Otwarty konkurs ofert na organizację udziału i promocji województwa podczas krajowych targów turystycznych oraz innych prezentacji o charakterze promocyjno turystycznym

ZARZĄD WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadań w zakresie organizacji udziału i promocji województwa  podczas krajowych  targów turystycznych oraz innych prezentacji o charakterze promocyjno turystycznym.

 

Dział I.
Rodzaj zadania oraz planowane na ich realizację środki finansowe z budżetu Województwa Zachodniopomorskiego na rok 2009:

Organizacja udziału - stoiska Województwa Zachodniopomorskiego podczas krajowych targów turystycznych oraz organizacja innych prezentacji o charakterze promocyjno turystycznym. Organizacja stosik dotyczy następujących imprez:

1. Targi Sportów Wodnych i Rekreacji „Wiatr i woda” w Warszawie, 12-15 marca 2009 r.
2. XIV Targi Turystyki i Wypoczynku „Lato” Warszawa, 24-26 kwietnia 2009 r.
3. „Piknik nad Odrą” Szczecin, 9-10 maja 2009 r.
4. Targi Regionów i Produktów Turystycznych „Tour Salon” Poznań 21-24 października 2009 r.

Na realizację ww. zadań przeznacza się z budżetu województwa na rok 2009 kwotę 200.000 zł, w tym: ok. 150.000 zł – realizacja techniczna i organizacyjna stoisk i ok. 50.000 zł – na materiały i gadżety promocyjne przeznaczone na stoiska województwa na poszczególnych targach.

Dział II.
Cele zadań publicznych
Działalność wspomagająca rozwój gospodarczy, w tym rozwój przedsiębiorczości, promocja potencjału turystycznego Województwa Zachodniopomorskiego na rynku krajowym.

Dział III.
Zasady przyznawania dotacji

1. W konkursie mogą uczestniczyć podmioty wymienione w art. 11 ust. 3 Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.).
2. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dotacji.
3. Zadanie, o którego realizację ubiega się oferent, powinno wynikać z jego celów statutowych, związanych z promocją turystyczną.
4. Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego może odmówić podmiotowi wyłonionemu
   w konkursie przyznania dotacji i podpisania z nim umowy w przypadku, gdy okaże się, że:
   • rzeczywisty zakres zadania znacząco odbiega od opisanego w ofercie,
   • podmiot lub jego reprezentanci utracili zdolności do czynności prawnych,
   • zostały ujawnione, nieznane wcześniej, okoliczności podważające wiarygodność i rzetelność oferenta.
5. W przypadku przyznania kwoty niższej niż wnioskowana, podmiot dokonuje aktualizacji harmonogramu i kosztorysu, bądź wycofuje swoją ofertę.

Dział IV. Termin i warunki realizacji zadania

1. Realizacja zadań, o których mowa w Dziale I, będzie następowała w terminach trwania targów tj.:
   
   • Targi Sportów Wodnych i Rekreacji „Wiatr i woda” w Warszawie, 12-15 marca 2009 r.
   • XIV Targi Turystyki i Wypoczynku „Lato” Warszawa, 24-26 kwietnia 2009 r.
   • „Piknik nad Odrą” Szczecin, 9-10 maja 2009 r.
   • Targi Regionów i Produktów Turystycznych „Tour Salon” Poznań 21-24 października 2009 r.
2. W ramach realizacji każdego z wyżej wymienionych zadań, oferent zobowiązany jest co najmniej do:

• • Najmu powierzchni wystawienniczej w dostępnych modułach wraz z elementami zabudowy stałej i ruchomej o wielkości con. 12 m² .
  • Opracowania projektu zagospodarowania stoiska i wykonanie projektu na miejscu. Uwaga ; projekt ma nawiązywać do turystyki wodnej w województwie.
  • Zapewnienia materiałów i gadżetów promujących turystykę wodną w województwie.
  • Zapewnienia transportu osób i materiałów na targi.
  • Zapewnienia obsługi stoiska przez minimum 1 osobę z doświadczeniem w zakresie potencjału turystycznego województwa - przez cały okres trwania targów.
  • Najmu powierzchni wystawienniczej w dostępnych modułach wraz z elementami zabudowy stałej i ruchomej o pow. con. 6 m²
  • Zabezpieczenia materiałów i gadżetów promujących region .
  • Zapewnienia obsługi stoiska przez minimum 1 osobę z doświadczeniem w zakresie potencjału turystycznego województwa. – przez cały okres trwania Giełdy.
  • Pozyskania podwystawców stoiska województwa tj. gmin, stowarzyszeń i innych podmiotów zainteresowanych wystawieniem swojej oferty w ramach stoiska wojewódzkiego.
  • Najmu powierzchni wystawienniczej w dostępnych modułach wraz z elementami zabudowy stałej i ruchomej , o wielkości con. 50 m².
  • Opracowania projektu zagospodarowania stoiska z uwzględnieniem zaplecza magazynowego i wykonanie tego projektu na miejscu.
  • Zapewnienia materiałów i gadżetów promujących województwo.
  • Zapewnienia transportu osób i materiałów na targi.
  • Zapewnienia obsługi stoiska przez minimum 1 osobę z doświadczeniem w zakresie potencjału turystycznego województwa – przez cały okres trwania targów.
  • Pozyskania podwystawców stoiska województwa tj. gmin, stowarzyszeń i innych podmiotów zainteresowanych wystawieniem swojej oferty w ramach stoiska wojewódzkiego.
  • Najmu powierzchni wystawienniczej w dostępnych modułach wraz z elementami zabudowy stałej i ruchomej – o pow. con 100 m².
  • Opracowania projektu zagospodarowania stoiska, z uwzględnieniem zaplecza magazynowego, wykonanie tego projektu na miejscu.
  • Zapewnienia materiałów i gadżetów promujących o województwie.
  • Zapewnienia transportu osób i materiałów promujących turystykę wodną w obszarze województwa.
  • Zapewnienia obsługi stoiska przez 2 osoby ze znajomością i doświadczeniem w zakresie potencjału turystycznego województwa – przez cały okres trwania targów.
  • wykonania zadania, o którym mowa w Dziale I w sposób efektywny, oszczędny i terminowy,
  • wydatkowania przyznanych środków finansowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami) tylko na to zadanie, na które zostały przyznane,
  • prawidłowego i terminowego rozliczenia przyznanych środków finansowych.
Targi Sportów Wodnych i Rekreacji „Wiatr i woda”, 12-15 marca 2009 r.
Piknik nad Odrą” Szczecin, 9-10 maja 2009 r.
XIV Targi Turystyki i Wypoczynku „Lato” Warszawa, 24-26 kwietnia 2009 r.
Targi Regionów i Produktów Turystycznych „Tour Salon” Poznań 21-24 października 2009 r.
Niezależnie od ww. merytorycznych warunków realizacji zadania, oferent przy jego realizacji zobowiązany jest do:
3. Szczegółowy termin i warunki realizacji zadania zostaną określone w umowie.

Dział V. Miejsce, termin składania ofert, wymagane dokumenty

Oferty należy składać w:

1. osobiście – w Sekretariacie Wydziału Turystyki, Gospodarki i Promocji Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego; ul. Piłsudskiego 42 w Szczecinie,
2. osobiście lub przesyłką pocztową – w Kancelarii Głównej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin
3. Koperta z ofertą powinna zawierać dopisek: „Konkurs ofert – turystyka/targi”
4. Za ofertę uważa się jedną – całościową ofertę zawierającą propozycje organizacji stoisk województwa na wszystkich podanych w Dziale IV pkt 1 targach.
5. Oferty należy składać w terminie 30 dni od daty ogłoszenia konkursu (decyduje data wpływu do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego).
6. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone oferentowi bez rozpatrzenia.
7. Dodatkowych informacji udziela Jolanta Bernat z Wydziału Turystyki, Gospodarki i Promocji pod numerem telefonu: (091) 44 030 48 lub drogą elektroniczną pod adresem: jbernat@wzp.pl, turystyka@wzp[.pl
8. Oferty należy składać na właściwym formularzu, stanowiącym załącznik do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania.
9. Formularze dostępne są na stronie internetowej: www.bip.um-zachodniopomorskie.pl (zakładka: przetargi i konkursy, podzakładka: konkursy).
10. Uwaga: wymaga się aby oferent w formularzu w Części II pkt 4 – „Szczegółowy opis zadania” i w Częśći III pkt 2 – „ Kosztorys ze względu na rodzaj kosztów” opisał swoją ofertę organizacji stoiska z podziałem na każde targi z osobna.

Do oferty należy dołączyć:

1. aktualny (tj. wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert) odpis dokumentu potwierdzającego: wpis do właściwej ewidencji, status prawny oferenta, cele i zadania prowadzonej przez niego działalności oraz umocowanie osób go reprezentujących.
2. sprawozdanie merytoryczne i finansowe (bilans, rachunek wyników lub rachunek zysków
   i strat, informacja dodatkowa) za ostatni rok,
3. aktualny statut
4. Oświadczenia:
   • pisemne oświadczenie o nie ubieganiu się o wsparcie realizacji przedmiotowego zadania ze środków budżetowych Województwa Zachodniopomorskiego będących w dyspozycji innych komórek organizacyjnych Urzędu Marszałkowskiego,
   • o nie zaleganiu z płatnościami na rzecz miasta, gminy, ZUS, urzędu skarbowego oraz o nie prowadzeniu przeciwko podmiotowi ubiegającemu się o dofinansowanie egzekucji na podstawie przepisów prawa cywilnego,
   • osób upoważnionych do składania oświadczeń woli w imieniu danego podmiotu, iż oferent nie działa w celu osiągnięcia zysku,
   • pełnomocnictwo do składania oświadczeń woli (w przypadku gdy umowę będą podpisywały osoby inne niż uprawnione do reprezentacji zgodnie ze statutem).
5. Wyżej wymienione załączniki stanowią integralną część oferty.
6. Wszystkie załączniki do oferty dla swojej ważności należy przedłożyć w formie oryginału albo poświadczonej „za zgodność z oryginałem” kopii, przez osoby uprawnione tj. osoby działające zgodnie ze sposobem reprezentacji wynikającym z wypisów, dokumentów lub upoważnień).

Dział VI. Termin, tryb, kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty:

1. Złożone oferty będą rozpatrywane przez Zespół Opiniujący złożony z przedstawicieli merytorycznego w sprawach turystyki Wydziału Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego.
2. Oferty będą rozpatrywane pod względem formalnym i merytorycznym w terminie do 30 dni od daty zakończenia naboru wniosków. Uwaga: za ofertę nieprawidłową pod względem formalnym uznaje się ofertę niekompletną, tj. wypełnioną niezgodnie z zapisami formularza, bez wymaganych załączników, podpisów osób uprawnionych, pieczęci lub sporządzonej na innym formularzu.
3. Przy wyborze oferty będą brane pod uwagę – w skali od 0 do 5 pkt:
   • Zawartość merytoryczna oferty, szczegółowy opis zadania, propozycje własne organizacji stoiska
   • Możliwości organizacyjne oferenta (zasoby kadrowe, w tym w szczególności doświadczenie osób przewidzianych do obsługi stoiska w realizacji tego typu zadań)
   • Doświadczenie w realizacji organizacji stoisk województwa na targach i innych imprezach o charakterze turystyczno promocyjnym.
   • Ocena kalkulacji kosztów przedsięwzięcia.
4. Konkurs rozstrzyga Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego w drodze uchwały po zapoznaniu się z opinią Zespołu Opiniującego wyrażaną w formie protokołu wraz ze stosownymi załącznikami.
5. Informacja zawierająca rozstrzygnięcie konkursu zostanie zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego.
6. Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie o przyznaniu albo o nie przyznaniu dotacji.
7. Od decyzji Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego rozstrzygającej konkurs nie przysługuje tryb odwoławczy.
8. Warunkiem udzielenia dotacji będzie podpisanie umowy. Dotacja będzie udzielona w formie przelewu na konto organizacji.

Dział VII. Informacje dodatkowe:

Środki na realizację zadania wydatkowane w roku 2008 – 175.000 zł