Rozeznanie cenowe w sprawie organizacji bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej

Szanowni Państwo,

Wydział Współpracy Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego i Pracownia Pozarządowa z Koszalina w ramach prowadzonej współpracy planują zorganizować w dniach 14/15 lub 15/16 listopada 2017 r. na terenie Pomorza Zachodniego (województwo zachodniopomorskie z wyłączeniem Szczecina, Polic, Koszalina i Kołobrzegu) XI Zachodniopomorskie Forum Pełnomocników ds. NGO.

W związku z prowadzonymi przez nas działaniami, w zakresie realizacji powyższego przedsięwzięcia, zapraszamy Państwa do przysłania oferty na organizację bazy hotelowo-gastronomiczno-konferencyjnej.

Skład oferty powinien objąć:

Oczekiwany standard:

1. Sale powinny posiadać  niezbędne wyposażenie techniczne: rzutnik multimedialny, ekran, dobrą akustykę oraz system nagłośnienia, tablicę do pisania, flipcharty, rolety zaciemniające (lub inną możliwość zasłaniania okien). Wskazane jest posiadanie systemu wentylacyjnego bądź klimatyzacji.
2. Stół prezydialny z miejscami siedzącymi dla maksymalnie 5 osób (ostateczna liczba miejsc zostanie potwierdzona przez Zamawiającego w przeddzień konferencji), w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz salę konferencyjną.
3. Napoje dla osób siedzących przy stole prezydialnym (butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana).
4. Ustawienie sali konferencyjnej w standardzie teatralnym, z możliwością podzielenia na sale warsztatowe. Sale warsztatowe w ustawieniu warsztatowym.  
5. Zapewnienie przy drzwiach sali konferencyjnej 2 stołków wraz z krzesłami (4 szt.) przeznaczone dla organizatorów, przy których będzie możliwość rejestracji uczestników oraz wręczenia materiałów.
6. Zapewnieni możliwości rozstawienia roll up’ów w przestrzeni otaczającej salę konferencyjną.
7. Przygotowanie i podanie obiadu w warunkach umożliwiających zjedzenie posiłku przy stole wraz z pełną zastawą obiadową.
8. Zapewnienie uczestnikom noclegów w pokojach dwuosobowych oraz w pokojach jednoosobowych według powyższych stanów. Każdy pokój z własnym węzłem sanitarnym. Ostateczna liczba uczestników ustalona zostanie po zakończeniu procesu rekrutacji.

Rejestracja uczestników forum od godz. 09.00 w dniu 14.11.2017 r. lub 15.11.2017 r. Zakończenie spotkania po obiedzie w dniu 15.11.2017 r. lub 16.11.2017 r. ok. godz. 14.00.Ostateczna liczba uczestników konferencji zostanie wskazana po zakończeniu procesu rekrutacji.

Jeśli są Państwo zainteresowani naszym zaproszeniem, prosimy o przysłanie szczegółowej oferty, przy uwzględnieniu podanych wyżej wymogów, z określeniem kosztów zawierających ceny jednostkowe brutto przy założeniu 100 osób i 120 osób. Prosimy o przysłanie ofert do 16 czerwca 2017 r. pocztą elektroniczną na adres: mpieczynska@wzp.pl

W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt z p. Magdaleną Pieczyńską pod numerem tel. 91/ 44 16 224.

Zaznaczam, iż zapytanie ofertowe stanowi element wstępnej analizy rynku i nie jest zamówieniem, a otrzymane od Państwa oferty nie powodują żadnych zobowiązań.