Szczecin, dnia 14 listopada  2016 roku

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

W związku z organizacją wydarzenia pn. „Jarmark Bożonarodzeniowy” , które odbędzie się w terminie 10-11 grudnia 2016 roku w Szczecinie na terenie Zamku Książąt ul. Korsarzy 34, Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, Wydział Rolnictwa i Rybactwa, ul. Starzyńskiego 3-4, 70-540 Szczecin, zwraca się z zapytaniem dotyczącym kosztów:

1. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:

Realizacja pokazów kulinarnych: „Produkty tradycyjne i lokalne województwa zachodniopomorskiego podczas Świąt Bożego Narodzenia” oraz organizacja degustacji i wydanie ok. 3 000 porcji przygotowanych potraw (1 porcja ok. 200 ml/100 g), w tym zapewnienie odpowiedniej liczby osób obsługujących pokazy, z zachowaniem należytej staranności.

Program każdego pokazu:

• prezentacja informacji nt. produktu tradycyjnego, lokalnego i zdrowego odżywiania
• gotowanie potraw  z wykorzystaniem produktów tradycyjnych i lokalnych wraz z degustacją dla odwiedzających,
• krótkie rozmowy z producentami produktów wykorzystywanych do potraw.

Potrawy podczas pokazu powinny:

• być przygotowane z dostępnych podczas Jarmarku Bożonarodzeniowego produktów tradycyjnych i lokalnych,
• nawiązywać do Świąt Bożego Narodzenia,
• być zróżnicowane,
• przygotowane w oparciu o przepisy kuchni z regionu Pomorza Zachodniego.

Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę dostępnych podczas Jarmarku Bożonarodzeniowego produktów tradycyjnych i lokalnych wraz z kontaktami do producentów, w terminie do 22 listopada 2016 roku.

Zamawiający zapewnia możliwość udostepnienia 2 sztuk kuchenek indukcyjnych o dwóch polach grzewczych każda.

Koszt realizacji pokazów kulinarnych powinien obejmować w szczególności:

• Transport;
• Nocleg oraz wyżywienie dla prowadzących i obsługujących pokazy;
• Koszt zakupu produktów spożywczych (w tym lokalnych, tradycyjnych i regionalnych) do przygotowania potraw podczas pokazów;
• Wynagrodzenie dla prowadzących i obsługujących pokazy;
• Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić niezbędną obsługę, sprzęt oraz naczynia jednorazowe do wykonania pokazu oraz do wydania porcji.

Wykonawca pokazów kulinarnych powinien posiadać wszystkie aktualne badania oraz spełniać inne określone prawem wymagania.

2. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

10 grudnia 2016 roku w godzinach od 11:00 do 18:00- co najmniej 3 pokazy gotowania na żywo z degustacją. Każdy pokaz powinien trwać ok. 90 minut (może ulec zmianie).

11 grudnia 2016 roku w godzinach od 11:00 do 18:00- co najmniej 3 pokazy gotowania na żywo z poczęstunkiem. Każdy pokaz powinien trwać ok. 90 minut (może ulec zmianie).

Podczas wydarzenia pn. „Jarmark Bożonarodzeniowy”, w miejscu wskazanym przez Zamawiającego na terenie dziedzińca Zamku Książąt Pomorskich w Szczecinie, ul. Korsarzy 34.

3. ZŁOŻONA OFERTA POWINNA ZAWIERAĆ:

1. Nazwę i adres oferenta,
2. Scenariusz pokazów
3. Cenę oferty netto, brutto oraz VAT

4. TERMIN ORAZ MIEJSCE SKŁADANIA OFERT:

1. Ofertę należy złożyć w terminie do 21 listopada  2016 roku
2. Oferta może być

• dostarczona pocztą elektroniczną na adres ajaszczuk@wzp.pl [1]
• złożona w sekretariacie Wydziału Rolnictwa i Rybactwa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Starzyńskiego 3-4, 70-540 Szczecin

5. KRYTERIUM WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:

Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie:

1. kryterium ceny – 60% (waga) oraz
2. kryterium doświadczenia w realizacji pokazów kulinarnych wraz z degustacją dla co najmniej 1000 osób w ciągu ostatnich 3 lat  od daty składania ofert– 40% (waga).

Oferta nieodrzucona, zawierająca najkorzystniejszy bilans ww. kryteriów jest ofertą najkorzystniejszą.

Do oceny ofert w kryterium cena będzie przyjęty następujący algorytm:

Wartość najniższa    x 60% x 100 = ilość uzyskanych punktów w kryterium

Wartość badana             

W powyższym kryterium oferta wykonawcy może uzyskać maksimum 60 punktów.

W kryterium doświadczenie w realizacji pokazów kulinarnych wraz z degustacją dla co najmniej 1000 osób w ciągu ostatnich 3 lat od daty składania ofert – punktacja zostanie przyznana wg poniższych przedziałów:

- powyżej 8 pokazów wraz z degustacją – 40 pkt.

- od 4 do 8 pokazów wraz z degustacją – 20 pkt.

- od 1 do 3 pokazów wraz z degustacją – 10 pkt.

Ocena zostanie dokonana na podstawie ilości zrealizowanych przez osobę prowadzącą pokazy pokazów kulinarnych wraz z degustacją dla co najmniej 1000 osób w ciągu ostatnich 3 lat potwierdzonych przez Wykonawcę w ofercie przedłożonej Zamawiającemu.

W powyższym kryterium oferta wykonawcy może uzyskać maksimum 40 punktów.

O dokonanym wyborze zamawiający zawiadomi wykonawcę w terminie dwóch dni roboczych od dnia upłynięcia terminu składania ofert.

Jeśli wykonawca którego oferta wybrana uchyla się od wykonania zamówienia, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.

Sposób płatności- przelew po wykonaniu usługi i odbiorze przedmiotu zamówienia na podstawie faktury VAT w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

Do oferty proszę również załączyć scenariusz wydarzenia.

Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odstąpienia od  podpisania umowy w przypadku gdy najniższa oferta będzie przekraczała kwotę jaką zamawiający przeznaczył na wykonanie zamówienia.

Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej specyfikacji, jeżeli zmiany te są dla Zamawiającego korzystne lub wynikły z okoliczności których nie można było przewidzieć.

Osoba do kontaktu:

Aleksandra Jaszczuk

Wydział Rolnictwa i Rybactwa

Urząd Marszałkowskie Województwa Zachodniopomorskiego

Tel: 91 44-10-215 , e-mail: ajaszczuk@wzp.pl