Uchwała Nr 617/19
Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego
z dnia 4 kwietnia 2019 r.
w sprawie zawarcia Umowy o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanego EZD PUW pomiędzy Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku, Województwem Opolskim i Województwem Zachodniopomorskim w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Na podstawie: Art. 41 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (tekst jednolity Dz.U. 2019 r. poz. 512),
Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala co następuje:
§ 1
1. Postanawia się zawrzeć umowę o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanego EZD PUW pomiędzy Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku, Województwem Opolskim i Województwem Zachodniopomorskim w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
2. Umowa, o której mowa w ust.1 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.
§ 2
Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Społeczeństwa Informacyjnego i Informatyki.
§ 3
Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Uzasadnienie
W styczniu 2011 roku weszło w życie Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. W odpowiedzi na to rozporządzenie w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego wdrożono system teleinformatyczny pn. Elektroniczny Obieg Dokumentów, za pomocą którego większość spraw prowadzona jest w postaci elektronicznej.
Mając na względzie:
- wpływ zmiany przepisów prawa, a w szczególności ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej na systemy funkcjonujące w urzędzie,
- rozwój projektów administracji rządowej dotyczących elektronicznego zarządzania dokumentami z zastosowaniem nowoczesnych technologii gromadzenia i przetwarzania danych,
- ogólnokrajowe trendy zmierzające do standaryzacji usług i związanych z nimi dokumentów,
- optymalizująco-centralizacyjne trendy świadczenia e-usług publicznych za pomocą krajowych i regionalnych platform,
istnieje potrzeba nawiązania współpracy z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
W 2011 roku Wojewoda Podlaski zgodnie z ww. Rozporządzeniem jako pierwszy wskazał system EZD jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim (PUW). Dzięki współpracy Wojewody Podlaskiego z innymi podmiotami system EZD wdrażany jest obecnie lub już został wdrożony w innych urzędach administracji rządowej oraz samorządowej. Inicjatywa Wojewody Podlaskiego wyzwoliła w urzędach zupełnie nieznane dotąd pokłady innowacyjności i współpracy, uwalniając drzemiący w poszczególnych urzędach potencjał. Każdy z urzędów wnosi wartości dodane, może pochwalić i podzielić się również własnymi rozwiązaniami, w których się specjalizuje, bądź deklaruje specjalizację. Na poziomie regionalnym Samorząd Województwa Opolskiego (UMWO) pełni rolę centrum kompetencji, wspiera swym doświadczeniem inne jednostki samorządu terytorialnego i zgodził się.
Podjęta inicjatywa - to doskonały dowód na to, że przewidziane w obowiązujących przepisach prawa możliwości elektronicznej komunikacji na różnych płaszczyznach dają się zastosować i wdrożyć w praktyce, a e-administracja nie musi być droga i może przynosić konkretne korzyści.
