Zapytanie ofertowe - opracowanie projektu, zapewnienie materiałów, tranport, wykonanie, montaż i demontaż zabudowy stoiska wystawienniczego

Szczecin, dnia  21  lipca 2025 r.

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

W związku z udziałem Województwa Zachodniopomorskiego w Targach „Smaki Regionów”, które odbędą się w Poznaniu, w dniach 26-28 września 2025 roku, na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego, Wydział Rolnictwa i Rybactwa, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 40, 70-421 Szczecin,  zaprasza do złożenia oferty zgodnie z poniższym:

1. Zakres usługi obejmuje:

Opracowanie projektu, zapewnienie materiałów, transport, wykonanie, montaż i demontaż zabudowy stoiska wystawienniczego o wymiarach 8 x 10 metrów – z wykonaniem przyłącza elektrycznego oraz przyłącza wodno-kanalizacyjnego z doprowadzeniem i odprowadzeniem wody na czas trwania targów. Lokalizacja stoiska w miejscu wskazanym przez zamawiającego na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich.

W przypadku dysponowania powierzchnią wystawienniczą Wydział Rolnictwa i Rybactwa prosi o przedłożenie oferty wynajmu 80 m2.

2.  Wymogi techniczno-organizacyjne:

a)  stoisko parterowe w układzie wyspowym otwarte z 4 stron, zabudowa spójna, w białym kolorze. Wykończenie ścian stoiska oraz lad jednolite wizualnie, jasne kolory z elementami drewna, zieleni.

b) Strefa dla Wystawców:

• podłoga antypoślizgowa na stelażu, wyłożona wykładziną PCV lub równoważną imitującą drewno;
• zabudowa w postaci lad wystawienniczych, o wysokości min. 1 m, szerokości nie mniej niż 50 cm, z trzech stron stoiska o łącznej długości 20-25 mb, na rogach lady półokrągłe, fronty nawiązujące stylistyką do bryły stoiska, wykończone jasnymi kolorami. Na frontach lad loga Pomorze Zachodnie oraz nazwy Wystawców, 7- 11 szt. koszy na śmieci, 14-22 szt. hokerów dla Wystawców,
• zaplecze gospodarcze o wielkości ok. 4x4m, zamykane na klucz, ze zlewem i termą, 3 lodówkami oraz min. 5 regałami gospodarczymi, wieszak na ubrania, 3 kosze na śmieci, stół-pomocnik ok.140x80cm, krzesła 4 szt.  
•  pomieszczenie do spotkań o wielkości  ok. 3x4 m, zamykane na klucz, ze stołem prostokątnym dla 6 osób z  3 kompletami obrusów białych, stolikiem kwadratowym z 3 kompletami obrusów,  6 szt. krzeseł oraz wieszakiem na ubrania i koszem na śmieci,  drzwi przesuwne wewnętrzne (pomiędzy zapleczem gospodarczym a pomieszczeniem do spotkań);
• 2 stoliki koktajlowe z pokrowcami i hokerami 6 szt.

c) Grafika w pełnym kolorze na 4 ścianach stoiska, na frontach lad wystawienniczych grafiki z
       informacjami (nazwy wystawców oraz logo).

d)  Doprowadzenie oraz wykonanie przyłącza elektrycznego i wodno-kanalizacyjnego;

e) Reflektory lub inne równoważne oświetlenie stoiska, przedłużacze elektryczne, wykonanie przyłączy elektrycznych (gniazda elektryczne).

                 f) Wykonanie oznakowania stoiska zgodnie z wytycznymi zamawiającego - nazwa i logo Województwa (w szczególności szata graficzna zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego do wglądu: https://pliki.wzp.pl/index.php/s/FwjbzGge8c16OF2

                    oraz inne wskazane przez Województwo Zachodniopomorskie. Logo Pomorze Zachodnie do pobrania ze strony https://pliki.wzp.pl/index.php/s/4jCQCyO4TReGf4i

                g) Po zakończeniu targów wykonawca zapewnia demontaż, transport i utylizację elementów zabudowy.

3) Termin i miejsce realizacji zamówienia:

 Międzynarodowe Targi Poznańskie, ul. Głogowska 14, 60-734 Poznań

Hala Targów „Smaki Regionów” (nr hali podany będzie w późniejszym terminie).

1.  Montaż zabudowy  24-25 września 2025 r., w godz. 7:00-21:30 (terminy mogą ulec zmianie);
2. Demontaż zabudowy 29-30.09.2025 r., w godz. 7:00-21:30  (terminy mogą ulec zmianie).
3. Wcześniejsze udostępnienia powierzchni do montażu – wszelkie dodatkowe koszty z tym związane pokrywa Wykonawca zabudowy.
4. W ostatnim dniu targów, po ich zamknięciu dla publiczności, tj. dnia 28.09.2025r. po godz. 17:00, w celu demontażu stoisk będą wpuszczane na tereny targowe, poza samochodami osobowymi, także pojazdy dostawcze oraz samochody ciężarowe o ładowności do 8 ton i długości do 8 metrów, bez przyczep. Wjazd pojazdów wielkogabarytowych i specjalistycznych jest możliwy następnego dnia po zakończeniu targów, tj. dnia 29.09.2025r. od godz. 7:00.

4) Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty: cena 100 %

Wysokość wynagrodzenia brutto, za wskazany w niniejszym zapytaniu przedmiot powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia na cały czas trwania targów.

W ofercie proszę podać cenę w układzie:

cena netto:… stawka VAT: … cena brutto: …

oraz wskazać ceny jednostkowe poszczególnych elementów.

5) Informacje uzupełniające

a) O dokonanym wyborze zamawiający zawiadomi wykonawcę w terminie dwóch dni roboczych od dnia upłynięcia terminu składania ofert.

b) Jeśli wykonawca którego oferta została wybrana uchyla się od wykonania zamówienia, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.

c) Płatność- przelew po wykonaniu usługi i odbiorze przedmiotu zamówienia na podstawie faktur VAT w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

d) Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy w bez podania przyczyny.

e) Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej specyfikacji, jeżeli zmiany te są dla Zamawiającego korzystne lub wynikły z okoliczności których nie można było przewidzieć.

6) Oferty należy składać:

a) Ofertę należy złożyć w terminie do 28 lipca 2025 roku - decyduje data wpływu.

b) Oferta może być:

• dostarczona pocztą elektroniczną na adres: rolnictwo@wzp.pl

• złożona w sekretariacie Wydziału Rolnictwa i Rybactwa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, 70-421 Szczecin, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 40 – wejście od ulicy Mazowieckiej 14.

• złożona w Kancelarii Ogólnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, 70-421 Szczecin, ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 40 – o fakcie złożenia oferty w Kancelarii Ogólnej należy powiadomić telefonicznie lub mailowo Pracownika – osobę wskazaną poniżej do kontaktu.

c) Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

W przypadku pytań proszę o kontakt mailowy lub telefoniczny, osoba do kontaktu:  Paulina Makatun-Hałas,

tel. 91 454 26 85, e-mail: pmakatun@wzp.pl