Rozeznanie cenowe - organizacja bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej

Wydział Współpracy Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego i Pracownia Pozarządowa w ramach prowadzonej współpracy oraz realizowanych projektów PO KL 5.4.2: „Współpraca z III sektorem – standardem zachodniopomorskich samorządów” oraz „Rady Pożytku do STANDARDowego użytku” planują zorganizować w dniach 21-22 maja 2015 r. w Szczecinie Zachodniopomorskie Forum Pełnomocników ds. NGO.

W związku z partycypacją w kosztach organizacji spotkania zarówno Urzędu Marszałkowskiego, jak i Pracowni Pozarządowej, płatności dokonywać będą dwa podmioty.
W poniższej tabeli wskazano, który koszt będzie ponoszony przez Pracownię Pozarządową, a który przez UM WZ w ramach realizowanego projektu.

W związku z prowadzonymi przez nas działaniami, w zakresie realizacji powyższego przedsięwzięcia, zapraszamy Państwa do przysłania oferty na organizację bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej.

Skład oferty powinien objąć:

Oczekiwany standard:

1)     Sala powinna posiadać  niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, ekran, dobrą akustykę oraz system nagłośnienia, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające (lub inną możliwość zasłaniania okien). Wskazane jest posiadanie systemu wentylacyjnego bądź klimatyzacji.

2)     stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla maksymalnie 5 osób (ostateczna liczba miejsc zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w przeddzień konferencji), w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę konferencyjną,

3)     napoje dla osób siedzących przy stole prezydialnym (butelkowana woda mineralna gazowana
i niegazowana),

4)     ustawienie sali konferencyjnej w standardzie teatralnym, z możliwością podzielenia na dwie sale warsztatowe

5)     przy drzwiach sali konferencyjnej zapewnić 2 stoliki wraz z krzesłami (4 szt.) przeznaczone dla organizatorów, przy których będzie możliwość rejestracji uczestników oraz wręczenia materiałów,

6)     możliwość rozstawienia roll up’ów w przestrzeni otaczającej salę konferencyjną,

7)     przygotowanie i podanie obiadu w warunkach umożliwiających zjedzenie posiłku przy stole wraz
z pełną zastawą obiadową,

8)     Zapewnienie uczestnikom 94 noclegów w pokojach dwuosobowych oraz 6 w pokojach jednoosobowych. Każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym. Ostateczna liczba uczestników ustalona zostanie po zakończeniu procesu rekrutacji.

Rejestracja uczestników forum od godz. 09.00 w dniu 21.05.2015 r. Zakończenie spotkania po obiedzie w dniu 22.05.2015 r. ok. godz. 16.00.Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie wskazana po zakończeniu procesu rekrutacji.

Jeśli są Państwo zainteresowani naszym zaproszeniem, prosimy o przysłanie szczegółowej oferty, przy uwzględnieniu podanych wyżej wymogów, z określeniem kosztów zawierających ceny jednostkowe brutto. Prosimy o przysłanie ofert do 11 marca 2015 r. pocztą elektroniczną na adres: mpieczynska@wzp.pl

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z p. Magdaleną Pieczyńską pod numerem tel. 91/ 44 16 224.

Zaznaczam, iż zapytanie ofertowe stanowi element analizy rynku i nie jest zamówieniem,
a otrzymane od Państwa oferty nie powodują żadnych zobowiązań.