Uchwała Nr 1036/06 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

Uchwała Nr 1036/06 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 7 listopada 2006 r.

w sprawie wyrażenia zgody na zlecenie zadań zarządzania, administrowania i doradztwa, ujętych w planie kosztów osobowych projektu „Paszport do przedsiębiorczości” na 2006 rok, dofinansowywanego z Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A, na podstawie umowy zlecenia z pracownikami Urzędu Marszałkowskiego oraz doradcami zewnętrznymi.

Na podstawie art. 11 ust. 1 pkt 2, art. 41 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590), w związku z par. 118 ust. 3 Statutu Województwa Zachodniopomorskiego.

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

1. Wyraża się zgodę na zlecenie zadań zarządzania, administrowania i doradztwa, ujętych w planie kosztów osobowych projektu „Paszport do przedsiębiorczości” na 2006 rok, dofinansowywanego z Inicjatywy Wspólnotowej INTERREG III A, pracownikom Urzędu Marszałkowskiego oraz doradcom zewnętrznym.
2. Projekty umów stanowią załącznik do niniejszej uchwały.

Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa.

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.


UZASADNIENIE

Zaproponowany model wdrażania projektu „Paszport do przedsiębiorczości” w kolejnej edycji (X.2006 – XII. 2007), oparty o uzupełniające się kompetencje i zasoby pracowników Urzędu Marszałkowskiego oraz sieć doradców i ekspertów zewnętrznych ma kilka celów:
• zapewnienie warunków do wdrożenia komplementarnego z „Paszportem do przedsiębiorczości” projektu pn. „Paszport do zatrudnienia”
• zapewnienie pełnej kontroli beneficjenta, czyli Urzędu Marszałkowskiego, nad procesem implementacji oraz monitorowania projektu dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;
• usprawnienie funkcjonowania „Funduszu szkoleniowego” oraz wdrożenie strategii Marketingu.
• zapewnienie trwałości i płynność procesu realizacji,

Kolejna edycja projektu „Paszport do przedsiębiorczości” ma na celu zbudowanie takiego modelu organizacyjnego, który pozwoli jednocześnie na przygotowanie do wdrożenia projektu „Paszport do zatrudnienia”. Projekty są komplementarne, a docelowo ich wdrażanie powinno być realizowane równolegle, po uprzednim przygotowaniu struktur umożliwiających takie działania. Wymaga to korekt programowych i jakościowych w utworzonych dla potrzeb „Paszportu do przedsiębiorczości” zespołach zarządzających, doradczych i eksperckich oraz przygotowania wersji pilotażowej „Paszportu do zatrudnienia”. Marszałek Województwa podpisał list intencyjny w tej sprawie z Izbami Przemysłowo – Handlowymi Departamentu Loary Atlantyckiej. Po dwuletnim okresie pilotażowym przewidzianym na wdrożenie „Paszportu do zatrudnienia” ( do końca 2008 roku), projekty realizowane będą przez wspólne zespoły ekspertów i doradców. Na życzenie strony francuskiej, dotychczasowy kierownik projektu „Paszport do przedsiębiorczości” będzie brany pod uwagę przy powierzeniu zadania przygotowania wersji polskiej „dokumentacji technicznej” projektu ”Paszport do zatrudnienia” wraz z adaptacją do polskich przepisów prawa. Biorąc pod uwagę zaangażowanie, jakiego będzie wymagać budowanie potencjału programowo – organizacyjnego nowego projektu, rozdzielono w tym okresie funkcje kierowania obu projektami.

Na podstawie uchwały Zarządu Województwa nr 676/06 z dnia 24.07.2006 r., Departament Polityki Regionalnej (DPR) rozpoczął procedurę realizacji kolejnej edycji projektu „Paszport do przedsiębiorczości”. Oznacza to konieczność utworzenia zespołu, który będzie w stanie spełnić wymogi i procedury realizacji projektu dofinansowywanego ze środków Interreg III A. Ze względu na wspomniane cele dotychczasowy model realizacji projektu oparty na doraźnie, na okresy poszczególnych edycji, zatrudnianych osobach zewnętrznych, nie powinien być kontynuowany.
W fiszce projektu „Paszport do przedsiębiorczości” należało zaprojektować taki system wdrażania, który umożliwi wzięcie pełnej odpowiedzialności za, zgodne z wymogami procedury, procesy zarządzania, wdrażania i monitorowania realizacji projektu. Dlatego w projekcie zaplanowano środki na funkcje zarządzania projektem, prowadzenie księgowości, doradztwo, a także obsługę administracyjną. Po zakończeniu projektu, na okres pięciu lat, Urząd marszałkowski musi zapewnić trwałość projektu. Jest to możliwe w zaproponowanej formule, ponieważ zadania te będą kontynuowane przez pracowników Urzędu Marszałkowskiego, odpowiedzialnych za projektowanie i wdrażanie działań na rzecz połączonych projektów.

Zaproponowany, dwustopniowy proces zarządzania projektem, oparty na rozdzieleniu funkcji nadzoru od funkcji bezpośredniego zarządzania poszczególnymi elementami projektu, umożliwił wprowadzenie do projektu „Paszport do przedsiębiorczości” nowych narzędzi i instrumentów. Należało je wprowadzić dla osiągnięcia efektu transgranicznego i utrzymania atrakcyjności projektu, obok równie ważnych, ale drobnych modyfikacji organizacyjnych, które są niezbędne w systemie ze względu na źródło finansowania i potrzebę usprawnienia procesu wdrażania. Są to: fundusz szkoleniowy i strategia marketingu. Narzędzia te wymagają osobnego potraktowania programowego, koncepcyjnego i realizacyjnego. Stąd w koncepcji wydzielono dwa osobne zakresy zadań, skierowane na zaprojektowanie zasad funkcjonowania tych narzędzi oraz zarządzanie nimi. Fundusz szkoleniowy będzie źródłem finansowania szkoleń uzupełniające wiedzę beneficjentów, których deficytu nie da się wyeliminować w ramach normalnej procedury konsultacji, a jednocześnie wiedza ta jest niezbędna dla poprawnego przygotowania biznesplanów. Będą to kilkugodzinne szkolenia specjalistyczne dla grup tematycznych, zlecane ekspertom z listy partnerów projektu. Zaprojektowania, wdrożenia i nadzoru wymaga cala procedura zasad, trybu i sposobu realizacji wydatków z funduszu. Fundusz powiązany będzie także ze szkoleniami uzupełniającymi dla uczestników, którzy w wyniku udziału w projekcie podjęli działalność gospodarczą.
Bardzo ważnym i wydzielonym zdaniem będzie realizacja strategii promocji projektu. Środek ciężkości przeniesiony jest na działania marketingowe skierowane na promocję uczestników projektu, promocję samozatrudnienia i przedsiębiorczości.

W dotychczasowych edycjach projekt był realizowany w oparciu o kierownika i doradców zewnętrznych, którzy związani z projektem w zakresie realizacji zadań szkoleniowo - doradczych nie są w stanie spełnić wymogów i standardów pełnej obsługi administracyjno – finansowej projektu dofinansowywanego ze środków programu Interreg III A. Aby wyeliminować ten deficyty należy oprzeć struktury odpowiedzialne za wdrożenie projektu na kadrze zarządzającej, doradcach i ekspertach, którzy będą na stałe związani z projektem.
W związku z powyższym DPR proponuje oparcie zespołu realizującego projekt na pracownikach, którzy w imieniu beneficjanta, czyli Urzędu Marszałkowskiego, odpowiadać będą za implementację, procedury zamówień publicznych, przepływy finansowe, promocję i monitoring. Projekt przygotowywał i realizuje zespół w składzie: Tadeusz Lubert – kierownik projektu oraz Marek Batogowski, Damian Greś, Agnieszka Łagocka oraz Małgorzata Hartzendorf. Realizacja rozbudowanego, szczególnie od strony programowej i organizacyjno – administracyjnej, zakresu projektu nie jest możliwa w ramach obowiązków etatowych pracowników. Zadania wymagać będą dodatkowego zaangażowania i wykonywane będą w dodatkowym czasie pracy i w dni wolne od pracy, i nie będą kolidować z zakresem powierzonych obowiązków. Zakresy odpowiedzialności, powierzonych zadań oraz warunki opisane są w załączonych projektach umów.

W fiszce projektowej przewiduje się także zwiększenie zespołu doradców, poprzez zatrudnienie doradców „juniorów”, którzy poprzez wprowadzenie w metodologię zostaną przygotowani do udziału w programie przez dotychczasowych doradców. Powoduje to konieczność podpisania umów z dotychczasowymi doradcami Panią Agnieszką Hofman i Piotrem Kulpą, oraz zatrudnienie na okres trwania projektu dwóch młodych absolwentów z wyższym, najlepiej ekonomicznym wykształceniem.
Działania te mają zapewnić płynność funkcjonowania projektu, mają tworzyć warunki do rozwoju oraz spełnić wymogi trwałości projektu na okres najbliższych 5 lat.