Uchwała Nr 2338/18 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 27 grudnia 2018 roku

UCHWAŁA NR 2338/18

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 27 grudnia 2018 r.

w sprawie zmiany Uchwały Nr 7/18 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 04.01.2018 r. w zakresie przyjęcia przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego aktualizacji dokumentu pn. „Zasady dotyczące kontroli realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego
2014-2020”.

Na podstawie:

1. art. 41 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. z 2018 r. poz. 913 t.j. ze zm.),
2. art. 6, art. 9 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w pespektywie finansowej 2014-2020 (Dz.U. 2018 poz. 1431 t.j.) .

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

Przyjmuje się aktualizację dokumentu pn. Zasady dotyczące kontroli realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 przyjętego uchwałą  nr 7/18 z dnia 04.01.2018 r., zmienionego uchwałą nr 1643/18 z dnia 11.09.2018 r.

§ 2

Zaktualizowana wersja dokumentu pn. Zasady dotyczące kontroli realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014-2020 stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 3

Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Strategicznego.

§ 4

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

W związku z analizą bieżącej pracy IZ w związku z przygotowywaniem Rocznego podsumowania audytów i Kontroli (RPAK) oraz Deklaracji Zarządczej, współpracy w tym obszarze z Biurem Certyfikacji jak również wnioskami wynikającymi z kwestii poruszanych przez kontrolerów Krajowej Administracji Skarbowej w trakcie audytu systemu RPO WZ przeprowadzono przegląd zapisów programowych Zasad dotyczących kontroli realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014 – 2020.

W związku z powyższym rekomenduje się aktualizację zapisów ww. dokumentu w zakresie:

1. Trybu raportowania z realizacji obowiązków kontrolnych – proponuje się zrezygnować z półrocznego trybu raportowania. Półroczny tryb pierwotnie wynikał z potrzeb sprawozdawczych IZ, który w toku bieżącej pracy okazał się zbędny, ponieważ potrzebne informacje pozyskiwane są z CST/OBIEE. Z uwagi na powyższe zaproponowano wprowadzenie Raportu za cały rok obrachunkowy tj. od 01/07/20…/20… jaki byłby składny do dnia 31.07 po zakończeniu tego roku obrachunkowego.
2. Zasad raportowania z realizacji obowiązków kontrolnych – zaproponowano wprowadzenie elementu oświadczenia do treści Raportu. Powyższe wynika z faktu formalnego przeniesienia elementów zasad kontroli zarządczej na obszar realizacji RPO – czego zwieńczeniem, po zakończeniu każdego roku obrachunkowego jest Deklaracja Zarządcza, którą na mocy Uchwały Zarządu ZW podpisuje Marszałek Województwa. Aby umocować Zarząd do wyrażenia zgody na podpisanie tejże Deklaracji, powinny zostać spełnione określone warunki – jednym z nich jest realizacja kontroli zgodnie z przyjętymi procedurami, jakie zostały przyjęte w poszczególnych Instrukcjach Wykonawczych, a następnie syntetycznie ujęte w Założeniach do RPK na dany rok obrachunkowy. Oświadczenie zawarte w raporcie maiłoby dawać ZWZ racjonalne zapewnienie, że wydatki ujęte w RZW zostały odpowiednio skontrolowane tj. zgodnie
   z Założeniami kontrolnymi zaakceptowanymi przez IKUP w RPK na dany rok obrachunkowy.
3. Doprecyzowano kwestie raportowania w zakresie follow up dotyczących wyników kontroli przeprowadzonych przez instytucje zewnętrzne – wskazano jednoznacznie, że za określenie terminu  w jakim będą wdrażane rekomendacje odpowiada IZ/IP względem działania której rekomendacje te zostały wydane. Celem działania jest racjonalne wskazanie przez kierownika jednostki kiedy daną rekomendacje jest w stanie wdrożyć i przekazanie takiej informacji do właściwej komórki IZ, odpowiedzialnej za kontakt z instytucjami kontrolnymi, aby mogła monitorować termin i sposób wdrożenia rekomendacji. Powyższe nie zmienia faktu, że poszczególne IZ/IP są zobowiązane do wdrażania wydanych rekomendacji, bez względu na zakres monitorowania tego procesu przez IZ i pozyskiwania ewentualnych informacji o przyczynach opóźnień w ich wdrożeniu.
4. Rezygnacja z obowiązku raportowania przez IZ/IP w zakresie wdrożenia rekomendacji wydanych w odniesieniu do poszczególnych audytów operacji IA (KAS) – obecnie IZ i IA weryfikuje stan wdrożenia rekomendacji (tzw. follow up) na podstawie raportów OBIEE tj. Oracle Business Intelligence Enterprise Edition czyli platformy analityczno-raportowa, agregującej dane z Centralnego Systemu Teleinformatycznego.
5. Uzupełnienia zapisów regulujących tryb przekazywania informacji o stanie wdrożenia rekomendacji systemowych przez IP ZIT.
6. Ponadto wprowadzenie drobnych zmian o charakterze technicznym.

Celem dokumentu jest w szczególności standaryzacja systemu kontroli we wszystkich instytucjach systemu wdrażania RPO WZ, co oznacza, że obowiązują one Instytucję Zarządzającą RPO WZ oraz Instytucje Pośredniczące.