W związku z realizacją zadań związanych z Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego 2014 – 2020 zwracam się z uprzejmą prośbą o przysłanie oferty cenowej na usługę, której zakres został przedstawiony poniżej:

I. ZAMAWIAJĄCY

Województwo Zachodniopomorskie

ul.  Korsarzy 34

70-504 Szczecin

II.  OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja dwudniowego spotkania roboczego dla przedstawicieli administracji województw: Dolnośląskiego, Małopolskiego, Warmińsko-Mazurskiego, Lubuskiego i Zachodniopomorskiego, które odbędzie się w dniach od 21 - 22 sierpnia 2018 r. lub 22 – 23 sierpnia 2018 r. w Szczecinie dla max. 22 osób.
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Lokalizacja: Szczecin, hotel posiadający salę konferencyjną mogącą pomieścić 22 osoby.

Planowana liczba uczestników: maksymalnie 22 uczestników każdego dnia.

Zakres w ramach zamówienia:

• Zapewnienie sali konferencyjnej dla max. 22 osób pierwszego i drugiego dnia posiedzenia:
  • I dzień (21 lub 22 sierpnia 2018 r.): 10.00-18.00
  • II dzień (22 lub 23 sierpnia 2018 r.): 9.00-14.00
• Zapewnienie usługi gastronomicznej pierwszego i drugiego dnia posiedzenia.
• Zapewnienie noclegu dla max.  18 osób w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania ze śniadaniem.
• Obsługa techniczna spotkania.

3. Wymagania wobec Wykonawcy:

1. Sala konferencyjna

Sala konferencyjna klimatyzowana z oświetleniem dziennym, mieszcząca wszystkich uczestników spotkania jednocześnie (max. 22 osób), wyposażona w:

• sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran),

• odpowiednią liczbę stołów i krzeseł w ustawieniu w układzie warsztatowym podczas posiedzenia,
• zapewnienie miejsca w sali konferencyjnej przeznaczonego na przerwę kawową.

2. Usługa gastronomiczna:

•  Przerwa kawowa dostępna w sali konferencyjnej – w miejscu spotkania pierwszego i drugiego dnia;  serwis kawowy powinien zawierać:

• woda mineralna gazowana i niegazowana – min. 300 ml na osobę,
• kawa z ekspresu – bez ograniczeń,
• herbata – co najmniej 3 rodzaje herbat, w torebkach – bez ograniczeń,
• dodatki – cukier, śmietanka lub mleko do kawy, cytryna pokrojona w plastry – bez ograniczeń,
• soki owocowe 100% - co najmniej 2 rodzaje (podawane w dzbankach) – min. 300 ml na osobę,
• kruche ciasteczka – min. 150 g na osobę,

• Obiad dwudaniowy – w miejscu spotkania pierwszego i drugiego dnia obejmujący również napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, soki) - proszę o przesłanie kilku propozycji menu do wyboru;
• Kolacja – w miejscu spotkania pierwszego dnia; obejmująca co najmniej: danie na ciepło, zimny bufet, soki owocowe, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, herbatę w torebkach, kawę z ekspresu, dodatki – cukier, śmietanka lub mleko do kawy, cytrynę pokrojoną w plastry. Kolacja w formie bufetu.

Menu każdego dnia musi być urozmaicone.

3. Usługa noclegowa:

Nocleg dla max. 18 osób w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania ze śniadaniem.

4. Obsługa techniczna spotkania:

Zapewnienie obsługi technicznej w obiekcie.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: spotkanie odbędzie się w dniach 21-22 sierpnia lub 22-23 sierpnia 2018 r. 

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Uprzejmie proszę o przedstawienie oferty w podziale na:

• Koszt wynajmu sali (za poszczególne dni)
• Koszt serwisu kawowego (na osobę/za dzień)
• Koszt dwudaniowego obiadu (na osobę/za dzień)
• Koszt kolacji (na osobę/za dzień)
• Koszt noclegu ze śniadaniem
• Ogólny koszt usługi, tj. kompleksowej organizacji spotkania roboczego dla przedstawicieli administracji województw: Dolnośląskiego, Małopolskiego, Warmińsko-Mazurskiego, Lubuskiego i Zachodniopomorskiego.

Kwoty proszę przedstawić w podziale na ceny brutto i netto.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę proszę przesłać droga mailową na adres: dkorczynska@wzp.pl [1] do dnia 16 lipca 2018 r.  do godziny 15.00.

VI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena (ogólny koszt usługi) - 100%.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny.
4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia.
5. Województwo Zachodniopomorskie zawiera umowę na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w instytucji.
6. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

W przypadku pytań lub wątpliwości proszę o kontakt telefoniczny lub mailowy: Dorota Korczyńska dkorczynska@wzp.pl [1] Tel. 91 44 11 414 lub Marta Śniadała msniadala@wzp.pl [2] Tel. 91 44 11 447.