Zapytanie ofertowe - organizacja cyklu warsztatów ekologicznych

Szczecin, dnia 26.09.2022 r.

                                                         ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Szanowni Państwo,

Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego (Wydział Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich) organizuje cykl warsztatów informacyjno – szkoleniowych pn. „Warsztaty ekologiczne dla dzieci i młodzieży z terenów wiejskich”. Warsztaty ekologiczne dotyczyć będą tematyki z zakresu ekologii w rolnictwie, ogrodnictwie, warzywnictwie lub pszczelarstwie. Cykl ten obejmować będzie 4 spotkania, które odbędą się w terminie do 5 grudnia 2022 roku na terenie województwa zachodniopomorskiego. W związku z tym zwracamy się do Państwa z prośbą o przedstawienie oferty na wynajem sali szkoleniowej z wyposażeniem, wykonanie usługi gastronomicznej, wynajęcia namiotu wraz z wyposażeniem dla uczestników warsztatów oraz wydruku Dyplomów Małego Ekologa oraz zaprojektowanie i wykonanie materiałów promocyjnych związanych z ekologią dla uczestników, uwzględniającej podane poniżej kryteria:

1. Przedmiot zamówienia:

• Wynajem sali wykładowej o powierzchni min. 150 m2 z nagłośnieniem, rzutnikiem i ekranem do prezentacji multimedialnych na potrzeby szkolenia dla grupy do 40 osób. Sala powinna być dostępna w godzinach 9:00-16:00.
• Zapewnienie wykładowców mających doświadczenie w realizacji tego typu szkoleń w tematyce ekologii.
• Napoje i poczęstunek w trakcie trwania szkolenia dla grupy 40 osób: herbata, cytryna oraz woda mineralna – bez ograniczeń, soki owocowe (min. 200 ml), ciasto/ciastka (min. 130 g) – jedno podanie – wszystkie wielkości podane w przeliczeniu na 1 osobę. Preferowany jest dostęp do napojów w formie ciągłej.
• Obiad w dniu szkolenia składający się z zupy (min. 250 ml), drugiego dania (porcja mięsa lub ryby min. 130 g) wraz z dodatkami (frytki, ziemniaki – min. 200 g, ryż, kasza lub makaron w ilości min. 150 g, bukiet surówek w ilości min. 130 g/warzywa gotowane lub grillowane min. 150 g), kompotu lub soku w ilości min. 300 ml – wszystkie wielkości podane w przeliczeniu na 1 osobę.
• Wynajem namiotu zamkniętego do organizacji zajęć warsztatowych o powierzchni min. 100 m2 z nagłośnieniem, rzutnikiem i ekranem do prezentacji multimedialnych na potrzeby szkolenia dla grupy do 40 osób. Namiot powinien być dostępny w godzinach 9:00-16:00.
• Wydruk 40 sztuk Dyplomów Małego Ekologa oraz zaprojektowanie i wykonanie 40 materiałów promocyjnych związanych z ekologią dla uczestników.
• Uczestnikami warsztatów będą dzieci i młodzież z województwa zachodniopomorskiego z terenów wiejskich. Nabór uczestników i koszt transportu po stronie Wykonawcy.
• Warsztaty ekologiczne powinny dotyczyć tematyki z zakresu ekologii w rolnictwie, ogrodnictwie, warzywnictwie lub pszczelarstwie.
• Dyplomy Małego Ekologa oraz materiały promocyjne związanych z ekologią podlegają konsultacji, również w zakresie oznakowania z Jednostką Regionalną Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich w Szczecinie (po jednym egzemplarzu należy przekazać do wyżej wymienionej Jednostki Regionalnej KSOW).
• W ofercie proszę zawrzeć również opis ewentualnych dodatkowych świadczeń uwzględnionych w cenie wynajmu przedmiotu zapytania.
• Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych – oczekuje się świadczenia usługi w jednym obiekcie we wszystkich czterech terminach.

2. Terminy realizacji zamówienia:

·         Do 5 grudnia 2022 roku

3. Złożona oferta powinna zawierać:

·         Nazwę i adres oferenta,

·         Nazwę obiektu w którym świadczona będzie usługa,

·         Wartość oferty w cenach netto i brutto, w tym cenę jednostkową,

·         Planowany Program warsztatów oraz konkretne określenie 4 terminów warsztatów,

·         Przedstawienie doświadczeń wykładowcy/wykładowców

·         Termin ważności oferty.

Formularz oferty stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

Dodatkowo prosimy o przesłanie, wraz z wypełnionym formularzem oferty, proponowanego menu poczęstunku i obiadu w co najmniej dwóch wersjach.

4. Osoby uprawnione do kontaktu:

Sławomir Ciesielski, Dariusz Chmielewski

Jednostka Regionalna Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich

Wydział Programów Rozwoju Obszarów Wiejskich

adresy e-mail:, sciesielski@wzp.pl, dchmielewski@wzp.pl, ksow@wzp.pl

nr tel.: 91 31 29 328, 91 31 29 335

5. Termin składania ofert:

• do godziny 13.00 dnia 03 października 2022 r.

6. Ofertę należy sporządzić na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

7. Oferta powinna być dostarczona:

• w formie elektronicznej na adres: ksow@wzp.pl

O przyjęciu oferty decyduje data i godzina wpływu na serwer poczty elektronicznej WPROW UMWZ

8. Kryterium wyboru najkorzystniejszej dla JR KSOW w Szczecinie oferty:

• Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o:

a)    cenę – 100%

9. Forma rozliczenia:

• Płatność - przelew po wykonaniu przedmiotu zamówienia na podstawie faktury w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

10. Sposób płatności:

• Przelew

11. Informacje uzupełniające:

•  O dokonanym wyborze zamawiający zawiadomi wykonawcę w terminie do 3 dni roboczych od dnia upłynięcia terminu składania ofert.

• Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od wykonania zamówienia, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ich ponownego badania i oceny.

•  Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania dla Województwa Zachodniopomorskiego do zawarcia umowy.

•  Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od  podpisania umowy w przypadku gdy najniższa oferta będzie przekraczała kwotę jaką zamawiający przeznaczył na wykonanie zamówienia.

•  Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień niniejszej specyfikacji, jeżeli zmiany te są dla Zamawiającego korzystne lub wynikły z okoliczności których nie można było przewidzieć.

• Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszej specyfikacji lub umowy w przypadku stwierdzenia, że okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19 wpływają na należyte wykonanie przedmiotu zamówienia, również w sytuacji gdy zmiany te są dla Zamawiającego korzystne lub wynikły z okoliczności których nie można było przewidzieć.