kawowa x 4 bądź uzupełniana | 22/23.09.2016 r. – cztery przerwy | 80-100
| Kawa, herbata, woda, ciastka |
Oczekiwany standard:
1) Sale powinny posiadać niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, ekran, dobrą akustykę oraz system nagłośnienia, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające (lub inną możliwość zasłaniania okien). Wskazane jest posiadanie systemu wentylacyjnego bądź klimatyzacji.
2) stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla maksymalnie 5 osób (ostateczna liczba miejsc zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w przeddzień konferencji), w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę konferencyjną,
3) napoje dla osób siedzących przy stole prezydialnym (butelkowana woda mineralna gazowana
i niegazowana),
4) ustawienie sali konferencyjnej w standardzie teatralnym, z możliwością podzielenia na dwie sale warsztatowe
5) przy drzwiach sali konferencyjnej zapewnić 2 stoliki wraz z krzesłami (4 szt.) przeznaczone dla organizatorów, przy których będzie możliwość rejestracji uczestników oraz wręczenia materiałów,
6) możliwość rozstawienia roll up’ów w przestrzeni otaczającej salę konferencyjną,
7) przygotowanie i podanie obiadu w warunkach umożliwiających zjedzenie posiłku przy stole wraz
z pełną zastawą obiadową,
8) Zapewnienie uczestnikom 94 noclegów w pokojach dwuosobowych oraz 6 w pokojach jednoosobowych. Każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym. Ostateczna liczba uczestników ustalona zostanie po zakończeniu procesu rekrutacji.
Rejestracja uczestników forum od godz. 09.00 w dniu 22.09.2016 r. Zakończenie spotkania po obiedzie w dniu 23.09.2016 r. ok. godz. 15.00.Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie wskazana po zakończeniu procesu rekrutacji.
Jeśli są Państwo zainteresowani naszym zaproszeniem, prosimy o przysłanie szczegółowej oferty, przy uwzględnieniu podanych wyżej wymogów, z określeniem kosztów zawierających ceny jednostkowe brutto. Prosimy o przysłanie ofert do 7 kwietnia 2016 r. do godz. 12:00 pocztą elektroniczną na adres: mpieczynska@wzp.pl
W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z p. Magdaleną Pieczyńską pod numerem tel. 91/ 44 16 224.
Zaznaczam, iż zapytanie ofertowe stanowi element wstępnej analizy rynku i nie jest zamówieniem, a otrzymane od Państwa oferty nie powodują żadnych zobowiązań.