zapytanie ofertowe na organizację i przeprowadzenie promocyjnego przejazdu rowerowego wzdłuż nowotworzonej Pomorskiej Drogi Świętego Jakuba w województwie zachodniopomorskim do Szczecina.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego bez stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą,  w oparciu o art. 4 pkt 8 ustawy.

oraz na podstawie:

• I. ZAMAWIAJĄCY:

Województwo Zachodniopomorskie, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin

II.    PRZEDMIOT ZAMOWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja i przeprowadzenie promocyjnego przejazdu rowerowego wzdłuż nowotworzonej Pomorskiej Drogi Świętego Jakuba w województwie zachodniopomorskim do Szczecina.

• 1) Przeprowadzenie promocyjnego przejazdu rowerowego przez miejscowości na rewitalizowanym szlaku kulturowym - Pomorskiej Drogi Św. Jakuba z zakończeniem wSzczecinie w dniu 27 lipca 2013 r. o określonej przez Zamawiającego godzinie
• 2) Liczba uczestników przejazdu powinna wynosić 3-10 osób
• 3) Udział uczestników przejazdu jest nieodpłatny
• 4) Uczestnikami przejazdu mogą być osoby w dowolnym wieku, zamieszkujące przede wszystkim miejscowości znajdujące się na Szlaku. Przejazd może być zorganizowany wdowolnej formie, np. sztafeta, przejazd wspólny. Uczestniczącej w przejeździe młodzieży powinien nieustannie towarzyszyć pełnoletni opiekun.
• 5) Proponowana trasa: plan przebiegu Pomorskiej Drogi św. Jakuba będzie dostarczony na życzenie przez Zamawiającego. Nie jest wymagany przejazd przez cały przebieg trasy, jednak przejazd nie powinien być krótszy niż 200 km szlakiem głównym.
• 6) W trakcie przejazdu oznakowaną symbolem Pomorskiej Drogi Św. Jakuba trasą Wykonawca jest zobowiązany robić zdjęcia i dokumentację przejazdu tak, aby zaraz po przyjeździe zaprezentować jej wyniki podczas wspólnej prezentacji na Jarmarku Św. Jakuba w dniu 27lipca 2013 w Szczecinie

• 7) Celem przejazdu jest:
• a) Promocja Pomorskiej Drogi Św. Jakuba
• b) Testowanie możliwości pokonania Szlaku przez różne grupy osób (dzieci, młodzież, starszych, niepełnosprawnych) oraz możliwości korzystania z usług gastronomiczno-noclegowych, informacyjnych oraz dostępności turystycznej obiektów sakralnych na Szlaku
• c) Podniesienie świadomości mieszkańców o położeniu województwa zachodniopomorskiego na Europejskim Szlaku Kulturowym, jakim jest Droga Św. Jakuba oraz zainspirowanie do świadczenia przez nich usług na rzecz użytkowników Szlaku
• d) Zainspirowanie uczestników sztafety do podejmowania samodzielnych działań na zasadzie wolontariatu, aby zwiększyć zainteresowanie nowym produktem turystycznym
• e) Promocja współtwórców Pomorskiej Drogi Św. Jakuba - instytucji i podmiotów, które nieodpłatnie udostępniły drogi i infrastrukturę do oznakowania Szlaku

III.   SPOSÓB I WARUNKI REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

1.                 Zadaniem Wykonawcy jest

• 1) zorganizowanie przejazdu na wybranym odcinku trasy z dojazdem do Szczecina w dniu 27lipca 2013.
• 2) nabór uczestników przejazdu
• 3) ubezpieczenie uczestników
• 4) zabezpieczenie wyżywienia dla uczestników
• 5) zabezpieczenie noclegów dla uczestników w miejscach możliwie dedykowanych turystyce pieszej, rowerzystom, pielgrzymom
• 6) zapewnienie bezpiecznego powrotu do domów niepełnoletnim uczestnikom
• 7) zabezpieczenie odpowiedniego oznakowania grupy dla zapewnienia bezpieczeństwa (kamizelki bezpieczeństwa z logo projektu, UE i programu Południowy Bałtyk)
• 8) zapewnienie promocji wydarzenia i Pomorskiej Drogi Św. Jakuba w mediach lokalnych i regionalnych oraz promocji programu współfinansującego realizację projektu
• 9) Wykonanie dokumentacji fotograficznej (ewentualnie także filmowej) wraz z zaprezentowaniem jej w trakcie spotkania otwartego z uczestnikami Jarmarku Św. Jakuba w Szczecinie 27 lipca 2013. Materiał ten będzie także wykorzystywany przez Zleceniodawcę do promocji Pomorskiej Drogi Św. Jakuba.
• 10) Sporządzenie sprawozdania, relacji z przejazdu w odniesieniu do założonych celów wskazanych w cz. II pkt. 7 oraz dokumentacji fotograficznej, o której mowa w cz. II ust. 1 pkt. 9

Wykonawca może przedstawić Zleceniodawcy dodatkowo także własne propozycje uzupełnienia lub wprowadzenia pewnych zmian, jeżeli będą one miały korzystny wpływ na realizację zadania.

2.                 Zawarcie umowy i warunki zapłaty

• 1) W terminie do 30 dni od podpisania umowy odbędzie się spotkanie z udziałem przedstawicieli Wykonawcy i Zamawiającego, którego celem będzie omówienie i uszczegółowienie prac nad realizacją przedmiotu zamówienia oraz przekazanie Wykonawcy opracowanego przez Zamawiającego planu wydarzenia
• 2) Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość uczestniczenia w wybranym przez siebie etapie (na własny koszt)
• 3) Płatność za realizację zlecenia zostanie dokonana w dwóch transzach: 50% w terminie 30 dni od dnia zawarciu umowy na podstawie faktury VAT lub innego dokumentu księgowego, 50% po zakończeniu realizacji zadania oraz po złożeniu przez Wykonawcę sprawozdania, o którym mowa w cz. III ust. 1 pkt 10.
• 4) Zapłata nastąpi na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie w terminie 14 dni od dnia wpływu do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT lub innego dokumentu księgowego.

IV.   TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

1.        Zadanie powinno być zrealizowane w terminie do dnia  27 lipca 2013r. (przejazd)

• 2. W terminie do 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania Wykonawca przedstawi Zamawiającemu sprawozdanie, o którym mowa w cz. III ust. 1 pkt 10

V.    WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w szczególności dotyczące posiadanej wiedzy i doświadczenia:

• 1) Wykonawca dysponuje potencjałem technicznym i kadrowym niezbędnym do realizacji zamówienia.
• 2) Wykonawca posiada wiedzę i doświadczenie niezbędne do realizacji zamówienia, tj.zrealizował co najmniej dwa przejazdy o podobnym charakterze.
• 3) Wykonawca zna ideę i funkcjonowanie Dróg Św. Jakuba w Europie
• 4) Wykonawca znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
• 5) Z udziału w postępowaniu zostaną wykluczeni oferenci, którzy nie wywiązali się zwcześniej zawartych z Zamawiającym umów.

VI.   OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

• 1) Oferent powinien przedłożyć pełną ofertę.
• 2) Oferta powinna zawierać cenę netto i brutto za wykonanie całego zamówienia, wyrażoną wPLN. Cena musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia: do oferty należy dołączyć szczegółowy kosztorys wyszczególniający wszystkie planowane działania i związane z tym koszty (zał. nr 3). Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość wyboru niektórych elementów przedstawionej propozycji w celu zoptymalizowania kosztów przedsięwzięcia.
• 3) Oferta powinna być:
• a. sporządzona w języku polskim,
• b. opatrzona pieczątką firmową lub zawierać pełną nazwę oferenta,
• c. posiadać datę sporządzenia,
• d. podpisana czytelnie przez Wykonawcę.
• 4) Do ofert należy dołączyć :
• a. oświadczenie Wnioskodawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu,
  (Zał. nr 1),
• b. wykaz zrealizowanych przejazdów o podobnym charakterze wraz z opisem ich zakresu (Zał. nr 2),
• c. Szczegółowy kosztorys (zał. 3)
• d. opis zadania: zakres rzeczowy proponowanego zadania mający wpływ na osiągnięcie realizacji celów, sposób naboru i doboru uczestników sztafety, sposób promocji wmediach, informacje potwierdzające znajomość funkcjonowania Dróg Św. Jakuba wEuropie (Zał. nr 4)

VII. KRYTERIA OCENY OFERT:

1.      Sposób oceny ofert:

• 1. w celu dokonania wyboru Wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb Zamawiającego, wprzypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny ofert

• 2. Sposób oceny ofert:

Oceny ofert dokona trzyosobowa komisja złożona z pracowników merytorycznych Zamawiającego, przy czym kryterium B „kosztorys" i C „ocena jakości" - oceniane będzie indywidualnie przez każdego członka komisji odrębnie dla każdej oferty. Suma uzyskanych punktów zostanie podstawiona do odpowiedniego dla danego kryterium wzoru.

• a) Punkty za kryterium „cena" zostaną obliczone wg następującego wzoru:

• b) Punkty za kryterium B = „kosztorys"

Liczba otrzymanych punktów za kryterium B = „kosztorys" zostanie obliczona wg następującego wzoru:

• c) Punkty za kryterium C = „ocena jakości"

Liczba otrzymanych punktów za kryterium C = „ocena jakości" zostanie obliczona wg następującego wzoru: 

• d) OCENA CAŁKOWITA = OCENA KRYTERIUM „A" + OCENA KRYTERIUM „B" + OCENA KRYTERIUM „C"
• 3. Za najkorzystniejszą, zapewniającą odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb Zamawiającego, zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą punktację wynikającą z sumy wyżej wymienionych kryteriów.
• 4. W przypadku takiej samej ilości punktów, zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który otrzyma najwięcej punktów za ocenę w kryterium „C". Pozostali oferenci zostaną wpisani na Listę Rezerwową i współpraca z nimi będzie mogła być podjęta w przypadku: nie zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą lub w przypadku rozwiązania umowy.

VIII.        MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT:

1.         Ofertę należy dostarczyć:

• 1) w wersji elektronicznej (skan oferty) za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: ableszynska@wzp.pl

lub

• 2) w kopercie z dopiskiem „Oferta - zapytanie ofertowe - RECReate przejazd rowerowy" osobiście w:
• a) sekretariacie Wydziału Turystyki, Gospodarki i Promocji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie, Plac Hołdu Pruskiego 8, pok. 30 lub w
• b) Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Korsarzy 34 w Szczecinie

lub

• 3) przesyłką pocztową lub kurierską z dopiskiem na kopercie
  „Oferta - zapytanie ofertowe -RECReate przejazd rowerowy", na adres:
  Województwo Zachodniopomorskie, Wydział Turystyki, Gospodarki i Promocji,
  ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin

Termin składania ofert upływa w dniu 17 kwietnia  2013 r. 
Decyduje data wpływu oferty do Urzędu

2.         Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

3.         Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4.         W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

IX.   INFORMACJE DODATKOWE

Z uwagi na specyficzny charakter Dróg Św. Jakuba (Europejski Szlak Kulturowy, szlak pielgrzymkowy) i konieczność zachowania „filozofii szlaku" Oferent przed złożeniem dokumentacji ofertowej oraz w przypadku wyboru jego oferty, przed rozpoczęciem realizacji zadania powinien zapoznać się z materiałami dotyczącymi Dróg Jakubowach w Europie.

• X. UWAGI:

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w każdym czasie, a także rezygnacji z realizacji zadania przed podpisaniem umowy bez podania przyczyny.