ZAPYTANIE OFERTOWE (nr 3/2017/COIE) - kompleksowa organizacja zakwaterowania, ubezpieczenia oraz częściowego wyżywienia podczas wyjazdu na targi do Danii

ZAPYTANIE OFERTOWE (nr 3/2017/COIE)

Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego – Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów, zwany dalej Zamawiającym, zaprasza do składania ofert na kompleksową organizację zakwaterowania, ubezpieczenia oraz częściowego wyżywienia podczas wyjazdu na targi do Danii.

Wartość netto zamówienia w ramach prowadzonego postępowania nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro.

1. Zamawiający

Województwo Zachodniopomorskie, Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów

ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin

NIP 851-287-14-98

tel.: 91 432 96 74 / 91 432 96 82

email: eksport@wzp.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową organizację zakwaterowania, ubezpieczenia oraz częściowego wyżywienia podczas wyjazdu na targi do Danii, przy następujących założeniach:

• termin: 2 – 4 październik 2017 r.,
• miejsce: Herning i okolice,
• targi: hi Technology and Industry Expo w Herning w Danii (http://www.hiindustryexpo.com/),
• ilość osób: 14
• ilość nocy: 2
• ilość pokoi: 2 pokoje dwuosobowe, 10 pokoi jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania – wszystkie pokoje z prywatnymi łazienkami.

Wstępny plan wyjazdu:

Usługa polegać będzie na:

• Rezerwacji dla grupy 14 osób zakwaterowania w miejscowości Herning lub okolicy (promień do 35 km) wraz ze śniadaniami w hotelu minimum *** lub w innym obiekcie hotelarskim o równoważnym standardzie. Cena maksymalna – 1300 DKK za pokój jednoosobowy, 2000 DKK – za pokój dwuosobowy (ze względu na wzrost cen noclegów w okresie targowym w przypadku trudności z rezerwacją pokoi w ww. limitach Zamawiający dopuszcza podniesienie ww. kwot o 15%). Preferowany jeden hotel/obiekt dla całej grupy. W przypadku braku możliwości rezerwacji noclegów dla wszystkich uczestników w jednym hotelu/obiekcie, Zamawiający dopuszcza podzielenie grupy pod warunkiem bliskiej odległości pomiędzy hotelami/obiektami.
• Wykupieniu dla 12 osób posiłku w restauracji / kantynie zlokalizowanej w budynku targów w dniach 3 i 4 października 2017 r. (w sumie 24 posiłki). Wyżywienie powinno być wykupione w postaci vouchera na posiłek, który uczestnik sam skomponuje w restauracji / kantynie targowej.
• Wykupieniu podstawowego ubezpieczenia NNW dla uczestników wyjazdu (14 osób).

3. Istotne postanowienia umowy

• usługa transportowa nie wchodzi w skład zapytania ofertowego;
• za rekrutację uczestników wyjazdu odpowiedzialny jest Zamawiający;
• realizacja wyjazdu od strony merytorycznej leży po stronie Zamawiającego;

4. Płatności i rozliczenie

W związku z obowiązkiem partycypacji w kosztach podróży, uczestnicy (tj. 10 osób) samodzielnie płacą za swój nocleg. Wykonawca wystawi maksymalnie 10 pojedynczych faktur dla firm uczestniczących w wyjeździe do Danii (liczba ta może być mniejsza w przypadku wyjazdu kilku osób z tej samej firmy). Kwoty rachunków dotyczyć będą wyłącznie faktycznej wysokości usługi hotelowej. Faktury zostaną opłacone przez firmy najpóźniej w terminie do 7 dni przed datą noclegu, na postawie prawidłowo wystawionych rachunków. W przypadku nie zrekrutowania przez Zamawiającego odpowiedniej ilości osób i braku możliwości odwołania danej rezerwacji przez Wykonawcę – koszt noclegu lub opłat za odwołanie rezerwacji ponosi Zamawiający.

Pozostałe koszty Wykonawca ujmie w następujących rachunkach (płatność do 10 dni po wykonaniu usługi): 

• koszt noclegu 4 pozostałych osób (2 x pokoje dwuosobowe) – na dwóch oddzielnych fakturach;
• koszt ubezpieczenia, zakupu voucherów na posiłki podczas targów, koszt usługi i obsługi rezerwacji hotelowej i wszelkie inne koszty wynikłe z pracy związanej z zapytaniem – na oddzielnej fakturze.

5. Miejsce oraz termin składnia ofert

Oferty mogą być składane w wersji pisemnej lub elektronicznej (skan dokumentów) wraz z załącznikami w nieprzekraczalnym terminie do 25 sierpnia 2017 r.

Oferty składane w wersji pisemnej należy składać na adres: Województwo Zachodniopomorskie, Centrum Obsługi Inwestorów i Eksporterów, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin, z dopiskiem: „Oferta na kompleksową organizację zakwaterowania, ubezpieczenia oraz częściowego wyżywienia podczas wyjazdu na targi do Danii”. Oferty składane w wersji elektronicznej (skany) prosimy przesyłać na adres: eksport@wzp.pl. 

Decyduje data wpływu oferty do Urzędu.

6. Warunki udziału w postępowaniu

Złożyć oferty mogą jedynie Wykonawcy, którzy posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.

Zgodnie z art. 4 ust 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (Dz.U. 2014.196 j.t. z późn. zm. – zwanej dalej ustawą o usługach turystycznych) działalność gospodarcza w zakresie organizowania imprez turystycznych oraz pośredniczenia na zlecenie klientów w zawieraniu umów o świadczenie usług turystycznych jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej  (Dz.U. 2013.672 j.t. z późn. zm.) i wymaga uzyskania wpisu w rejestrze organizatorów turystyki i pośredników turystycznych, zwanego dalej rejestrem.

Wykonawca składający ofertę powinien posiadać wpis do ww. rejestru prowadzonego przez marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy zgodnie z dyspozycją art. 7 ustawy o usługach turystycznych.

Uwaga – Zamawiający nie wymaga złożenia wraz z ofertą wypisu z właściwego rejestru, niemniej jednak zastrzega samodzielną weryfikację jego uzyskania. Wykonawca potwierdza spełniania ww. warunku jedynie poprzez złożenie oświadczenia w formularzu ofertowym (załącznik nr 1).

7. Kryteria oceny ofert

Oferty podlegać będą ocenie na podstawie następującego kryterium: cena (waga 100%)

Do oceny ofert w tym kryterium będzie przyjęty następujący algorytm:

(cena najniższa / cena oferty ocenianej)  X 100 %  X  100 pkt

    W powyższym kryterium oferta Wykonawcy może uzyskać maksimum 100 punktów.

Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska największą liczbę punktów.

8. Wykaz dokumentów oraz oświadczeń niezbędnych do złożenia wraz z ofertą

Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy

9. Osoby wskazane do kontaktów

Dodatkowe informacje udzielane są drogą mailową - adres: eksport@wzp.pl lub telefonicznie -  numery telefonu: 91 432 96 82 oraz 91 432 96 74. Osoby wskazane do kontaktów – p. Dominka Bednarek oraz p. Estera Butkiewicz.

Złożenie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie nie stanowi oferty zakupu w rozumieniu przepisów  kodeksu cywilnego. Otrzymanie przez Zamawiającego oferty nie jest równorzędne ze złożeniem przez niego zamówienia i nie stanowi podstawy do roszczenia prawa ze strony Oferenta do zawarcia umowy.