ZAPYTANIE OFERTOWE w postępowaniu o wartości zamówienia nieprzekraczającej równowartości kwoty wymienionej w art. 4 p. 8 ustawy Pzp

Szczecin, dnia 4 września 2019 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

w postępowaniu o wartości zamówienia nieprzekraczającej równowartości kwoty wymienionej w art. 4 p. 8 ustawy Pzp

Województwo Zachodniopomorskie, mając na uwadze zachowanie zasad konkurencyjności i równego traktowania Wykonawców, zaprasza do składania ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia na usługę udostępnieniasal/przestrzeni konferencyjnych na potrzeby realizacji wydarzenia pn. „Europejski Kongres Kobiet. Relacje (z) Pogranicza”

Zgodnie z procedurą rozeznania rynku, przeprowadza się zapytanie ofertowe w celu poznania potencjału podmiotów zajmujących się udostępnianiem sal/przestrzeni konferencyjnych oraz uzyskania wiedzy na temat kosztów wykonania przedmiotu usługi. Oferty złożone w drodze zapytania mogą, ale nie muszą zostać wybrane do ewentualnego zawarcia umowy.

Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego i nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2018 poz. 1986).

ZAMAWIĄJCY:
Województwo Zachodniopomorskie
ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin
NIP: 851-28-71-498
Regon: 811-68-38-76

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Udostępnienie sal/przestrzeni konferencyjnych wraz z wyposażeniem na potrzeby organizacji wydarzenia pn. „Europejski Kongres Kobiet. Relacje (z) Pogranicza”.
(CPV): 79951000-5 Usługi w zakresie organizowania seminariów
(CPV): 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1.1. Termin:
28 września 2019 r. 8.00 – 18.00
1.2. Miejsce świadczenia usługi:
Szczecin (województwo zachodniopomorskie)
1.3. Wymagania dotyczące sal/przestrzeni konferencyjnych

A. Sala główna:
• Sala konferencyjna dla minimum 400 osób, wyposażona w krzesła ustawione w rzędach,
• Sala wyposażona w sprzęt oświetleniowy i nagłośnieniowy (w tym głośniki, mikrofony, statywy),
• Sala wyposażona w ekran o wymiarach minimum 3 x 4 m,
• Zapewnienie osoby do obsługi technicznej w trakcie wydarzenia,
• Zapewnienie miejsca na kabinę do tłumaczenia symultanicznego.

B. Sala numer 2:

• Sala konferencyjna dla minimum 100 osób, wyposażona w krzesła ustawione w rzędach,
• Sala wyposażona w sprzęt oświetleniowy i nagłośnieniowy (w tym głośniki, mikrofony, statywy),
• Sala wyposażona w szynę galeryjną i haczyki do zawieszenia wystawy,
• Zapewnienie podestu o wymiarach minimum 3 x 2 m.
• Zapewnienie osoby do obsługi technicznej w trakcie wydarzenia,
• Zapewnienie projektora i ekranu.

C. Sala numer 3:
• Sala konferencyjna dla minimum 100 osób, wyposażona w krzesła ustawione w rzędach,
• Sala wyposażona w sprzęt oświetleniowy i nagłośnieniowy (w tym głośniki, mikrofony, statywy),
• Zapewnienie podestu o wymiarach minimum 3 x2 m.
• Zapewnienie osoby do obsługi technicznej w trakcie wydarzenia,
• Zapewnienie projektora i ekranu.

D. Ponadto:
• Zapewnienie przestrzeni do ustawienia cateringu,
• Zapewnienie przestrzeni do zorganizowania recepcji wydarzenia,
• Zapewnienie foteli w maksymalnej ilości 10 sztuk i małych stolików w maksymalnej ilości 5 sztuk,
• Zapewnienie stołów w maksymalnej ilości 10 sztuk oraz krzeseł w maksymalnej ilości 20 sztuk
• Zapewnienie słupków odgradzających z liną/sznurem,
• Zapewnienie darmowego dostępu do toalet dla uczestników wydarzenia,
• Udostępnienie szatni wraz z obsługą,
• Zapewnienie dostępu dla osób niepełnosprawnych (w przypadku obecności osób niepełnosprawnych Wykonawca zapewni dostęp do sal),
• Sale muszą spełniać wymogi BHP i p.poż., być umiejscowione w odpowiedniej odległości od źródeł hałasu, zapewniać dyskrecję (sale zamykane, nieprzechodnie, niedostępne dla osób niebiorących udziału w wydarzeniu),
• W salach zapewnienie temperatury odpowiedniej do panujących warunków atmosferycznych, w granicach 22 - 24 st. C.
• Zapewnienie osób odpowiedzialnych za przygotowanie sal oraz ich bieżącą obsługę (np. przestawienie mebli, obsługę techniczno-informatyczną sprzętu, etc).
• Wykonawca zapewni Zamawiającemu dostęp do sal, co najmniej 1 dzień przed terminem wskazanym w pkt. 1.1.

INFORMACJE DODATKOWE
1. Cena oferty będzie uwzględniała zakres przedmiotu zapytania oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, w tym utrudnienia wynikające z warunków realizacji przedmiotu zapytania, a także koszty dostarczenia lub przesyłki.
2. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
3. Oferent oświadcza, iż dysponuje doświadczeniem i potencjałem technicznym umożliwiającymi mu prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy.

ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA
1. Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za przedmiot zamówienia faktycznie i prawidłowo wykonany, bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne jednorazowo, w terminie 21 (słownie: dwudziestu jeden) dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek bankowy Wykonawcy tam wskazany.
3. Składając ofertę Oferent jednocześnie oświadcza, że do skalkulowania zaoferowanych cen uwzględnił zapisy Ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2018 r. poz. 2177 z późn. zm.).

OCENA OFERTY
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
1. Cena - 100%
Podane ceny będą traktowane przez Zamawiającego, jako wartość brutto (uwzględniające podatek VAT).

MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: wfornalczyk@wzp.pl, poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście do UMWZ Wydziału Współpracy Terytorialnej i Terytorialnej ul. Wyzwolenia 105, 70-421 Szczecin, pok. 209 do dnia: 6.09.2019 r. do godz. 8.00
2. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 06.09.2019 r.
3. Oferty niekompletne i/lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. Oferent może przed upływem terminu oceny zmienić lub wycofać swoją ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
2. W ramach składania wniosku o płatność oferty mogą zostać przekazane w celu weryfikacji do właściwej instytucji publicznej.

KONTAKT
Osobą upoważnioną przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na pytania związane z przedmiotem zapytania jest: oraz Wiktor Fornalczyk, tel.:, 91 44 67 117 e-mail: wfornalczyk@wzp.pl