INSTRUKCJA WPISU DO REJESTRU PRZECHOWAWCÓW AKT OSOBOWYCH I PŁACOWYCH

miejsce załatwienia

Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego Wydział Turystyki Gospodarki i Promocji, Plac hołdu pruskiego 8 piętro II, pok. 30, tel. 091 44 19 102 (sekretariat) 091 44 19 103

wymagane dokumenty

• Pisemny wniosek przedsiębiorcy zawierający następujące dane: 1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania; 2. numer w rejestrze przedsiębiorców; 3. numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile przedsiębiorca taki numer posiada; 4. imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy; 5. określenie zakresu działalności, która ma być objęta wpisem; 6. określenie miejsca lub miejsc, w których będzie wykonywana działalność objęta wpisem i daty jej rozpoczęcia; 7. oświadczenie, że przedsiębiorca w dniu złożenia wniosku: a) nie ma zaległości podatkowych, b) nie ma zaległości w zakresie zobowiązań wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, c) nie figuruje w rejestrze dłużników niewypłacalnych Krajowego Rejestru Sądowego. • Oświadczenie o treści: "Oświadczam, że: 1. dane zawarte we wniosku o wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych są kompletne i zgodne z prawdą; 2. znane mi są i spełniam warunki wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, określone w rozdziale 4a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach". Oświadczenie takie winno również zawierać: 1. firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres albo adres zamieszkania; 2. oznaczenie miejsca i datę złożenia oświadczenia; 3. podpis osoby uprawnionej do reprezentowania przedsiębiorcy, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz pełnionej funkcji.

gdzie odebrać

termin załatwienia

Do 7 dni od dnia wpływu wniosku o wpis wraz z oświadczeniem o spełnieniu warunków wymaganych do wykonywania działalności gospodarczej.

tryb odwoławczy

Od decyzji w sprawie odmowy wpisu przysługuje odwołanie do ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Odwołanie wnosi się do właściwego organu odwoławczego za pośrednictwem organu, który wydał decyzję w terminie czternastu dni od dnia doręczenia decyzji stronie.

uwagi

1. Przedsiębiorcy wpisanemu do rejestru jest wydawane zaświadczenie o wpisie zawierające: a) firmę przedsiębiorcy oraz jego siedzibę i adres; b) zakres działalności gospodarczej objętej wpisem; c) miejsce wykonywania działalności gospodarczej objętej wpisem; d) datę rozpoczęcia działalności gospodarczej. 2. Przedsiębiorca może wykonywać działalność, o której mowa w ust. 1, wyłącznie w formie spółki kapitałowej (tj. sp. z o.o. lub S.A.), której kapitał zakładowy jest nie niższy od określonego w art. 154 § 1 lub art. 308 § 1 Kodeksu spółek handlowych. 3. Warunkami wykonywania działalności, w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, są w szczególności: a) posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji, b) posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem, c) zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową, d) w skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu. Kontrole: 1. Kontrolę działalności w zakresie objętym wpisem do rejestru przeprowadza marszałek województwa. 2. Pierwszą kontrolę przedsiębiorcy wpisanego do rejestru przeprowadza się nie później niż przed upływem roku od dnia dokonania wpisu do rejestru.

podstawa prawna

Na podstawie art. 51a. ust.1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.) działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. Nr 173, poz. 1807) i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności.