Szczecin, dnia 01 lutego 2018 roku

ZAPYTANIE OFERTOWE (nr 1/2018/COIE)

Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego – Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do składania ofert na kompleksową organizację wyjazdu na targi do Niemiec.

Wartość netto zamówienia w ramach prowadzonego postępowania nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

1. Zamawiający

Województwo Zachodniopomorskie, Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów

ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin

NIP 851-287-14-98

tel.: 91 432 96 74 / 91 432 96 82

email: eksport@wzp.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową organizację zakwaterowania, transportu, ubezpieczenia oraz częściowego wyżywienia podczas wyjazdu na targi do Niemiec, przy następujących założeniach:

• termin: 13 – 14 marca 2018 r.
• miejsce: Stuttgart
• targi: LogiMAT (https://www.logimat-messe.de/en)
• ilość osób: 10
• ilość nocy: 1
• ilość pokoi: 2 pokoje dwuosobowe, 6 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania – wszystkie pokoje z prywatnymi łazienkami.

Wstępny plan wyjazdu:

Usługa polegać będzie na:

• Rezerwacji dla grupy 10 osób zakwaterowania w mieście Stuttgart lub okolicy (promień do 40 km) wraz ze śniadaniami w hotelu minimum *** lub w innym obiekcie hotelarskim o równoważnym standardzie. Cena maksymalna – 150 EUR za pokój jednoosobowy, 250 EUR – za pokój dwuosobowy (ze względu na wzrost cen noclegów w okresie targowym w przypadku trudności z rezerwacją pokoi w ww. limitach Zamawiający dopuszcza podniesienie ww. kwot o 15%). Preferowany jeden hotel/obiekt dla całej grupy. W przypadku braku możliwości rezerwacji noclegów dla wszystkich uczestników w jednym hotelu/obiekcie, Zamawiający dopuszcza podzielenie grupy pod warunkiem bliskiej odległości pomiędzy hotelami/obiektami.
• Wykupieniu dla grupy usługi transportowej na miejscu (bus 18 – osobowy, lub bus 8 osobowy + samochód osobowy, lub inne kombinacje; pojazdy z kierowcą/kierowcami) w celu przemieszczania się z terenu targów do hotelu/hotelów w dniu 13 marca br. oraz z hotelu/hotelów na teren targów w dniu 14 marca br. Ze względu na bliskie położenie hali targowej i lotniska nie jest konieczne zapewnienie transportu z lotniska na targi oraz na odwrót. Zamawiający nie ma możliwości oszacowania ilości przejechanych kilometrów, ponieważ liczba ta będzie zależna od lokalizacji hotelu/hoteli, w których zakwaterowani zostaną uczestnicy wyjazdu.
• Wykupieniu dla 10 osób biletów wstępu na targi w dniach 13-14 marca 2018 roku. Cena wejściówki – 42 EUR / 1 osoba.
• Wykupieniu dla 10 osób ciepłego posiłku w restauracji / kantynie zlokalizowanej w budynku targów w dniach 13 i 14 marca 2018 r. (w sumie 20 posiłków). Wyżywienie powinno być wykupione w postaci vouchera na posiłek, który uczestnik sam skomponuje w restauracji / kantynie targowej.
• Wykupieniu podstawowego ubezpieczenia NNW dla wszystkich uczestników wyjazdu.

3. Istotne postanowienia umowy

• zakup biletów lotniczych nie wchodzi w skład zapytania ofertowego;
• za rekrutację uczestników wyjazdu odpowiedzialny jest Zamawiający;

W związku z możliwymi zmianami w ilości uczestników Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości osób wyjeżdzających w następujący sposób:

1. przed podpisaniem umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu załącznik nr 2 (nie jest wymagany do złożenia oferty), w którym wyliczy jednostkowy koszt uczestnictwa 1 osoby w wyjeździe (składowe: nocleg, transport, ubezpieczenie, wejściówka na targi, voucher na posiłek 2x);
2. w przypadku zwiększenia ilości uczestników Wykonawca wystawi dodatkową fakturę w kwocie sumy jaką da przemnożenie jednostkowego kosztu uczestnictwa (załącznik nr 2) przez liczbę dodatkowych uczestników; maksymalna liczba dodatkowych uczestników nie przekroczy 4 osób;
3. w przypadku zmniejszenia ilości uczestników Wykonawca pomniejszy kwotę końcową faktury o sumę jaką da przemnożenie jednostkowego kosztu uczestnictwa przez liczbę brakujących uczestników; maksymalne zmniejszenie liczby uczestników nie przekroczy 4 osób;
4. przed podpisaniem umowy Wykonawca i Zamawiający ustalą ostateczną liczbę uczestników, tak aby znana była końcowa kwota płatności.

W związku z faktem, że płatności za usługi dla uczestników wyjazdu rozliczane będą z pomiotami świadczącym przedmiotowe usługi w walucie obowiązującej w miejscu siedziby, Zamawiający przejmuje na siebie ryzyko kursowe zwiększenia wartości ceny przedmiotowych usług w stosunku do cen i kursu walut wskazanych w treści oferty Wykonawcy do kwoty nie wyższej niż 2 500,00 złotych brutto (płatne na postawie dodatkowej faktury po przedłożeniu dokumentu potwierdzającego zwiększenie kwot).

4. Płatności i rozliczenie

Wykonawca wystawi jedną zbiorczą fakturę, na której znajdą się wszystkie koszty niniejszego zapytania ofertowego. Wykonawca wyszczególni na załączniku do faktury kwoty poszczególnych składowych (usługa hotelowa, ubezpieczenie, usługa transportowa, wejściówki, usługa gastronomiczna).

W celu gwarancji rezerwacji usług Zamawiający dopuszcza możliwość wcześniejszej płatności części kosztów na postawie faktury pro forma w wysokości nie przekraczającej 40% wszystkich kosztów. Faktura pro forma oraz faktura końcowa będą płatne w ciągu 10 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionych dokumentów do siedziby Zamawiającego.

5. Miejsce oraz termin składnia ofert

Oferty mogą być składane w wersji pisemnej lub elektronicznej (skan dokumentów) wraz z załącznikami w nieprzekraczalnym terminie do 7 lutego 2018 roku.

Oferty składane w wersji pisemnej należy składać na adres: Województwo Zachodniopomorskie, Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin, z dopiskiem: „Oferta na kompleksową organizację zakwaterowania, ubezpieczenia oraz częściowego wyżywienia podczas wyjazdu na targi do Niemiec”. Oferty składane w wersji elektronicznej (skany) prosimy przesyłać na adres: eksport@wzp.pl [1]. 

Decyduje data wpływu oferty do Urzędu.

6. Warunki udziału w postępowaniu

Złożyć oferty mogą jedynie Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

Zgodnie z art. 4 ust 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz.U. 2014.196 j.t. z późn. zm. – zwanej dalej ustawą o usługach turystycznych) działalność gospodarcza w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej  (Dz.U. 2013.672 j.t. z późn. zm.) i wymaga uzyskania wpisu w rejestrze organizatorów turystyki i pośredników turystycznych, zwanego dalej rejestrem.

Wykonawca składający ofertę powinien posiadać wpis do ww. rejestru prowadzonego przez marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy zgodnie z dyspozycją art. 7 ustawy o usługach turystycznych.

Uwaga – Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą wypisu z właściwego rejestru, niemniej jednak zastrzega samodzielną weryfikację jego uzyskania. Wykonawca potwierdza spełniania ww. warunku jedynie poprzez złożenie oświadczenia w formularzu ofertowym (załącznik nr 1).

7. Kryteria oceny ofert

Oferty podlegać będą ocenie na podstawie następującego kryterium: cena (waga 100%)

Do oceny ofert w tym kryterium będzie przyjęty następujący algorytm:

(cena najniższa / cena oferty ocenianej)  X 100 %  X  100 pkt

    W powyższym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksimum 100 punktów.

Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska największą liczbę punktów.

8. Wykaz dokumentów oraz oświadczeń niezbędnych do złożenia wraz z ofertą

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - Jednostkowy koszt uczestnictwa (do przedłożenia dopiero przed podpisaniem umowy)

9. Osoby wskazane do kontaktów

Dodatkowe informacje udzielane są drogą mailową - adres: eksport@wzp.pl lub telefonicznie -  numery telefonu: 91 432 96 82 oraz 91 432 96 74. Osoby wskazane do kontaktów – p. Dominka Bednarek oraz p. Estera Butkiewicz.

Złożenie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie nie stanowi oferty zakupu w rozumieniu przepisów  kodeksu cywilnego. Otrzymanie przez Zamawiającego oferty nie jest równorzędne ze złożeniem przez niego zamówienia i nie stanowi podstawy do roszczenia prawa ze strony Oferenta do zawarcia umowy.