Zapytanie ofertowe - zabudowa stoiska wystawienniczego

Szczecin, dnia 16 września 2021 roku

ZAPYTANIE OFERTOWE

W związku z planowanym udziałem Województwa Zachodniopomorskiego w targach „Smaki Regionów” które odbędą się w Poznaniu, w dniach 2-4 października 2021 roku na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich, Wydział Rolnictwa i Rybactwa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Starzyńskiego 3-4, 70-540 Szczecin zwraca się z prośba o przesłanie oferty cenowej na wykonanie poniżej określonej usługi.

1. Zakres usługi obejmuje:

Opracowanie projektu, zapewnienie materiałów, transport, wykonanie, montaż i demontaż zabudowy stoiska wystawienniczego o wymiarach 8 x 10 metrów – z wykonaniem przyłącza elektrycznego oraz przyłącza wodno-kanalizacyjnego z doprowadzeniem i odprowadzeniem wody - wskazanych przez zamawiającego na terenie Międzynarodowych Targów Poznańskich na czas trwania targów.

W przypadku dysponowania powierzchnią wystawienniczą proszę o przedłożenie oferty wynajmu 80 m2.

2. Wymogi techniczno – organizacyjne:

1. stoisko parterowe w układzie wyspowym otwarte z 4 stron, zabudowa nawiązująca do tematyki ekologii. Wykończenie ścian stoiska z naturalnych surowców, kolorystyka stoiska: naturalne kolory z elementami drewna.
2. Strefa dla Wystawców:

• podłoga antypoślizgowa na stelażu, wyłożona wykładziną PCV lub równoważną imitującą drewno;
• zabudowa w postaci lad wystawienniczych, o wysokości 1 m, szerokości nie mniej niż 50 cm, z co najmniej dwóch stron stoiska o łącznej długości min 25 mb, na rogach lady półokrągłe, fronty nawiązujące stylistyką do bryły stoiska, wykończone naturalnymi surowcami, 10 sztuk koszy na śmieci dla Wystawców;
• zaplecze gospodarcze o wielkości ok. 4x4 metry, zamykane na klucz, ze zlewem, 3 lodówkami oraz min. 4 regałami gospodarczymi, wieszak na ubrania, kosz na śmieci, stół-pomocnik
• wydzielone strefy do konsumpcji dla zwiedzających (po nie mniej niż 6 osób) ze stolikami koktajlowymi z pokrowcami i hokerami, telewizor min. 40 cali z możliwością odtwarzania filmów promocyjnych z pendriva,
• dekoracje stoiska do ekologii (np. drewniane skrzynki, kwiaty)

3. Strefa konferencyjna:

• wydzielona strefa do rozmów,
• podłoga- wykładzina dywanowa lub równoważna
• stół z 10  krzesłami, oraz mniejszy stół- pomocnik.

4. Grafika w pełnym kolorze na krótszych bokach stoiska, na frontach lad wystawienniczych tabliczki informacyjne (nazwy wystawców oraz loga).
5. Doprowadzenie oraz wykonanie przyłącza elektrycznego i wodno-kanalizacyjnego;
6. Kosze na śmieci, reflektorki lub inne równoważne oświetlenie stoiska, przedłużacze elektryczne;
7. Wykonanie oznakowania stoiska zgodnie z wytycznymi zamawiającego- nazwa i logo Województwa (w szczególności szata graficzna zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego do wglądu: ftp://ftp.wzp.pl/pub/regional/MARKA_REGIONU/siw/)oraz inne wskazane przez Województwo Zachodniopomorskie, zgodne z wytycznymi „Księgi wizualizacji znaku PROW 2014-2020” (do wglądu: https://www.gov.pl/web/rolnictwo/ksiega-wizualizacji-i-logotypy)
8. Po zakończeniu targów wykonawca zapewnia demontaż, transport i utylizację elementów zabudowy.

3. Termin realizacji:

1. Wykonanie zabudowy do 1 października 2021 r., do godz. 15:00 demontaż zabudowy od 04 października 2021 r. po zakończeniu targów (terminy mogą ulec zmianie).
2. Powierzchnia będzie udostępniona wykonawcy w dniu 30 września 2021 r., po godz. 15:00 lub zgodnie z regulaminem Międzynarodowych Targów Poznańskich. Możliwość udostępnienia powierzchni od 29 września 2021 – wszelkie dodatkowe koszty z tym związane pokrywa Wykonawca zabudowy.
3. Termin składania ofert: do dnia 22 września 2021 r.

4. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty: cena 100 %

Wysokość wynagrodzenia brutto, za wykonanie usługi powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia za cały czas trwania targów.

W ofercie proszę podać obligatoryjnie cenę w układzie:

cena netto:… VAT: … cena brutto: …

            oraz wskazać ceny jednostkowe poszczególnych elementów.

5. Informacje uzupełniające

1. O dokonanym wyborze zamawiający zawiadomi wykonawcę w terminie dwóch dni roboczych od dnia upłynięcia terminu składania ofert.
2. Jeśli wykonawca którego oferta wybrana uchyla się od wykonania zamówienia, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.
3. Zamawiający, po prawidłowym wykonaniu przedmiotu zapytania ofertowego, powinien wystawić fakturę.
4. Płatność- przelew po wykonaniu usługi i odbiorze przedmiotu zamówienia na podstawie faktur VAT w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.
5. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy w bez podania przyczyny.
6. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej specyfikacji, jeżeli zmiany te są dla Zamawiającego korzystne lub wynikły z okoliczności których nie można było przewidzieć.
7. W związku z wprowadzonym stanem epidemii na obszarze Rzeczpospolitej Polskiej (Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 r. w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii (Dz. U. poz. 491 z późn. zm.)) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszej specyfikacji lub umowy w przypadku stwierdzenia, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 wpływają na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, również w sytuacji gdy zmiany te są dla Zamawiającego korzystne lub wynikły z okoliczności których nie można było przewidzieć.

Oferty należy składać na adres:

Wydział Rolnictwa i Rybactwa Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego,

ul. Starzyńskiego ul. Starzyńskiego 3-4,

I piętro pok. 104,

70-506 Szczecin

lub na e-mail: rolnictwo@wzp.pl

W przypadku pytań proszę o kontakt mailowy lub telefoniczny, osoba do kontaktu:

Aleksandra Jaszczuk  

tel. 91 44 10 215,

e-mail: ajaszczuk@wzp.pl