Zapytanie cenowe dot. kompleksowej organizacji XV posiedzenia Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020

Zapytanie cenowe dotyczące kompleksowej organizacji XV posiedzenia Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020                                                                                                                                                                                                                                                                                      

I. ZAMAWIAJĄCY

Województwo Zachodniopomorskie

Wydział Zarządzania Strategicznego

ul. Wyszyńskiego 30

70-203 Szczecin

II.  OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja XV posiedzenia Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020, które odbędzie się w dniach od 22 do 23 maja 2018 r. w Szczecinku dla max. 50 osób.
2. W posiedzeniu wezmą udział przedstawiciele strony samorządowej, strony rządowej oraz organizacji pozarządowych.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Lokalizacja: Szczecinek, hotel lub inny ośrodek o standardzie 2 gwiazdkowym.

Planowana liczba uczestników: maksymalnie 50 uczestników każdego dnia.

Zakres w ramach zamówienia:

• Zapewnienie sali konferencyjnej dla max. 50 osób pierwszego i drugiego dnia posiedzenia:
  • I dzień (22 maja 2018 r.): 12.00-17.00
  • II dzień (23 maja 2018 r.): 10.00-12.00
• Zapewnienie usługi gastronomicznej pierwszego i drugiego dnia posiedzenia.
• Zapewnienie noclegu dla max.  40 osób w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Pokoje mogą znajdować się w nie więcej niż dwóch różnych obiektach hotelowych, oddalonych od siebie o maksymalnie 5 kilometrów.
• Obsługa techniczna spotkania, w tym nagłośnienie i nagrywanie obrad.
• Zapewnienie transportu dla max. 40 osób na trasie Szczecin-Szczecinek w dniu 22 maja 2018 r. oraz na trasie Szczecinek –Szczecin w dniu 23 maja 2018 r.
• Zapewnienie transportu dla uczestników spotkania pierwszego i drugiego dnia posiedzenia pomiędzy obiektem/obiektami, gdzie świadczona będzie usługa noclegowa a miejscem posiedzenia.

4. Wymagania wobec Wykonawcy:

1. Sala konferencyjna

Sala konferencyjna klimatyzowana z oświetleniem dziennym, mieszcząca wszystkich uczestników spotkania jednocześnie (przynajmniej 50 osób), wyposażona w:

• sprzęt multimedialny (laptop, rzutnik multimedialny, ekran),
• mównicę,
• stół prezydialny dla 6 osób,
• odpowiednia ilość stołów i krzeseł w ustawieniu w literę U podczas posiedzenia,
• zapewnienie miejsca przed salą konferencyjną przeznaczonego na:

• rejestrację uczestników wydarzenia wraz z wyposażeniem: 1 stolik i 1 krzesło,
• przerwę kawową ciągłą.

2. Usługa gastronomiczna:

• Stała przerwa kawowa dostępna przed salą konferencyjną – w miejscu spotkania pierwszego i drugiego dnia;  serwis kawowy powinien zawierać:

• woda mineralna gazowana i niegazowana – min. 300 ml na osobę,
• kawa z ekspresu – bez ograniczeń,
• herbata – co najmniej 3 rodzaje herbat, w torebkach – bez ograniczeń,
• dodatki – cukier, śmietanka lub mleko do kawy, cytryna pokrojona w plastry – bez ograniczeń,
• soki owocowe 100% - co najmniej 2 rodzaje (podawane w dzbankach) – min. 300 ml na osobę,
• kruche ciasteczka – min. 150 g na osobę,
• 3 rodzaje ciast krojonych – min. 150 g na osobę.

• Lunch – w miejscu spotkania pierwszego i drugiego dnia w formie bufetu, obejmujący również napoje zimne (woda gazowana i niegazowana, soki) i deser (proszę
  o przesłanie kilku propozycji menu do wyboru);
• Kolacja – w miejscu spotkania pierwszego dnia; obejmująca co najmniej: zupę, danie mięsne i rybne, zimny bufet, deser, soki owocowe, wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, herbatę w torebkach, kawę z ekspresu, dodatki – cukier, śmietanka lub mleko do kawy, cytrynę pokrojoną w plastry. Kolacja w formie bufetu. Zapewnienie sali na wyłączność
• Zagwarantowanie śniadania drugiego dnia;

Menu każdego dnia musi być urozmaicone.

3. Usługa noclegowa:

Nocleg dla 40 osób w pokojach jedno lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Pokoje mogą znajdować się w nie więcej niż dwóch różnych obiektach hotelarskich, oddalonych od siebie o maksymalnie 5 kilometrów.

4. Obsługa techniczna spotkania:

Zapewnienie obsługi technicznej w obiekcie, w tym zapewnienie nagłośnienia (multifony na stole prezydialnym dla 6 osób, 3 mikrofony bezprzewodowe (1 na mównicy) i 15 multifonów na stołach konferencyjnych) i nagrywanie obrad.

5. Usługa transportowa:

Transport powinien się odbyć jednym lub dwoma pojazdami wyposażonymi w klimatyzację ABS, ASR oraz jeśli możliwe ESP. Środek transportu musi posiadać niezbędną dokumentację i przygotowanie techniczne, być czysty i posiadać sprawną regulację foteli.

6. Dodatkowe wymagania:

1. Szatnia dla ok. 50 osób w I i II dniu posiedzenia.
2. Około 20 miejsc parkingowych dla samochodów osobowych w dniach posiedzenia.
3. Sieć WIFI w każdym wynajmowanym pomieszczeniu.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: spotkanie odbędzie się w dniach 22-23 maja 2018 r. 

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Uprzejmie proszę o przedstawienie oferty w podziale na:

• Koszt wynajmu sali (za poszczególne dni)
• Koszt serwisu kawowego (na osobę/za dzień)
• Koszt lunchu (na osobę/za dzień)
• Koszt kolacji (na osobę/za dzień)
• Koszt noclegu
• Koszt transportu
• Koszt nagłośnienia i nagrywania
• Inne koszty (parking)
• Ogólny koszt usługi, tj. kompleksowej organizacji XV posiedzenia Komitetu Monitorującego Regionalny Program Operacyjny Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020

Kwoty proszę przedstawić w podziale na ceny brutto i netto.

Mile widziane propozycje spędzenia czasu wolnego po zakończonych warsztatach.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę proszę przesłać droga mailową na adres: akojder@wzp.pl do dnia 11 kwietnia 2018 r.  do godziny 15.00.

VI. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

1. Główne kryterium oceny ofert stanowić będzie cena (ogólny koszt usługi) - 100%.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybraną ofertę.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ewentualnej rezygnacji z realizacji Zamówienia bez podania przyczyny.
4. Po wyborze Wykonawcy Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji warunków Zamówienia.
5. Województwo Zachodniopomorskie zawiera umowę na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w instytucji.
6. Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.