UCHWAŁA NR 89/13 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

UCHWAŁA NR 89/13

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 22 stycznia 2013 r.

w sprawie przyjęcia Wytycznych do monitorowania luki finansowej i przychodów incydentalnych w projektach generujących dochód w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 - 2013

Na podstawie art. 41 ust 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1590 ze zm.) oraz na podstawie art. 25 ust 1 pkt.1, art. 26 ust. 1 pkt.8, 12 i 14 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U.  z 2009 r. Nr 84, poz. 712 z późn. zm.).

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego

uchwala co następuje:

§ 1

1. Zarząd Województwa postanawia przyjąć Wytyczne do monitorowania luki finansowej i przychodów incydentalnych w projektach generujących dochód w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 - 2013.
2. Wytyczne, o których mowa w ust. 1 stanowią załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się dyrektorom: Wydziału Zarządzania Regionalnym Programem Operacyjnym i Wydziału Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uzasadnienie

Zgodnie z Rozporządzeniem Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającym rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 wraz z późn. zm. oraz zapisami umowy o dofinansowanie projektu, Beneficjent jest zobowiązany do zachowania trwałości projektu. Oznacza to, że w ciągu 3 lub 5 lat od zakończenia realizacji projektu (tzw. okres trwałości), projekt nie może podlegać tzw. zasadniczym modyfikacjom. Ponadto beneficjent, zgodnie z umową jest zobowiązany m.in. do utrzymywania wskaźników, przekazywania IZ RRO WZ informacji dot. dochodów generowanych przez projekt oraz do składania oświadczenia dot. kwalifikowalności VAT w projekcie (w przypadku projektów, w których VAT również podlegał dofinansowaniu).

Ponadto spełnienie obowiązku zachowania trwałości projektu podlega monitoringowi i kontroli, a jego forma i sposób uzależnione są od decyzji IZ.

W związku z powyższym, WZRPO opracowało system monitorowania i kontroli trwałości projektów, który został opisany w Wytycznych do monitoringu i kontroli trwałości projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013, stanowiących załącznik do uchwały.

Na podstawie Wytycznych IZ RPO WZ wprowadza dla beneficjentów obowiązek składania Sprawozdania z trwałości projektu, które ma charakter kompleksowy i dotyczy m.in. utrzymania wskaźników i celów projektu, trwałości projektu, monitorowania poziomu udzielonej pomocy, kwalifikowalności VAT, a także działań promocyjnych, polityk horyzontalnych i archiwizacji dokumentów.

Zawarcie w sprawozdaniu części dot. kwalifikowalności VAT oraz weryfikacji, czy w projekcie doszło do wygenerowania dochodów wyższych niż beneficjent zakładał w dokumentacji aplikacyjnej, umożliwia zwolnienie beneficjentów z obowiązku, nałożonego zapisami umowy o dofinansowanie, do składania Oświadczenia o kwalifikowalności VAT (raz w roku do 31.12 lub 31.03) oraz pisemnej informacji/Sprawozdania z uzyskanych dochodów (niezwłocznie/raz w roku do 31.03). Oznacza to, że IZ RPO WZ wprowadza uproszczenie, dzięki któremu beneficjent zamiast kilku dokumentów będzie składał jeden tj. Sprawozdanie z trwałości. Jeśli jednak w wyniku analizy sprawozdania IZ RPO WZ uzna, że w projekcie doszło/mogło dojść do wygenerowania (wyższych) dochodów, wystąpi do beneficjenta z prośbą o ponowną kalkulację luki finansowej. WZRPO przedstawia również Zarządowi do zatwierdzenia wytyczne do monitorowania luki finansowej i przychodów incydentalnych w projektach generujących dochód w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 - 2013.

W celu maksymalnego uproszczenia procesu sprawozdawania WZRPO zautomatyzował system sprawozdawczości poprzez rozszerzenie Serwisu Beneficjenta o nową funkcjonalność tj.: „Sprawozdanie z trwałości projektu".

Sprawozdanie w Serwisie będzie możliwe do wypełnienia po zatwierdzeniu wniosku o płatność końcową, które następuje po kontroli na zakończenie realizacji projektu. Od tego momentu beneficjent będzie zobowiązany do opublikowania sprawozdania w Serwisie w terminie do
31 marca każdego roku kalendarzowego za rok poprzedni, a w przypadku ostatniego sprawozdania, bezpośrednio po upływie okresu trwałości, jednak nie później niż do 31 marca roku następnego. Oznacza to, że jeśli zakończenie projektu i zatwierdzenie wniosku o płatność końcową nastąpi w tym samym roku kalendarzowym, beneficjent powinien złożyć 4 (dla 3-letniego okresu trwałości) lub 6 (dla 5-letniego okresu) sprawozdań - zgodnie z poniższym przykładem.

Przykład

Założenia: dzień zakończenia realizacji projektu przypada na dzień 12 stycznia 2012 r. Okres trwałości wynosi 3 lata, tj. do dnia 11 stycznia 2015 r. Kontrola realizacji projektu zakończyła się w dniu 5 listopada 2012 r. Wniosek o płatność końcową został zatwierdzony w dniu 15 listopada 2012 r. Sprawozdanie on-line beneficjent może wypełnić od dnia 16 listopada 2012 r.

Sprawozdanie opublikowane przez beneficjenta w systemie będzie podlegało weryfikacji/ocenie przez pracownika WWRPO. W przypadku, gdy będzie wymagana korekta lub uzupełnienie sprawozdania, pracownik będzie się komunikował z beneficjentem poprzez Serwis Beneficjenta, w którym będą widoczne komentarze i uwagi do poszczególnych punktów sprawozdania. Jeśli pracownik oceni, że sprawozdanie zostało poprawnie wypełnione, zatwierdzi je w systemie. Beneficjent od tego momentu będzie miał możliwość wydrukowania skróconej wersji sprawozdania, zawierającej jego oznaczenie oraz oświadczenia, które beneficjent będzie zobowiązany potwierdzić własnoręcznym podpisem oraz dostarczyć do Wydziału Wdrażania RPO.

W celu ułatwienia Beneficjentom wypełniania przedmiotowego sprawozdania WZRPO przygotował Instrukcję wypełniania sprawozdania z trwałości projektu, która wraz ze wzorem sprawozdania zostanie zamieszczona na stronie www.rpo.wzp.pl a w wersji skróconej zostanie również dodana w formie tzw. podręcznej pomocy w elektronicznej wersji sprawozdania.

WZRPO budując system monitorowania i kontroli trwałości projektów realizowanych w ramach RPO WZ 2007-2013 przyjął założenie, że powinien on zawierać mechanizmy, które będą wpływać na wywiązywanie się beneficjentów z obowiązku składania sprawozdań z trwałości.

Dlatego też przyjęto zasadę, że jeśli beneficjent nie złoży sprawozdania zgodnie z wymaganiami IZ RPO WZ zostanie poddany kontroli trwałości projektu.

Kontroli będą również podlegały te projekty, w ramach których wynik analizy sprawozdania z trwałości będzie wskazywał, że w projekcie mogło dojść do niezachowania zasady trwałości, w tym przede wszystkim zasadniczej modyfikacji w rozumieniu art. 57 pkt 1 Rozporządzenia Rady (WE)
nr 1083/2006.

Ponadto WZRPO zakłada, że zostanie przeprowadzona kontrola na próbie wyłonionej z pozostałych projektów, dla których beneficjenci złożyli sprawozdania (z których wynika, że w okresie trwałości projekty mogą pozostawać niezmienne względem pierwotnych założeń zawartych w dokumentacji aplikacyjnej). Dobór próby zostanie przeprowadzony metodą losową z uwzględnieniem analizy ryzyka, która będzie się opierać na przypisaniu wag w zależności od czynnika ryzyka, jaki będzie występował w projekcie. Najważniejsze czynniki ryzyka zidentyfikowane przez WZRPO zostały wymienione w Wytycznych. Szczegółowa metodologia doboru próby do kontroli zostanie opisana w Instrukcji Wykonawczej IZ RPO WZ.

W przypadku wyrażenia przez Zarząd zgody w wyżej opisanej sprawie, WZRPO udostępni beneficjentom sprawozdanie z trwałości do wypełniania w Serwisie Beneficjenta w terminie umożliwiającym im wywiązanie się z obowiązku złożenia sprawozdania oraz zamieści stosowną informację na stronie www.rpo.wzp.pl. Do tego momentu zarówno wzór sprawozdania jak i instrukcja jego wypełniania może ulec jeszcze nieznacznym zmianom.

Mając na uwadze powyższe WZRPO wnosi o podjęcie uchwały przyjmującej Wytyczne do monitoringu i kontroli trwałości projektu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2007-2013 oraz uchwały przyjmującej Wytyczne do monitorowania luki finansowej i przychodów incydentalnych w projektach generujących dochód w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 - 2013 oraz wnosi o przyjęcie informacji na temat wzoru sprawozdania z trwałości i projektu instrukcji jego wypełniania.