Uchwała Nr 344/13 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

Uchwała Nr 344/2013

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 12 marca 2013 r.

w sprawie wprowadzenia zasad wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego.

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 z późniejszymi zmianami) Zarząd Województwa uchwala, co następuje:

§ 1

1.         Wprowadza się zasady wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego.

2.         Zasady, o których mowa w ust. 1 stanowią załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 2

1.         Wprowadza się zasady realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

2.         Zasady, o których mowa w ust. 1 oraz wzór notatki służbowej dotyczącej udzielenia zamówienia stanowią załącznik nr 2 i 3 do niniejszej uchwały.

§ 3

1.         Wprowadza się wzór notatki służbowej z czynności szacowania wartości zamówienia oraz wzór protokołu dokumentującego czynności podjęte w ramach dialogu technicznego.

2.         Wzory dokumentów, o których mowa w ust. 1 stanowią załącznik nr 4 i 5 do niniejszej uchwały.

§ 4

1.         Wprowadza się Regulamin pracy komisji przetargowej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego.

2.         Regulamin, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 6 do niniejszej uchwały.

§ 5

Nadzór nad realizacją Uchwały powierza się Wicemarszałkom, Członkom Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego, Sekretarzowi Województwa - Dyrektorowi Generalnemu Urzędu oraz Skarbnikowi Województwa Zachodniopomorskiego zgodnie z ustalonym podziałem zadań i kompetencji.

§ 6

1.         Traci moc Uchwała nr 957/2011 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 21 czerwca 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego.

2.         Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia i ma zastosowanie do postępowań rozpoczętych po tym dniu.

Uzasadnienie

Wprowadzenie nowych zasad funkcjonowania zamówień publicznych jest uzasadnione z dwojakiego rodzaju okolicznościami. Pierwsza grupa przesłanek uzasadniających zmianę dotychczasowych reguł wynika z nowelizacji przepisów rangi ustawowej. Ostatnie uregulowanie dotyczące zasad wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego zostało wprowadzone z dniem 21 czerwca 2011 roku. W okresie od ostatniej zmiany uchwały system zamówień publicznych był zmieniany dziesięcioma nowelizacjami. W ostatnim czasie zmiany objęły także sześć aktów wykonawczych do ustawy. Zmiana zasad stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych jest więc podyktowana potrzebą dostosowana wewnętrznego aktu prawnego do rozwiązań ustawowych, w tym przede wszystkim do rozwiązań wprowadzonych ustawą z dnia z dnia 12 października 2012 r. o zmianie ustawy - Prawo zamówień publicznych oraz ustawy o koncesji na roboty budowlane lub usługi. Spośród nowych rozwiązań znajdujących odzwierciedlenie w treści załączników do niniejszej uchwały należy wskazać tzw. dialog techniczny. Dialog techniczny nie stanowi z formalnego punktu widzenia odrębnego trybu postępowania kończącego się wyborem konkretnego wykonawcy, a jedynie odformalizowaną platformę komunikacji na linii zamawiający - doradcy lub podmioty potencjalnie zainteresowane w przyszłości ubieganiem się o udzielenie danego zamówienia, która ma pomóc zamawiającym należycie przygotować opis przedmiotu zamówienia i ewentualnie określić warunki przyszłej umowy z uwzględnieniem analizy ryzyk ponoszonych przez strony kontraktu. Dialog techniczny jest rekomendowany jako szczególnie przydatny w chwili organizowania procedury udzielenia zamówienia publicznego na przykład na systemy komputerowe, skomplikowany sprzęt teleinformatyczny, a więc wszędzie tam, gdzie dla prawidłowego zorganizowania postępowania niezbędne jest posiadanie specjalistycznej wiedzy z określonej dziedziny.

Druga grupa powodów, dla których konieczne jest podjęcie wnioskowanej uchwały wynika z oceny praktycznego funkcjonowania dotychczasowych uregulowań. Uchwała zastępowana przedstawianym dokumentem m.in. w niewystarczający sposób regulowała zagadnienia przygotowania postępowania, obiegu dokumentów opracowywanych w ramach procedury udzielenia zamówienia. W konsekwencji pracownicy Urzędu Marszałkowskiego nie mogli w oparciu o treść uchwały posiąść pełnej wiedzy co do np. rodzaju załączników wymaganych przy wniosku wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, albo informacji jakie winny się znaleźć w notatce z szacowania wartości przedmiotu zamówienia. Wychodząc naprzeciw zmianom przepisów oraz zgłaszanym postulatom zmian, proponuje się wprowadzenie postanowień dotyczących w szczególności:

1.      Wskazanie, iż informacje niezbędne do opracowania sprawozdania o udzielonych zamówieniach w zakresie odnoszącym się do wydatków wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy PZP będą uzyskiwane z Wydziału Finansów i Budżetu.

2.      Minimalny zakres informacji ujawniany w protokole z prowadzonego dialogu technicznego,

3.      Usunięcie zapisu obligującego do pozyskania co najmniej dwóch ofert w ramach analizy rynku przeprowadzanej w przypadku wydatków wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy PZP,

4.      Określono wzór notatki z szacowania wartości zamówienia publicznego stanowiący załącznik do niniejszej uchwały.

Proponowane zmiany mają więc charakter porządkujący oraz uaktualniający w odniesieniu do obowiązujących przepisów z zakresu Prawa zamówień publicznych.