Uchwała Nr 833/09 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

Uchwała Nr 833/09 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 17 czerwca 2009 r.

w sprawie zmiany uchwały nr 326/07 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie.

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:



2) § 7 otrzymuje brzmienie:


1) zapewnia warunki umożliwiające wykonywanie zadań należących do Urzędu,
2) koordynuje i nadzoruje realizację uchwał Sejmiku i Zarządu oraz przedkłada Zarządowi sprawozdania z ich wykonania,
3) uczestniczy w pracach i obradach Zarządu,
4) koordynuje funkcjonowanie wydziałów,
5) wykonuje w imieniu Marszałka zadania w zakresie udzielonych upoważnień i pełnomocnictw.”;

3) w § 23 po pkt. 20 dodaje się pkt 21 w brzmieniu:

„21) realizacja zadań obronnych wskazanych w „Planie operacyjnym funkcjonowania Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w warunkach zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny”;

4) w § 26a ust. 3 po pkt. 12 dodaje się pkt 13 w brzmieniu:

„13) sprawowanie nadzoru nad Sekretariatem do spraw Młodzieży Województwa Zachodniopomorskiego.”;

5) § 33 otrzymuje brzmienie:

㤠33
WYDZIAŁ ADMINISTRACYJNY

1. W skład Wydziału Administracyjnego wchodzą:

1) Kancelaria Ogólna Urzędu (WA - I),
2) Biuro ds. realizacji zamówień publicznych i obsługi gospodarczej (WA - II),
3) Wieloosobowe stanowisko ds. finansowych (WA - III),
4) Wieloosobowe stanowisko ds. obsługi administracyjnej obiektów Urzędu (WA - IV),
5) Wieloosobowe stanowisko ds. archiwum (WA - V),
6) Wieloosobowe stanowisko ds. transportu (WA - VI).

2. Do zadań Kancelarii Ogólnej Urzędu należą w szczególności następujące sprawy:

1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek wpływających do Urzędu,
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3) rejestracja przyjmowanej korespondencji w ramach systemu rejestracji i obiegu dokumentów,
4) zapewnienie wewnętrznego obiegu akt w Urzędzie,
5) wydawanie korespondencji właściwemu adresatowi,
6) wysyłanie korespondencji i przesyłek,
7) redystrybucja prasy i publikacji w Urzędzie,
8) zapewnienie terminowej wymiany ogłoszeń wywieszanych na Urzędowych Tablicach Ogłoszeń,
9) zabezpieczenie usług pocztowych dla Urzędu.

3. Do zadań Biura ds. realizacji zamówień publicznych i obsługi gospodarczej, należą w szczególności następujące sprawy:

1) udział w procedurze zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, na zasadach określonych odrębną uchwałą Zarządu, w zakresie dotyczącym zapewnienia funkcjonowania Urzędu,
2) przeprowadzanie procedury realizacji zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, w zakresie dotyczącym zapewnienia funkcjonowania Urzędu,
3) prognozowanie i planowanie zakupów środków trwałych i wyposażenia Urzędu,
4) ewidencja ilościowa oraz obsługa techniczna użytkowanych w Urzędzie środków trwałych i wyposażenia w powierzonym zakresie oraz nadzór nad ich przemieszczaniem,
5) prowadzenie spraw związanych z oznakowaniem środków trwałych i wyposażenia Urzędu,
6) zapewnienie napraw i konserwacji wyposażenia oraz środków trwałych Urzędu,
7) kontrolowanie prawidłowego wykorzystywania wyposażenia technicznego przekazanego do dyspozycji pracownikom Wydziałów,
8) prowadzenie ewidencji środków trwałych,
9) uzgadnianie z Wydziałem Finansów i Budżetu prowadzonej ewidencji ilościowej środków trwałych i wyposażenia,
10) zaopatrzenie materiałowe Urzędu w materiały biurowe, druki, wyposażenie meblowe i techniczne, itp. oraz ich magazynowanie,
11) zamieszczanie ogłoszeń Urzędu w prasie lokalnej i ogólnopolskiej,
12) zabezpieczanie i przygotowywanie sal konferencyjnych, na podstawie zgłoszeń Wydziałów,
13) zlecanie wykonania pieczęci urzędowych oraz pieczątek, prowadzenie ich rejestru i likwidacja,
14) zamawianie wydawnictw książkowych na potrzeby Wydziałów oraz prowadzenie ich ewidencji,
15) prowadzenie spraw w zakresie systemu ubezpieczenia majątku i odpowiedzialności cywilnej Urzędu,
16) prenumerata Dzienników Ustaw, Dziennika Urzędowego Województwa Zachodniopomorskiego oraz dzienników, czasopism i publikacji według zapotrzebowania Wydziałów.

4. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. finansowych, należą w szczególności następujące sprawy:

1) przygotowanie i opracowanie materiałów planistycznych do budżetu województwa w części przypisanej Wydziałowi,
2) ewidencja dokumentów księgowych dotyczących bieżącej działalności Urzędu w zakresie merytorycznej działalności Wydziału w tym w szczególności: faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych oraz umów cywilnoprawnych,
3) bieżące monitorowanie przebiegu wykonania budżetu w części będącej w dyspozycji Wydziału,
4) bieżące monitorowanie realizacji zawartych umów.
5) sporządzanie materiałów sprawozdawczych z realizacji planowanych dochodów i wydatków części przypisanej Wydziałowi,
6) wystawianie faktur dochodowych,
7) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu,
8) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie współfinansowania przez WA zadań realizowanych przez te komórki,
9) zawieranie umów na korzystanie z telefonów komórkowych, kontrola przestrzegania przyznanych limitów, rozliczanie należności.

5. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. obsługi administracyjnej obiektów Urzędu, należą w szczególności następujące sprawy:

1) administrowanie i zarządzanie nieruchomościami Urzędu,
2) planowanie, zlecanie oraz nadzór nad realizacją remontów bieżących oraz robót konserwacyjnych w budynkach urzędu oraz współpraca z zarządcami pozostałych nieruchomości lub ich części użytkowanych przez Urząd,
3) wykonywanie zadań związanych z realizacją inwestycji na potrzeby Urzędu, w tym sprawowanie bieżącej kontroli procesu inwestycyjnego oraz poprawności końcowego rozliczenia przedsięwzięcia inwestycyjnego,
4) organizowanie przeglądów stanu technicznego obiektów, urządzeń oraz instalacji w budynkach Urzędu,
5) prowadzenie procedur wynajmu nieruchomości na potrzeby Urzędu oraz nadzór nad realizacją zawartych umów,
6) gospodarowanie lokalami biurowymi w budynkach przeznaczonych na potrzeby Urzędu,
7) zapewnienie czystości i porządku w budynkach oraz na terenach posesji Urzędu,
8) zabezpieczanie łączności telefonicznej, telefaxowej, konserwacja i naprawa urządzeń,
9) aktualizacja informacji wizualnej w Urzędzie, oznakowanie, dekorowanie i flagowanie budynków urzędu,
10) utrzymanie pod względem technicznym urzędowych tablic ogłoszeń i tablic informacyjnych w budynkach Urzędu,
11) zabezpieczenie pomieszczeń biurowych i magazynowych przed kradzieżą,
12) współpraca z właściwą komórką urzędu w zakresie zabezpieczania p.poż. Urzędu,
13) zabezpieczenia funkcjonowania Głównego Stanowiska Kierowania Zarządu Województwa w stałej siedzibie i Zapasowym Miejscu Pracy oraz Stałego Dyżuru Marszałka Województwa na czas zagrożenia bezpieczeństwa państwa i wojny,
14) inicjowanie działań zmierzających do scalenia Urzędu Marszałkowskiego.

6. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. archiwum należą w szczególności następujące sprawy:
1) przyjmowanie, ewidencjonowanie i przechowywanie akt przekazywanych przez komórki organizacyjne Urzędu,
2) przyjmowanie i przechowywanie akt likwidowanych wojewódzkich samorządowych jednostek organizacyjnych dla których Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego jest organem założycielskim, w przypadku braku następstwa prawnego,
3) wydzielanie dokumentacji niearchiwalnej i dokumentacji do przekazania Archiwum Państwowemu,
4) prowadzenie ewidencji archiwalnej,
5) udostępnianie akt przekazanych do archiwum,
6) udzielanie informacji i prowadzenie kwerend,
7) współpraca z Wydziałami przy stosowaniu instrukcji kancelaryjnej w zakresie przygotowania i archiwizacji akt.

7. Do zadań Wieloosobowego stanowiska ds. transportu należą w szczególności następujące sprawy:
1) organizacja i nadzór nad wykonywaniem krajowego i zagranicznego transportu osobowego oraz bagażowego w Urzędzie,
2) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zakupem, ubezpieczeniem oraz eksploatacją samochodów służbowych,
3) monitorowanie kosztów transportu w Urzędzie,
4) przyjmowanie i rejestracja zamówień transportowych, bilansowanie potrzeb oraz zakup usług transportowych, remontowych oraz przeglądów technicznych,
5) kontrola prawidłowości rozliczenia kart drogowych pojazdów,
6) prowadzenie ewidencji podróży służbowych pracowników Urzędu,
7) koordynowanie i kontrola pracy kierowców,
8) przewóz osób i transport materiałów zgodnie z otrzymanym zleceniem,
9) utrzymanie w gotowości technicznej samochodów służbowych Urzędu.”;

6) Załącznik nr 3 otrzymuje brzmienie określone w Załączniku nr 1 do niniejszej uchwały.



Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Zachodniopomorskiego.


Uchwała wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2009 r.