Rozeznanie cenowe rynku: organizacja bazy konferencyjno-gastronomiczno-noclegowej

Szanowni Państwo,

Wydział Współpracy Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa planuje zorganizować w dniach 4-5 grudnia lub 11-12 grudnia br. (w zależności od dostępności miejsc hotelowych) dwudniową konferencję dla osób odpowiedzialnych w gminach województwa zachodniopomorskiego za rozwiązywanie problemów uzależnień  i przemocy w rodzinie. W związku z prowadzonymi przez nas działaniami, w zakresie realizacji powyższego przedsięwzięcia, zapraszamy Państwa do przysłania oferty na organizację bazy gastronomiczno-konferencyjno-noclegowej.

Skład oferty powinien objąć:

Oczekiwany standard:

• Sala powinna posiadać  niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, ekran, dobrą akustykę oraz system nagłośnienia, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające (lub inną możliwość zasłaniania okien). Wskazane jest posiadanie systemu wentylacyjnego bądź klimatyzacji.
• stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla maksymalnie 5 osób (ostateczna liczba miejsc zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w przeddzień konferencji), w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę konferencyjną,
• napoje dla osób siedzących przy stole prezydialnym (butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana),
• przy drzwiach sali konferencyjnej zapewnić 2 stoliki wraz z krzesłami (4 szt.) przeznaczone dla organizatorów, przy których będzie możliwość rejestracji uczestników oraz wręczenia materiałów,
• możliwość rozstawienia roll up’ów w przestrzeni otaczającej salę konferencyjną,
• przygotowanie i podanie posiłków w warunkach umożliwiających zjedzenie posiłku przy stole wraz z pełną zastawą obiadową,

Rejestracja uczestników konferencji odbędzie się od godz. 9.00 w dniu 4.XII lub 11.XII. Zakończenie spotkania po obiedzie w dniu 5.XII lub 12.XII do godz. 16.00.Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie wskazana po zakończeniu procesu rekrutacji.

Jeśli są Państwo zainteresowani naszym zaproszeniem, prosimy o przysłanie szczegółowej oferty, przy uwzględnieniu podanych wyżej wymogów, z określeniem kosztów zawierających ceny jednostkowe brutto. Prosimy o przysłanie ofert do 12 listopada 2014 r. do godz. 10:00 pocztą elektroniczną na adres: kklebanski@wzp.pl. W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z p. Kamilem Klebańskim pod numerem tel. 91/ 44 16 222.

Zaznaczam, iż zapytanie ofertowe stanowi element analizy rynku i nie jest zamówieniem, a otrzymane od Państwa oferty nie powodują żadnych zobowiązań.