Uchwała nr 748 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

UCHWAŁA NR 748/2015
Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego
z dnia 19 maja 2015 roku

w sprawie zlecenia kreacji działań promocyjnych, wykonania oraz zarządzania strefą Pomorza Zachodniego podczas imprezy plenerowej „Projekt Plaża” odbywającej się na terenie woj. Zachodniopomorskiego oraz zatwierdzenia kosztów delegacji krajowych pracowników koordynujących i kontrolujących działania prowadzone podczas  „Projektu Plaża”.

Na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. 2013 r. poz. 907 ze zmianami) w związku z art. 11 ust. 2 pkt 8 oraz art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie województwa (t.j. Dz. U. 2013r. poz. 596 ze zmianami)

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala co następuje:

§ 1

1. Postanawia się zlecić Joannie Góralskiej, Wojciechowi Grągowskiemu, prowadzącym wspólnie działalność w formie spółki cywilnej pod firmą EVENT FACTORY S.C. Joanna Góralska, Wojciech Grągowski z siedzibą w Szczecinie 71-281, ul. Lucjana Szenwalda 2, NIP: 852 24 57 547, REGON: 320076260, wykonanie oraz zarządzanie strefą Pomorza Zachodniego podczas imprezy plenerowej „Projekt Plaża” odbywającej się na terenie woj. Zachodniopomorskiego, zgodnie z przedstawioną koncepcją.
    
2. Na realizację zadania, o którym mowa w ust, 1  przeznacza się kwotę w wysokości wysokości 122 382,54 zł (sto dwadzieścia dwa tysiące trzysta osiemdziesiąt dwa 54/100 złote).
    
3. Na pokrycie kosztów dlegacji krajowych pracowników koordynujących i kontrolujących działania prowadzone podczas  „Projektu Plaża” przeznacza sie kwotę 11 451,14  zł brutto.
    
4. Warunki realizacji zlecenia, o którym mowa w ust. 1 określi odrębna umowa.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Turystyki i Gospodarki Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Wydział Turystyki i Gospodarki jest realizatorem Projektu pn. „Pomorze Zachodnie – dobre wspomnienia na przyszłość.  Promocja turystyczna Województwa Zachodniopomorskiego i Szczecińskiego Obszaru Metropolitalnego”. Projekt jest kontynuacją działań promocyjnych realizowanych przez WTiG. Jego nadrzędnym celem jest wzmocnienie wizerunku regionu jako miejsca atrakcyjnego turystycznie, a także utrzymanie komunikacji z odbiorcami działań promocyjnych. W ramach projektu zaplanowano przeprowadzenie kampanii promocyjnej regionu za pośrednictwem telewizji, która jest obecnie najskuteczniejszym kanałem komunikacji  i pozwala dotrzeć do bardzo szerokiego grona odbiorców.

Aby osiągnąć cele projektu zostały wykupione  świadczenia  telewizyjne w stacji telewizyjnej TVN, realizowane podczas emisji programów: „Dzień dobry wakacje” (TVN), „Co za Tydzień”(TVN, TVN Style) „Tymczasem na plaży” (TTV)  zawierających relację z imprezy plenerowej Projekt Plaża, odbywającej się  m.in. w 5 miejscowościach Pomorza Zachodniego (uchwała Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego nr 526/15 Z dnia 13 kwietnia 2015 r,). W ramach świadczeń zostaną wyemitowane  wizytówki z miejscowości i okolic, w których odbywa się Projekt Plaża. tj: Świnoujście, Kołobrzeg, Mielno, Szczecinek, Darłowo. Dodatkowo w programach nastąpi prezentacja regionu i przekazywane będą informacje o nadchodzących wydarzeniach kulturalno – rozrywkowych  oraz wyemitowane zostaną plansze sponsorskie wyświetlane przy programie zawierającym relację z imprezy „Projekt Plaża”. Organizatorem imprezy jest firma Stage art działająca na zlecenie TVN Media., która oferuje sponsorom - partnerom, którzy dokonali zakupu świadczeń telewizyjnych możliwość utworzenia strefy promocyjnej na terenie imprezy. Dla Woj. Zachodniopomorskiego udostępniona zostanie powierzchnia o wymiarze około 60m² - bez dodatkowych opłat).

W celu wzmocnienia działań promocyjnych proponuje się wziąć udział w imprezie  plenerowej „Projekt Plaża” i utworzyć strefę Pomorza Zachodniego  na terenie eventu, we wskazanych wyżej lokalizacjach. Obecność na evencie umożliwi bezpośredni kontakt z turystami, stworzy możliwość przeprowadzenia konkursów i bezpośredniej promocji Pomorza Zachodniego. Strefa będzie widoczna (namiot z naniesionym logo regionu + logotypy unijne) wyposażona w obrendowane leżaki, parawany, parasole plażowe, a także materiały promocyjne dla uczestników imprezy, nagrody w konkursach. W celu uzyskania koncepcji działań promocyjnych i wyłonienia Wykonawcy usługi (organizacji i zarządzania strefą) w dniu 23.04.2015r. – 04.05.2015 zostało przeprowadzone zapytanie ofertowe, na które ofertę złożyło 5 firm. Spośród otrzymanych ofert najwięcej punktów otrzymała oferta przedstawiona przez EVENT FACTORY S.C. Joanna Góralska, Wojciech Grągowski, ul. Lucjana Szenwalda 2, 71-281 Szczecin. Szczegóły przedstawia notatka z czynności szacowania zamówienia, oraz dołączona najkorzystniejsza oferta. Wybrana oferta zawiera elementy sportowe (trickboard, SUP, gibbon), edukacyjne – przekazujące wiedzę o regionie (megastatki, Quiz wiedzy o regionie oraz rozrywkowe (foto-pamiątka z Pomorza Zachodniego), które z pewnością przyciągną liczną grupę uczestników imprezy i wzbudzą zainteresowanie plażowiczów.

W godzinach otwarcia miasteczka „Projekt Plaża” strefa będzie obsługiwana przez instruktorów i hostessy, którzy będą odpowiedzialni za prowadzenie aktywności sportowych w obrębie strefy, wydawanie materiałów promocyjnych oraz dbanie o prawidłowe funkcjonowanie stoiska. Animatorzy będą zachęcali uczestników imprezy i telewidzów oglądających relację z wydarzeń do odwiedzenia Pomorza Zachodniego. Wszelkie działania będą wspierane od strony merytorycznej, a także koordynowane i kontrolowane przez pracowników Biura Turystyki Urzędu Marszałkowskiego. Konieczne jest dowożenie materiałów promocyjnych do każdej lokalizacji, monitorowanie ich dystrybucji oraz kontrolowanie wykonywania przez Wykonawcę postanowień umowy w zakresie prowadzonych działań oraz informacji i promocji. W kalkulacji kosztów przewidziano potencjalnie maksymalne koszty delegacji i uwzględniono najodpowiedniejszy z punktu ekonomicznego i organizacyjnego środek transportu.