Uchwała Nr 1154/16 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

Uchwała nr 1154/16

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 13 lipca 2016 r.

w sprawie podpisania umowy na zlecenie promocji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego podczas Grechuta Festival. Wydarzenie odbędzie się w dniach 01 - 08 sierpnia 2016 r. w Świnoujściu.

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy o samorządzie województwa z dnia 5 czerwca 1998 roku (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r., poz. 486 ze zm.) w związku z art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164) oraz art. 25 ust.1, art. 26 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 383).

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

1. Postanawia się podpisać umowę na zlecenie promocji Regionalnego Programu Operacyjnego podczas Grechuta Festival.
2. Zatwierdza się koszty zadania, o którym mowa w ust. 1, w kwocie 98 400,00 zł brutto.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Gabinetu Marszałka Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia

UZASADNIENIE

Instytucja Zarządzająca RPO WZ jest odpowiedzialna za informowanie społeczeństwa o realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego, jego efektach i możliwościach, które oferuje. Jedną z metod promocji Programu oraz Województwa jest współpraca z podmiotami społeczno-gospodarczymi, organizującymi imprezy masowe dla mieszkańców regionu.
Zasadne jest przeprowadzenie promocji Regionalnego Programu podczas imprezy skupiającej wielu uczestników oraz wiele indywidualności polskiej kultury, poprzez  podpisanie umowy o promocji RPO WZ  z podmiotem organizującym Grechuta Festival w Świnoujściu, który odbędzie się w dniach od 01 - 08 sierpnia 2016 r.

Wydarzenie składać się będzie z wielu atrakcji takich jak koncerty gwiazd, wystawy fotografii i malarstwa oraz spektakle teatralne.

Ponadto udział w organizacji wydarzenia jest doskonałą okazją do promocji projektów dofinansowanych w ramach RPO WZ tj. amfiteatr w Świnoujściu, w którym odbędzie się większość koncertów gwiazd festiwalu.

Korzyści IZ RPO to przede wszystkim promocja, jaka będzie miała miejsce zarówno w trakcie wydarzenia jak i po nim. W ramach promocji RPO WZ przeprowadzone zostaną m.in. następujące działania:

a. Ekspozycja ciągu logotypów RPO WZ na elementach wystroju sceny głównej wydarzenia – np. banery, plakaty i inne nośniki promocyjne wydawane przez Organizatora wydarzenia;
b. Ekspozycja ciągu logotypów RPO WZ: na oficjalnej stronie internetowej wydarzenia oraz portalach społecznościowych;
c. Ekspozycja ciągu logotypów RPO WZ na materiałach drukowanych informujących o wydarzeniu – np. katalogach, folderach, ulotkach, plakatach, zaproszeniach, nośnikach zewnętrznych, typu billboard (jeśli dotyczy);
d. Umieszczenie minimum 20 nośników reklamowych Zamawiającego (np., windery, roll upy, ścianki, balony pneumatyczne itp. na terenie wydarzenia. Nośniki Wykonawca odbierze od Zamawiającego;
e. Przeprowadzenie konkursu na temat RPO WZ na facebooku jednego z regionalnych mediów oraz na oficjalnym profilu wydarzenia;
f. Informowania ze sceny głównej o dofinansowaniu z RPO WZ przed najważniejszymi wydarzeniami dnia;
g. Zakupienie oraz rozstawienie na terenie wydarzenia fotościanki. Projekt przygotowuje Zamawiający;
h. Zamieszczenie na stronach organizatora zapowiedzi imprezy wraz z informacją o dofinansowaniu z RPO WZ;
i. Zamieszczenie na stronach organizatora fotorelacji z wydarzenia oraz informacji o dofinansowaniu – minimum 10 zdjęć na których widoczne będą nośniki promocyjne Zamawiającego;
j. Udostępnienie (jeśli nastąpi taka konieczność) powierzchni z dostępem do prądu w miejscu Festiwalu (w miejscu widocznym, odwiedzanym przez ludzi, ogólnodostępnym, zapewniającym zainteresowanie przechodniów), którą Zmawiający przeznaczy na rozstawnie sceny w kształcie kontenera portowego, o wymiarach ok. 6x3x3m;
k. Wykonawca umożliwi udział przedstawiciela Zamawiającego w oficjalnym otwarciu lub zamknięciu wydarzenia. Zaproszenie wysyła Wykonawca;
l. Umożliwienie (jeśli nastąpi taka konieczność) Zamawiającemu zorganizowania Gry Miejskiej na promenadzie/głównym deptaku (maks. 3 dni), w tym:
- zapewnienie miejsca na terenie promenady/głównego deptaka, z dostępem do zasilania elektrycznego, w którym rozstawiony zostanie namiot pneumatyczny Zamawiającego - namiot posłuży jako "Biuro Gry Miejskiej",
- zapewnienie pomieszczenia gospodarczego w pobliżu "Biura Gry Miejskiej" w którym Zamawiający będzie magazynował swoje materiały oraz rekwizyty niezbędne do przeprowadzenia Gry. W terminie odbywania się Gry pomieszczenie powinno być jedynie do dyspozycji Zamawiającego,
- Wykonawca będzie promował Grę Miejską we wszystkich dostępnych dla siebie kanałach komunikacji, w tym strony internetowe itp.
m. Emisja spotu festiwalowego przed seansami filmowymi w CINEMA 3D Świnoujście zawierającego informacje o dofinansowaniu wydarzenia ze środków RPO WZ;
n. Emisja ogłoszeń o wydarzeniu przez radiowęzeł na plaży, komunikat w treści będzie zawierał informację o dofinansowaniu wydarzeń ze środków RPO WZ;
o. Emisja ogłoszeń o wydarzeniu poprzez mobilny system reklamy (baner, audio), komunikat w treści będzie zawierał informację o dofinansowaniu ze środków RPO WZ;
p. Zamieszczenie informacji o wydarzeniu na świetlnych tablicach reklamowych (2 szt.) przy przeprawie promowej „CENTRUM” w okresie 25 lipca – 07 sierpnia 2016r. ze znakami graficznymi Zmawiającego
q. Zamieszczenie informacji o Festiwalu w mediach z zaznaczeniem dofinansowania poszczególnych wydarzeń ze środków RPO WZ:
- lokalna telewizja: TV VECTRA, TV Słowianin
- portale internetowe: e-swinoujscie, swinoujskie.info, scie24,
- zapowiedź i relacje w miesięczniku „WYSPY”
r. Organizacja Konferencji prasowych z udziałem Marszałka lub przedstawicieli Urzędu Marszałkowskiego w trakcie których przekazywane będą informacje o dofinansowaniu wydarzenia ze środków RPO WZ. Zaproszenie wysyła Wykonawca;
s. Saporty przed Festivalem w różnych przestrzeniach miasta (promenada, plaża, promy miejskie, Plac Wolności itp.) w wykonaniu aktorów Teatru Polskiego w Szczecinie w dniach: 30 - 31 lipca 2016 oraz podczas konferencji prasowych w dniach: 18 lipca 2016 w Świnoujściu i 19 lipca 2016 w Szczecinie. W trakcie spotkań z widzami przekazywana będzie informacja o dofinansowaniu wydarzenia ze środków RPO WZ;
t. Zamieszczenie informacji na portal internetowym Fundacji Korowód im. Marka Grechuty z zaznaczeniem finansowania wydarzenia ze środków RPO WZ;
u. Zamieszczenie informacji na portalu internetowym Strefa Piosenki z zaznaczeniem finansowania wydarzenia ze środków RPO WZ;
v. Zamieszczanie informacji o dofinansowaniu ze środków RPO WZ w specjalnym wydaniu gazety „Kroniki portowe” pt. „Kroniki Festiwalowe”.

Koszt usługi: 98 400,00 zł brutto