Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu w Zachodniopomorskim Zakładzie spółki POLREGIO S.A.

Wartość netto zamówienia w ramach prowadzonego postępowania nie przekracza kwoty 130.000,00 zł. Niniejsze zapytanie jest prowadzone na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2023. poz. 1605 z późn. zm.) oraz zgodnie z treścią Załącznika nr 2 do Uchwały nr 95/21 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 27 stycznia 2021 r. w sprawie wprowadzania zasad wykonywania ustawy Prawo zamówień publicznych w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego.

I.Zamawiający.

Województwo Zachodniopomorskie,

ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 40, 70-421 Szczecin,

NIP: 851-28-71-498

Adres do korespondencji:

Wydział Infrastruktury i Transportu

Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego

ul. Mazowiecka 14, 70-526 Szczecin

tel.: 91 454 27 80, adres e-mail: sek_wiit@wzp.pl

Osoby do kontaktu:

1. p. Andrzej Rosa, tel.: 91 454 27 94, arosa@wzp.pl,

2. p. Katarzyna Sobska, tel.: 91 454 27 88, ksobska@wzp.pl

Godziny pracy: 7:30-15:30, od poniedziałku do piątku.

II.Przedmiot zamówienia.

1.Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu w Zachodniopomorskim Zakładzie spółki POLREGIO S.A., w celu zbadania sposobu wykonywania umowy PSC wraz z załącznikami.

2. Audyt obejmie okres od 12.12.2021 r. do 10.12.2022 r. oraz od 11.12.2022 r. do 30.09.2023 r., w następującym zakresie:

1) Badanie stanu i struktury zatrudnienia niezbędnej do realizacji umowy PSC. Maszyniści, drużyny konduktorskie, pracownicy warsztatowi związani z utrzymaniem i naprawą taboru, administracja, pracownicy administracyjni i utrzymania obiektów. Wyodrębnienie kosztów wynagrodzeń w poszczególnych grupach zawodowych. (Zamawiający dopuszcza rozszerzenie struktury zatrudnienia o inne grupy).

2) Analiza zasad wynagradzania pracowników Zachodniopomorskiego Zakładu POLREGIO S.A. i ich pozycjonowania wobec wynagrodzeń na lokalnym rynku pracy z podziałem na segmenty związane ze specyfiką branży kolejowej.

3) Analiza powierzania niektórych zadań w formule usług zewnętrznych wraz z badaniem ich celowości i monitorowaniem jakości.

4) Analiza czasu oraz kosztów realizacji napraw pojazdów kolejowych przekazanych na podstawie umowy dzierżawy przez Województwo Zachodniopomorskie do realizowania zadań określonych w umowie PSC wraz z określeniem niezbędnych zasobów (ludzkich oraz wyposażenia i usprzętowienia) do wykonywania napraw zgodnych z DSU poszczególnych typów pojazdów na poziomach utrzymania: P1, P2 i P3.

5) Badanie kosztów i zasadności utrzymywania dotychczasowej struktury punktów utrzymania taboru (zapleczy technicznych) z uwzględnieniem obiegów taboru realizowanych na podstawie rozkładu jazdy pociągów, planowanej pracy eksploatacyjnej oraz typów dzierżawionego taboru i przewidywanych zmian w strukturze taboru.

Po wyłonieniu Wykonawcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo do drobnych modyfikacji zakresu audytu, nie zmieniając ceny usługi.

3.Zamawiający, po zawarciu umowy, udostępni Wykonawcy dokumentację dotyczącą realizacji przewozów organizowanych przez Województwo Zachodniopomorskie:

1) umowę PSC nr WIiT.II-90/20 z 8 grudnia 2020 r. wraz z aneksami i załącznikami, w tym umowę dzierżawy taboru,

2) roczny raport rozliczeniowy POLREGIO S.A. obejmujący realizację rozkładu jazdy pociągów 2021/2022, tj. od dnia 12.12.2021 do 10.12.2022 roku,

3) dostępne okresowe raporty rozliczeniowe składane przez POLREGIO S.A., obejmujące realizację rozkładu jazdy pociągów 2022/2023, tj. od dnia 11.12.2022 r.

III.Istotne postanowienia umowy.

1. Termin realizacji zamówienia:

1. złożenie wstępnej wersji raportu z audytu – do 11 grudnia 2023 r.,

2. złożenie ostatecznej wersji raportu z audytu – do 20 grudnia 2023 r.

2. Wykonawcę obowiązywać będzie zachowanie poufności w zakresie pozyskanych na drodze prowadzenia badania informacji dotyczących spółki POLREGIO S.A., w rozumieniu art. 11 pkt 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. 2003 r. Nr 153 poz. 1503, z późn. zm.), definiującym tajemnicę przedsiębiorstwa.

3. Wykonawca zostanie upełnomocniony przez Zamawiającego do podejmowania działań związanych z przeprowadzeniem audytu.

IV.Realizacja zamówienia.

Wykonawca zobowiązany jest do realizacji zamówienia w zakresie oraz na zasadach i warunkach opisanych:

1. w treści niniejszego ogłoszenia,

2. w zawartej Umowie,

3. w złożonej Ofercie.

V.Warunki udziału w postępowaniu.

Zamawiający nie stawia Wykonawcom warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

VI.Kryteria oceny ofert.

Zamawiający dokonuje oceny ofert na podstawie jednego kryterium, tj. najniższej ceny netto. Oferta z najniższą ceną zostanie uznana za najkorzystniejszą.

VII.Przygotowanie i złożenie oferty.

1. Ofertę należy złożyć na załączonym formularzu, w formie elektronicznej.

2. Oferta i jej wszystkie załączniki, pod rygorem nieważności powinna być sporządzona w języku polskim.

3. Zamawiający dopuszcza złożenie oferty podpisanej kwalifikowalnym podpisem elektronicznym lub w postaci skanu oryginału podpisanych dokumentów papierowych.

4. Wykonawca może, przed upływem terminu składania ofert, wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę.

5. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, zatytułowane oraz przesłane w ten sam sposób jak oferta i zawierać dodatkowe oznaczenie (dopisek), odpowiednio: „Zmiana” albo „Wycofanie”.

VIII.Termin związania ofertą.

1. Termin związania ofertą wynosi 21 dni kalendarzowych od dnia, w którym upływa termin składania ofert.

2. Wykonawca może przedłużyć termin związania ofertą, na czas niezbędny do zawarcia umowy, samodzielnie lub udzielając zgody na wniosek Zamawiającego.

IX.Miejsce i termin składania ofert.

1. Ofertę należy przesłać pocztą elektroniczną na adres e-mail:

sek_wiit@wzp.pl,

w tytule wiadomości podając: „Oferta Wykonawcy – Usługa przeprowadzenia audytu w Zachodniopomorskim Zakładzie spółki POLREGIO S.A.”.

2. Termin składania ofert: 12 października 2023 r.

3. Oferta złożona po terminie nie będzie rozpatrywana.

X.Pozostałe informacje.

1. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi zobowiązania Województwa Zachodniopomorskiego do zawarcia umowy. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Województwo Zachodniopomorskie zastrzega sobie możliwość nie odpowiadania na oferty, jak i nie zawarcia umowy, z którymkolwiek z oferentów. Niniejsze zapytanie nie stanowi podstawy do roszczeń dotyczących zawarcia umowy.

2. Dodatkowe informacje i wyjaśnienia udzielane są za pośrednictwem poczty elektronicznej, pod adresami mailowymi osób do kontaktu wskazanych w części I „Zamawiający”.

XI.Wykaz załączników do Zapytania ofertowego

1. Formularz ofertowy – Załącznik nr 1.