Uchwała Nr  180/15 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego
z dnia 10 lutego 2015 r.

w sprawie podjęcia decyzji o zwrocie przez Beneficjenta – „OPUS PV” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Głogowskiej 31/33 w Poznaniu (dawniej „O.D.F.P.” Grzegorz Szafiński), środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013, na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00 z dnia 31.08.2010 r., na realizację projektu pn. „Wdrożenie systemu do zarzadzania wierzytelnościami masowymi przez firmę ODFP Grzegorz Szafiński” w łącznej kwocie 479 618,40 zł (słownie: czterysta siedemdziesiąt dziewięć tysięcy sześćset osiemnaście złotych 40/100) wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.

Na podstawie art. 25 pkt 1, art. 26 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 06 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r., poz. 1649 tekst jednolity), art. 207 ust. 1 pkt 2, ust. 2a i ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 tekst jednolity ze zm.) oraz art. 41 ust. 2 pkt 4 i art. 46 ust. 2a ustawy z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r., poz. 596 tekst jednolity ze zm.)

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

1. Podejmuje się decyzję o zwrocie przez Beneficjenta – „OPUS PV” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Głogowskiej 31/33 w Poznaniu (dawniej „O.D.F.P.” Grzegorz Szafiński), środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013, na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00 z dnia 31.08.2010 r., na realizację projektu pn. „Wdrożenie systemu do zarzadzania wierzytelnościami masowymi przez firmę ODFP Grzegorz Szafiński” w łącznej kwocie 479 618,40 zł (słownie: czterysta siedemdziesiąt dziewięć tysięcy sześćset osiemnaście złotych 40/100) wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych.

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Zachodniopomorskiego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Beneficjent – „OPUS PV” Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Głogowskiej 31/33 w Poznaniu (dawniej „O.D.F.P.” Grzegorz Szafiński) - w dniu 31.08.2010 r. zawarł z Województwem Zachodniopomorskim reprezentowanym przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego, pełniącym na podstawie art. 25 pkt 1 ustawy z dnia 06 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju, zwanej dalej: uzprr (Dz. U. z 2014 r., poz. 1649 tekst jednolity), rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (zwanej dalej: IZ RPO WZ), umowę o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00 na realizację projektu pn. „Wdrożenie systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi przez firmę ODFP Grzegorz Szafiński”.
Na mocy zapisów art. 26 ust. 1 pkt 14 uzppr oraz § 13 ust. 1 umowy o dofinansowanie,
w dniach 09-10.07.2012 r. IZ RPO WZ przeprowadziła kontrolę planową w/w projektu w miejscu jego realizacji. Dodatkowo w dniu 10.10.2012 r. przeprowadzono kontrolę doraźną projektu z udziałem eksperta zewnętrznego posiadającego uprawnienia biegłego sądowego z zakresu informatyki.
Na podstawie wyników czynności kontrolnych, posiłkując się ekspertyzą z zakresu informatyki z dnia 29.10.2012 r., IZ RPO WZ ustaliła, że:
- Beneficjent na mocy umowy zawartej z HENS Sp. z o.o. (Licencjodawca) nr SOFT 01/12/2010 z dnia 01.12.2010 r. nabył jedynie niewyłączne prawo do korzystania z programu komputerowego pn. „System do zarządzania wierzytelnościami masowymi Hens/PivotalCRM”. Wskazywała na to jednoznacznie treść § 2 ust. 1 niniejszej umowy. Sposób licencjonowania nie był zatem zgodny z zapisami wniosku aplikacyjnego. Ponadto zgodnie z ekspertyzą z zakresu informatyki, system wdrożony na podstawie nabytej od HENS Sp. z o.o. licencji, stanowiącej największy wydatek w ramach projektu, mający świadczyć o jego innowacyjności, nie jest aplikacją zaprojektowaną od podstaw dla potrzeb Beneficjenta, ale jest produktem zakupionym od innego podmiotu, który dystrybuuje je w wersji komercyjnej. Ekspert również stwierdził, iż system nie spełnia zasadniczych, zakładanych we wniosku o dofinansowanie wymogów technologicznych (brak modułu F-K) oraz nie posiada oczekiwanych funkcjonalności. Jednocześnie szczątkowe dane testowe zawarte w systemie świadczą o niepełnym wdrożeniu systemu u Beneficjenta. Tymczasem zgodnie z § 3 ust. 3 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się realizować projekt wyłoniony do dofinansowania zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym realizacji projektu, opracowanym w oparciu o wniosek o dofinansowanie.
W związku z powyższym stwierdzono, że Beneficjent realizował umowę o dofinansowanie projektu w sposób sprzeczny z wnioskiem o dofinansowanie, co stanowiło przesłankę do jej rozwiązania bez wypowiedzenia w oparciu o § 18 ust. 1 pkt 2 umowy o dofinansowanie projektu.
- Nakłady inwestycyjne na realizację projektu zostały poniesione przez Beneficjenta w nadmiernej wysokości. W szczególności dotyczy to wydatku poniesionego na zakup licencji na oprogramowanie pn. „System do zarządzania wierzytelnościami masowymi Hens/Pivotal CRM”. Przeprowadzona w ramach ekspertyzy z zakresu informatyki analiza wydatków wykazała, iż całkowity koszt inwestycji (obejmującej oprogramowanie i infrastrukturę informatyczną) nie powinien przekroczyć wartości ok. 420 000,00 zł netto, podczas gdy w związku z nabyciem systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi przedstawiono do współfinansowania wydatek w wysokości 1 551 736,00 zł. Ponieważ wysokość stawki 1 roboczo-godziny obowiązującej przy tworzeniu systemów klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning – Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) również przekłada się na całkowity koszt inwestycji, warto dodać, iż w ekspertyzie z dnia 29.10.2012 r. koszt 1 roboczo – godziny został ustalony na poziomie 150,00 zł netto. Ekspert posiłkował się przy tym stawkami obowiązującymi w branży programistyczno-projektowej w latach 2011-2012 dla grupy specjalistów z zakresu programowania w technologii. Zgodnie z § 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów (produktów i rezultatów) zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Ponadto zgodnie z zapisem § 11 ust. 3 pkt 1 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się do dokonywania wydatków w oparciu o ustawę o finansach publicznych w zakresie dotyczącym wydatkowania środków publicznych, w szczególności w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku.
Powyższe stanowi podstawę do stwierdzenia, iż Beneficjent dopuścił się naruszenia zasad wskazanych w § 11 ust. 3 pkt 1 umowy o dofinansowanie, co zgodnie z § 18 ust. 1 pkt 5 umowy, stanowiło przesłankę do jej rozwiązania, bez wypowiedzenia.
Pismem z dnia 05.07.2013 r. Beneficjent złożył zastrzeżenia, uwagi, wyjaśnienia co do treści wyników czynności kontrolnych. Po dokonaniu szczegółowej analizy wyjaśnień przedstawionych przez Beneficjenta, IZ RPO WZ pismem z dnia 02.08.2013 r. odniosła się do wszystkich zgłoszonych przez Beneficjenta uwag, jednocześnie informując, iż rozpoczęto procedurę rozwiązania umowy o dofinasowanie projektu.
Biorąc pod uwagę przedstawione powyżej okoliczności, Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwałą nr 1388/13 z dnia 28.08.2013 r. zdecydował o rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00 zawartej z Beneficjentem w dniu 31.08.2010 r. w oparciu o:
- § 18 ust. 1 pkt 2 umowy o dofinansowanie, tj. Beneficjent zrealizował projekt w sposób niezgodny z umową, przepisami prawa lub procedurami właściwymi dla programu,
- § 18 ust. 1 pkt 5 umowy o dofinansowanie, tj. Beneficjent nie przestrzegał zasad wskazanych w § 11 ust. 3 umowy przy wydatkowaniu środków w ramach realizowanego projektu.
Pismem z dnia 11.09.2013 r. IZ RPO WZ poinformowała Beneficjenta o przedmiotowej decyzji Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego. Jednocześnie z uwagi na wykorzystanie środków przekazanych na podstawie umowy o dofinasowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00
z naruszeniem obowiązujących w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (zwanego dalej: RPO WZ) procedur, wezwano Beneficjenta do zwrotu kwoty w wysokości 479 618,40 zł wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych. Zgodnie bowiem z treścią art. 207 ust. 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zwanej dalej: ufp (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 tekst jednolity ze zm.), w przypadku stwierdzenia okoliczności, że środki zostały wykorzystane z naruszeniem procedur, Instytucja Zarządzająca wzywa do zwrotu środków lub do wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.
W piśmie z dnia 14.10.2013 r. Beneficjent podważył zasadność rozwiązania bez wypowiedzenia umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00 w oparciu o § 18 ust. 1 pkt 2 i pkt 5 tejże umowy, ponownie odnosząc się szczegółowo do poszczególnych zarzutów
IZ RPO WZ sformułowanych na etapie czynności kontrolnych. Swoje twierdzenia Beneficjent poparł opinią Centrum Przedsiębiorczości i Transferu Technologii Uniwersytetu Zielonogórskiego (zwanego dalej: CPiTT UZ), której przedmiotem była ocena poprawności zrealizowania projektu nr WND-RPZP.01.01.01-32-255/09, z której to opinii wynikało, iż system do zarządzania wierzytelnościami masowymi wraz z jego wyposażeniem został wdrożony zgodnie z założeniami określonymi we wniosku o dofinansowanie. W tym miejscu należy dodać, że do przedmiotowego pisma załączono ważne do odwołania pełnomocnictwo z dnia 09.09.2013 r.
Pismem z dnia 31.01.2014 r., które Beneficjent omyłkowo opatrzył datą 31.01.2013 r. Beneficjent zwrócił się do IZ RPO WZ z wnioskiem o przeprowadzenie dowodu z załączonej opinii CPiTT UZ z dnia 11.12.2013 r. na okoliczność zastrzeżeń Strony co do rzetelności i prawidłowości ustaleń i wniosków ekspertyzy z zakresu informatyki z dnia 29.10.2012 r. (wskazaną przez Beneficjenta w piśmie datę 07.10.2013 r. organ uznał za oczywistą omyłkę, przyjmując datę 29.10.2012 r. jako właściwą dla sporządzenia ekspertyzy). Beneficjent wskazał, iż znaczna część w/w ekspertyzy oparta jest na fałszywych ustaleniach, przykładowo w zakresie charakteru licencji programu komputerowego zakupionego przez Stronę ze środków projektu. Nadto zwrócił uwagę na brak wystarczającej, jego zdaniem, argumentacji wniosków eksperta (tak w zakresie wyceny wartości 1 roboczo-godziny, braku zasilenia danymi całego systemu, braku modułu F-K). Beneficjent podkreślił, iż na wyłączny charakter zakupionej licencji na używanie oprogramowania, wskazuje oświadczenie dostawcy systemu z dnia 27.06.2013 r. o sprzedaży Beneficjentowi licencji wyłącznej oraz aneks z dnia 24.09.2013 r. do umowy licencyjnej, która to dokumentacja nie była znana sporządzającemu w/w ekspertyzę z zakresu informatyki. Z uwagi na powyższe Beneficjent wniósł o wezwanie w/w eksperta do uzupełnienia ekspertyzy z dnia 29.10.2012 r. Strona zawnioskowała, aby ekspert ustosunkował się do szeregu wskazanych w przedmiotowym piśmie kwestii.
Nadto pismem z dnia 14.02.2014 r. Beneficjent poinformował IZ RPO WZ, iż postanowieniem Sądu Rejonowego Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu VIII Wydziału Gospodarczego z dnia 24.01.2014 r. doszło do przekształcenia przedsiębiorcy „O.D.F.P.” Grzegorz Szafiński z siedzibą w Świebodzinie w „OPUS PV” Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu. Z uwagi na sukcesję generalną OPUS PV Sp. z o.o. jest następcą prawnym przedsiębiorstwa prowadzonego pod nazwą „O.D.F.P.” Grzegorz Szafiński, a co się z tym wiąże, na OPUS PV Sp. z o.o. przechodzą wszelkie prawa i obowiązki, które dotyczyły dotychczas „O.D.F.P.” Grzegorz Szafiński. Na skutek powyższego spółka przekształcona stała się Stroną w postępowaniu przed organem administracji, której Stroną do tej pory był przekształcony przedsiębiorca.
Dnia 13.05.2014 r. ekspert, do którego zwrócił się organ, przekazał do IZ RPOWZ ekspertyzę uzupełniającą z dnia 11.05.2014 r. (wraz z załącznikami m.in. w postaci zapytania ofertowego do firmy specjalizującej się w tworzeniu systemów pod zamówienie oraz oferty będącej odpowiedzią na zapytanie ofertowe przedłożonej przez Prolan sp. z o.o.), której celem było zweryfikowanie kosztów oraz poprawności zrealizowania przez Beneficjenta projektu nr WND-RPZP.01.01.01-32-225/09,
w związku ze złożonymi przez Beneficjenta - w toku postępowania administracyjnego prowadzonego w przedmiocie zwrotu środków z tytułu płatności dokonanych w ramach RPO WZ – zastrzeżeniami do ekspertyzy z dnia 29.10.2012 r. zawartymi w piśmie Beneficjenta z dnia 14.10.2013 r. oraz dnia 31.01.2014 r. i załączonymi do tych pism opiniach CPiTT UZ. Następnie dnia 15.07.2014 r. do IZ RPO WZ wpłynęła poszerzona ekspertyza uzupełniająca z dnia 07.07.2014 r.
Dnia 16.01.2015 r. doręczono do IZ RPO WZ pismo Beneficjenta z dnia 12.01.2015 r., w którym Beneficjent m.in. zakwestionował wiarygodność ekspertyzy z zakresu informatyki z dnia 29.10.2012 r., jak i sporządzonej w związku z nią ekspertyzy uzupełniającej. Zdaniem Strony argumentacja przedstawiona w opiniach CPiTT UZ, które zostały sporządzone przez osoby posiadające stopnie naukowe w swojej dziedzinie, a więc gwarantujące najlepszą wiedzę specjalistyczną, skutecznie podważa wnioski przedstawione w ekspertyzie sporządzonej przez powołanego przez organ eksperta, co jak podała Strona obliguje organ do dalszego prowadzenia postępowania wyjaśniającego z poszanowaniem zasady ekonomiki postępowania. Dodatkowo Beneficjent wskazał, że osoba, której organ powierzył sporządzenie ekspertyzy, powinna wyrazić w niej swoje stanowisko w oparciu o posiadane wiadomości specjalne oraz praktykę zawodową. Tymczasem autor ekspertyzy sporządzonej na zlecenie organu odwołuje się do sprawowanej funkcji biegłego sądowego. Należy dodać, iż do przedłożonego pisma Beneficjenta z dnia 12.01.2015 r. załączono nowe pełnomocnictwo do zastępowania „OPUS PV” Sp. z o.o. przed organami administracji publicznej oraz sądami administracyjnymi w sprawie dotyczącej kontroli projektu nr WND-RPZP.01.01.01-32-255/09 wobec Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego.
Ustosunkowując się do treści pisma Strony z dnia 12.01.2015 r. wskazać należy iż po pierwsze organ powołał do sporządzenia ekspertyzy, która została ostatecznie przedstawiona organowi dnia 15.07.2014 r., eksperta o którego zawnioskowała Strona, nie zgłaszająca wówczas żadnych zastrzeżeń co do braku przez w/w osobę wiadomości specjalnych. Po drugie zaś należy zauważyć, iż ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 tekst jednolity ze zm., zwana dalej: kpa) nie przewiduje żadnych formalnych kryteriów kwalifikowania danej osoby jako eksperta.  Jak wskazuje doktryna, ekspertem może być zatem osoba posiadająca wykształcenie w danej dziedzinie, osoba legitymująca się określonymi kwalifikacjami zdobytymi i potwierdzonymi w sposób przewidziany przez prawo, a także osoba która faktycznie posiada fachowe informacje niezbędne organowi do rozpatrzenia sprawy. Mając na uwadze fakt, iż autor ekspertyzy z dnia 29.10.2012 r., jak i sporządzonej w związku z nią ekspertyzy uzupełniającej, został ustanowiony biegłym sądowym z zakresu informatyki przy Sądzie Okręgowym w Koszalinie warto też wskazać, iż zgodnie z § 12 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia z dnia 24 stycznia 2005 r. w sprawie biegłych sądowych (Dz. U. z 2005 r., Nr 15, poz. 133), biegłym może być ustanowiona osoba, która posiada teoretyczne i praktyczne wiadomości specjalne w danej gałęzi nauki, techniki, sztuki, rzemiosła, a także innej umiejętności, dla której ma być ustanowiona. Zgodnie z ust. 2 w/w paragrafu, posiadanie wiadomości specjalnych powinno być wykazane dokumentami lub innymi dowodami. Prezes Sądu Okręgowego ocenia, czy kandydat na biegłego wykaże dostatecznie dokumentami lub innymi dowodami, że posiada wiadomości specjalne. Mając na uwadze choćby wymogi stawiane kandydatom na biegłego, organ nie podziela wątpliwości Strony co do posiadanych przez eksperta wiadomości specjalnych. Ponadto należy zauważyć, iż wspomniany ekspert, wbrew twierdzeniom Beneficjenta, przedstawił w ekspertyzach swoje stanowisko w oparciu o posiadane wiadomości specjalne oraz praktykę zawodową, co znalazło odzwierciedlenie w szczegółowym uzasadnieniu ekspertyz (a nie opierał się jedynie na gołosłownych twierdzeniach popartych pełnioną funkcją biegłego sądowego). W tym miejscu warto też zaznaczyć, iż powołany przez organ na wniosek Strony ekspert oparł swoje stanowisko o wyniki przeprowadzonych w roku 2012 czynności kontrolnych na miejscu realizacji projektu podczas, gdy opinie CPiTT UZ zostały sporządzone po upływie roku od tego momentu, co czyni w ocenie organu ekspertyzę sporządzoną przez osobę powołaną przez organ bardziej wiarygodną, gdyż opiniujący CPiTT UZ nie znał stanu wyjściowego „systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi” poddanego kontroli (a w każdym razie nie uwidocznił tego w wydanych opiniach), zaś upływ czasu mógł skutkować dokonaniem zmian w „systemie do zarządzania wierzytelnościami masowymi”. Ponadto ekspert, aby rozwiać wszelkie wątpliwości związane z oszacowaniem wartości intelektualnej (materialnej) systemów klasy ERP, również dodatkowo wystosował zapytanie ofertowe do kilku firm działających w branży projektowo-programistycznej i w rezultacie swoje stanowisko poparł również otrzymaną w odpowiedzi gotową wyceną. Poza tym ekspert kontaktował się także z przedstawicielem firmy Pivotal Polska Sp. z o.o. i także od niego uzyskał potwierdzenie dla swoich wniosków.
Nadto pismem z dnia 15.01.2015 r. (wpływ do IZ RPO WZ dnia 20.01.2015 r.) ustanowiony na mocy pełnomocnictwa z dnia 09.09.2013 r. pełnomocnik Strony poinformował organ, iż wspomniane pełnomocnictwo zostało mu wypowiedziane.
Dnia 20.01.2015 r. wpłynęło do IZ RPO WZ również pismo Strony z dnia 16.01.2015 r., którym przekazano ofertę firmy update CRM Sp. z o.o. (datowaną na dzień 01.07.2014 r.) na wdrożenie oprogramowania „update.CRM” jako dowód w prowadzonym przez organ postępowaniu administracyjnym na okoliczność, że oprogramowanie będące składnikiem projektu pn. „Wdrożenie systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi przez firmę ODFP Szafiński” ma wartość zadeklarowaną przez Beneficjenta. Warto dodać, iż powyższe koresponduje z przedstawianym już przez Beneficjenta w zastrzeżeniach do protokołu pokontrolnego w piśmie z dnia 05.07.2013 r. argumentem, iż jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie zrobił on rozeznanie rynku i zebrał trzy oferty na dostawę systemu do zarządzania wierzytelnościami, które złożył jako część załącznika nr 22.2 wniosku o dofinansowanie projektu, a następnie w trakcie realizacji projektu przeprowadził postępowanie ofertowe i wybrał ofertę najkorzystniejszą. Beneficjent podkreślił wówczas, iż nie może ponosić odpowiedzialności za fakt, iż w okresie, w którym było przeprowadzane postępowanie ofertowe, żaden wykonawca nie złożył oferty niższej niż najkorzystniejsza oferta złożona przez oferentów Beneficjentowi. W odniesieniu do powyższego, wyjaśnić należy, iż samo przeprowadzenie postępowania ofertowego przez Beneficjenta nie jest równoznaczne z dokonaniem odpowiedniego rozeznania rynku w zakresie związanym z realizacją dofinansowanego projektu, a tym samym wybór najkorzystniejszej oferty nie oznacza, że środki poniesione w ramach projektu zostały dokonane w sposób oszczędny. Nadto należy zauważyć, iż ekspert powołany przez organ zwrócił się z prośbą o dokonanie wyceny kosztów oprogramowania stworzonego bezpośrednio pod określoną specyfikację właściwą dla projektu zrealizowanego przez Beneficjenta  oraz wdrożenie w/w oprogramowania, w odróżnieniu od Strony, która przedłożyła ofertę nie koncentrującą się bezpośrednio na potrzebach Beneficjenta.
W tym miejscu wskazać należy, iż środki publiczne przeznaczone na wykonywanie projektów realizowanych w ramach programów finansowych ze środków europejskich mają charakter bezzwrotny i powinny być wykorzystywane zgodnie z prawem, obowiązującymi procedurami, a także ściśle z celem, na który zostały przekazane. Wykrycie nieprawidłowości w zakresie wydatkowania środków publicznych powoduje konieczność dochodzenia ich zwrotu.
W analizowanej sprawie Beneficjent wykorzystał środki przekazane mu na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00 niezgodnie z procedurami obowiązującymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (zwanego dalej: RPOWZ), do których stosowania był zobowiązany składając wniosek o dofinansowanie, a następnie w dniu 31.08.2010 r.  podpisując umowę o dofinansowanie, a także niezgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
Pod pojęciem procedur, których naruszenie uprawnia do wydania decyzji określającej kwotę zwrotu, rozumiane są postanowienia dokumentów regulujących zasady przyznawania i wykorzystania dofinansowania, w tym zasady ponoszenia wydatków w ramach projektu, a także zapisy umowy o dofinansowanie, wytycznych dla wnioskodawców, uszczegółowienia RPOWZ. Niewypełnienie postanowień umowy oraz dokumentów regulujących zasady przyznawania i wykorzystania dofinansowania, powoduje konieczność odzyskiwania przez IZ RPO WZ kwot podlegających zwrotowi.
Zgodnie z treścią § 10 ust. 5 umowy o dofinansowanie, Beneficjent w związku z realizacją projektu i w wykonaniu umowy ma obowiązek przestrzegania właściwych przepisów prawa pierwotnego i wtórnego prawa wspólnotowego, właściwych przepisów prawa polskiego, w tym także wszelkich wytycznych do nich, oraz obowiązujących odpowiednich reguł, zasad i postanowień wynikających z programu, uszczegółowienia programu, obowiązujących procedur, wytycznych, informacji IZ RPO WZ. W § 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się do realizacji projektu w oparciu o wniosek o dofinansowanie, z należytą starannością, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu, a także osiągnięcie celów zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Stosownie zaś do zapisu § 3 ust. 3 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się realizować projekt wyłoniony do dofinansowania zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym realizacji projektu, opracowanym w oparciu o wniosek o dofinansowanie, a zgodnie z brzmieniem § 11 ust. 3 pkt 1 umowy o dofinansowanie - do dokonywania wydatków w oparciu o ufp w zakresie dotyczącym wydatkowania środków publicznych, w szczególności w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku. Tym samym, podpisując umowę o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się do zrealizowania projektu w pełnym zakresie, z należytą starannością, zgodnie m.in. z umową i jej załącznikami oraz właściwymi przepisami prawa, a także oszczędnie.
W ocenie IZ RPO WZ Beneficjent nie wywiązał się z cytowanych powyżej zapisów umownych doprowadzając do powstania nieprawidłowości w projekcie w rozumieniu art. 2 pkt 7 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z dnia 31.07.2006 r. ze zm.), co skutkowało rozwiązaniem umowy o dofinansowanie w oparciu o § 18 ust. 1 pkt 2 i 5. Przez nieprawidłowość należy rozumieć jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej (dalej: UE) w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego. Należy jeszcze raz wyraźnie wskazać, że poza niewywiązaniem się z procedur obowiązujących w ramach RPO WZ do których stosowania Beneficjent się zobowiązał, dopuścił się on również naruszenia przepisów prawa powszechnie obowiązującego, a mianowicie art. 44 ust. 3 ufp (zgodnie z § 11 ust. 3 pkt 1 umowy o dofinansowanie, w zakresie dotyczącym wydatkowania środków publicznych Beneficjent winien stosować zapisy ufp), który stanowi, że wydatki publiczne powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
Jednocześnie w tym miejscu należy dodać, iż ustalenie wystąpienia w sprawie nieprawidłowości poczyniono, z uwzględnieniem faktu, iż jednym z elementów definicji nieprawidłowości jest wystąpienie szkody (choćby potencjalnej) w budżecie ogólnym UE. Szkoda w budżecie UE określona została na dwa sposoby, jako szkoda rzeczywista, poprzez którą należy rozumieć środki Wspólnoty, które zostały już nieprawidłowo wypłacone Beneficjentowi, oraz szkoda potencjalna, na która składają się środki Wspólnoty, które mogłyby zostać nieprawidłowo wypłacone Beneficjentowi, gdyby nieprawidłowość nie została wykryta. Mając na uwadze, iż Beneficjent dopuścił się naruszenia zapisów zarówno umownych, jak i prawa powszechnie obowiązującego,
a jednocześnie fakt, że budżet ogólny UE poniósł już szkodę finansując wydatki które nie powinny zostać sfinansowane jako poniesione z naruszeniem procedur, należy stwierdzić iż w przedmiotowej sprawie mamy do czynienia z wystąpieniem szkody rzeczywistej. Wykazanie naruszenia prawa, które doprowadziło do uszczuplenia środków unijnych jest wystarczającą przesłanką do żądania zwrotu dofinansowania.
Zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, projekt zakładał przede wszystkim przyspieszenie rozwoju firmy poprzez inwestycje w środki trwałe i wartości niematerialne i prawne, pozwalające na wdrożenie innowacyjnej technologii, a tym samym poprawę pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa na rynku. Powyższy cel główny miał zostać osiągnięty przez realizację czterech celów szczegółowych, w tym:
- pozyskanie nowych odbiorców dzięki unowocześnieniu i dywersyfikacji oferty o 4 nowe innowacyjne usługi dla dużych firm (usługa masowej windykacji należności, masowego zarządzania wierzytelnościami, przeprowadzania postępowań upadłościowych i naprawczych, usługa przeprowadzania fuzji i przejęć),
- osiągnięcie przewagi rynkowej nad wieloma konkurentami w branży dzięki wdrożeniu innowacyjnej technologii,
- zwiększenie potencjału rozwojowego poprzez likwidację istniejących barier rozwojowych i pozyskanie specjalistów w zakresie innowacyjnych usług (nowe miejsca pracy),
- zasadniczą zmianę sposobu świadczenia usług windykacyjnych (zautomatyzowana, w sposób elektroniczny, zamiast papierowego).
Jak wynika z treści złożonego przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie, osiągnięcie powyższych celów miało nastąpić poprzez wdrożenie w ramach szczecińskiego oddziału firmy specjalistycznego oprogramowania – systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi, które to wdrożenie wiązać się miało m.in. z zakupem wartości niematerialnych i prawnych, w tym w szczególności licencji do systemu zarządzania wierzytelnościami masowymi. Opisując czynniki ryzyka realizacji projektu, wśród możliwych do wystąpienia zagrożeń na etapie realizacji projektu Beneficjent wskazał m.in. możliwość wystąpienia problemu ze znalezieniem odpowiednich dostawców licencji do systemu zarządzania wierzytelnościami masowymi z uwagi na wysoki stopień skomplikowania tego typu oprogramowania i konieczność stworzenia oprogramowania na potrzeby Beneficjenta. Wśród zagrożeń projektu w okresie trwałości Beneficjent dostrzegł natomiast ryzyko rozpowszechnienia systemu przez jego dostawcę konkurentom Beneficjenta. 
Zgodnie z deklaracjami Beneficjenta system, o którym mowa miał opierać się o technologię relacyjną bazy danych typu MYSQL i zawierać odpowiednie moduły funkcjonalności tj. moduł obsługi zleceń, moduł obsługi korespondencji, moduł obsługi klientów firmy windykacyjnej, moduł CRM, moduł raportowania, moduł komunikacji, moduł administracji. Oprogramowanie jakie Beneficjent planował zakupić zgodnie z opisem zawartym w Biznes Planie miało być napisane przez firmę zewnętrzną, specjalizującą się w tworzeniu tego typu rozwiązań. Efektem wdrożenia systemu, składającego się z głównego modułu CRM oraz innych modułów wspomagających procesy zarządzania danymi, miała być możliwość bezpośredniego transferu danych z systemów finansowo-księgowych partnerów biznesowych Beneficjenta do systemu zarządzania wierzytelnościami przy użyciu modułu import/eksport wchodzącego w skład pakietu dedykowanego oprogramowania (automatycznie przyjmowanie zleceń) oraz ich monitoring „on-line” przez klientów biznesowych oraz podmioty ujęte w procesach windykacyjnych poprzez przeglądarkę internetową.
We wniosku o dofinansowanie Beneficjent zastrzegł, że: „zakupi od dostawcy licencję, która zgodnie z umową licencyjną będzie miała charakter licencji wyłącznej przyznającej licencjobiorcy wyłączne prawo do wykorzystania przedmiotu licencji w zakresie określonym w umowie licencyjnej i zakazującej licencjodawcy przyznania analogicznej licencji osobom trzecim. Umowa licencyjna będzie zawierać ograniczenia w postaci zakazu jakiegokolwiek dalszego powielania materiałów licencji i dalszej odsprzedaży”. Jak wskazał Beneficjent „umowa licencyjna będzie chronić Wnioskodawcę przed zjawiskiem rozpowszechniania licencji na przedmiotowe oprogramowanie innym podmiotom”.
Mając na względzie zebrany w sprawie materiał dowodowy oraz w szczególności zastrzeżenia Beneficjenta odnośnie ekspertyzy z dnia 29.10.2012 r. zawarte w pismach Beneficjenta przedstawionych na etapie postępowania administracyjnego w przedmiocie zwrotu środków i załączonych do tych pism opiniach CPiTT UZ, a także ekspertyzę uzupełniającą z dnia 07.07.2014 r., IZ RPO WZ (przychylając się do wniosków z ekspertyzy z dnia 07.07.2014 r.) uznała, iż system o takim samym zakresie funkcjonalności jak ten zakupiony przez Beneficjenta w ramach realizacji projektu jest oferowany w wersji komercyjnej przez inny podmiot, aniżeli ten od którego zakupu dokonał Beneficjent. Aplikacja nabyta od Hens Sp. z o.o. (Licencjodawca) na podstawie umowy nr SOFT01/12/2010 z dnia 01.12.2010 r. nie jest systemem stworzonym od podstaw pod zamówienie indywidualne, ale produktem zakupionym od podmiotu dystrybuującego go w wersji komercyjnej. W związku z powyższym, Hens Sp. z o.o. nie stworzyła autorskiego oprogramowania, ale wdrożyła istniejące już na rynku rozwiązanie. W takiej sytuacji należy podważyć argument o niepowtarzalności oprogramowania, albowiem jest ono dostępne dla innych podmiotów (np. konkurencji Beneficjenta) w postaci komercyjnego kodu wynikowego, tj. gotowego produktu. Negując niepowtarzalność systemu należy wskazać na dostępność na rynku systemu komercyjnego oferowanego przez PIVOTAL Sp.
z o.o. pn. CDC Smart Client Framework „PIVOTAL CRM Windykacja”. Pod pojęciem niepowtarzalności systemu kryją się również autonomicznie współpracujące ze sobą moduły, stanowiące całość systemu klasy ERP. U Beneficjenta jeden z modułów, tzw. moduł F-K w trakcie czynności kontrolnych nie działał (Beneficjent posiadał jedynie aplikację F-K firmy LeGat – o nazwie Cenzus Pro Windows, utożsamioną przez Beneficjenta z modułem F-K). Beneficjent nie dokonał prezentacji jego funkcjonalności, wyjaśniając, iż za funkcję importu/eksportu danych finansowo-księgowych kontrahentów odpowiada firma zewnętrzna, wykonując te czynności „zdalnie w godzinach nocnych”. W związku z powyższym, system niespełniający wszystkich wymogów założonych w projekcie Beneficjenta, nie może mieć charakteru niepowtarzalności. W tym miejscu warto dodać, że zgodnie z zapisami Wytycznych dla Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach RPO WZ nr konkursu RPOWZ/1.1.1/Schemat A/2009/1 z dnia 30.06.2009 r., w ramach schematu A poddziałania 1.1.1 realizowane miały być przedsięwzięcia podnoszące konkurencyjność mikroprzedsiębiorstw poprzez zwiększanie ich potencjału i zdolności inwestycyjnej. Wszystkie projekty zgłaszane przez Wnioskodawców musiały dotyczyć wprowadzanej przez nich innowacji produktowej lub procesowej.
Również o zakupie gotowego produktu może świadczyć czas realizacji zlecenia przez Hens Sp. z o.o., która według zapisu w umowie tworzyła podstawy systemu ok. 1,5 miesiąca, zgodnie z terminem wyboru oferenta tj. od dnia 21.10.2010 r. do dnia 01.12.2010 r. tj. podpisanie umowy licencyjnej (dostarczenie aplikacji od Beneficjenta miało nastąpić w ciągu 14 dni), natomiast przez pozostałe ok. 6 miesięcy wdrażała poszczególne moduły u Beneficjenta. Okres 8 miesięcy można przyjąć za dopuszczalny, gdy nie ma potrzeby tworzenia poszczególnych modułów od podstaw, co wpływa na skrócenie czasu jaki jest wymagany do skompilowania ze sobą „dostępnych materiałów” w kompletnie działający produkt. Ponadto warto wskazać na marginesie, że w systemach, które nie są tworzone w formie aplikacji „jednorazowej – pod indywidualne zamówienie” koszt rozkłada się na wielu odbiorców i jest znacznie niższy niż przy oprogramowaniu indywidualnym. 
Znamiennym jest, iż Beneficjent sam potwierdził w przedkładanych w toku postępowania administracyjnego pismach, że zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie określającymi założenia sytemu miał on być oparty na technologii relacyjnej bazy MySQL, a tymczasem jest oparty na technologii MS SQL. Organ zgadza się z Beneficjentem co do tego, że wybrana technologia zawiera wszystkie właściwości użytkowe bazy MySQL, jednakże nie podziela zdania, że nie ma znaczenia w sprawie jaki system został wybrany. Wybór bowiem bazy MS SQL generuje dodatkowe koszty w kwocie ok. 6 000,00 zł. Wybór przy budowie systemu technologii bazy MySQL zamiast MS SQL (którą to technologią posłużył się Beneficjent) pozwoliłby na zaoszczędzenie powyższej kwoty (nie byłby potrzebny zakup środowiska wytworzonego przez firmę Microsoft).
Odnosząc się do charakteru licencji systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi nabytego przez Beneficjenta od firmy Hens Sp. z o.o. stanowiącego kompilację dostępnych na rynku  modułów, należy wskazać, iż po zapoznaniu się przez eksperta (przy sporządzaniu uzupełnionej ekspertyzy) z przedłożonym przez Beneficjenta w trakcie prowadzonego postępowania administracyjnego aneksem nr 1 do umowy licencyjnej nr SOFT/01/12/2010 z dnia 01.12.2010 r., uznał on, iż Beneficjent nabył licencję na prawach licencji wyłącznej, tym samym zmieniając w tym zakresie swoją ekspertyzę z dnia 29.10.2012 r. W tym miejscu warto wskazać, iż formalnie stosownie do zapisów umowy licencyjnej istniała możliwość dokonania zmiany jej zapisów. Wynika to wprost z
§ 11 tej umowy, który stanowi, że wszelkie zmiany umowy, jak również jej wypowiedzenie oraz wszelkie oświadczenia składane przez Strony w związku z jej realizacją wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. W aneksie wskazano, że jego zapisy obowiązują od dnia zawarcia umowy. W preambule do aneksu do umowy Strony zgodnie oświadczyły, że licencja będąca przedmiotem umowy została udzielona na czas nieoznaczony, a celem zawarcia umowy było udzielenie Licencjobiorcy przez Licencjodawcę nieograniczonej w czasie licencji na korzystanie z programu na zasadzie wyłączności. Ponadto Strony zgodnie oświadczyły, iż w treści umowy znalazła się omyłka pisarska polegająca na użyciu sformułowania licencja niewyłączna co wynikało z posłużenia się przez Licencjodawcę obowiązującym u niego wzorem umowy. Dodatkowo do umowy dołączono oświadczenie kontrahenta Beneficjenta, tj. Hens Sp. z o.o., które potwierdza, że Strony od początku obowiązywania umowy nie miały wątpliwości co do tego, że Beneficjentowi na zamawiany system będzie przysługiwała licencja wyłączna. W oświadczeniu kontrahent wskazał, iż system do zarządzania wierzytelnościami masowymi jest dedykowany tylko  firmie Zamawiającego, a wskazany w umowie licencyjnej zapis o udzieleniu licencji niewyłącznej jest oczywistą omyłka pisarską. Mając na uwadze, że umowa została zawarta na czas nieoznaczony Strony mogły w każdym czasie aneksować jej treść i nie ma znaczenia, że aneks został przedłożony dopiero na etapie postępowania administracyjnego. W tym miejscu należy dodać, iż zmiana łączącego Strony stosunku umownego,
na skutek zgodnego oświadczenia woli obu Stron, winna być postrzegana w granicach swobody umów zgodnie z treścią art. 3531 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2014 r., poz. 121 tekst jednolity ze zm.). Zgodnie z tym przepisem zmiana jest dopuszczalna, o ile nie będzie sprzeczna z ustawą (tj. przepisami prawa powszechnie obowiązującego), właściwością (naturą) łączącego Strony stosunku, ani też zasadami współżycia społecznego.
Niezależnie od powyższego warto wskazać, iż to organ na podstawie całokształtu materiału dowodowego ocenia czy dana okoliczność została udowodniona (art. 80 kpa), a zatem to w jego kompetencjach leży m.in. zbadanie czy przedstawiona ekspertyza jest zupełna, logiczna i wiarygodna. W analizowanej sprawie uznanie przez eksperta wyłącznego charakteru licencji nabytej przez Beneficjenta, organ uznał za nielogiczne w obliczu jednoczesnego stwierdzenia eksperta, iż system o takim samym zakresie funkcjonalności jak ten zakupiony przez Beneficjenta w ramach realizacji projektu jest oferowany w wersji komercyjnej przez inny podmiot, aniżeli ten od którego zakupu dokonał Beneficjent. Ponadto warto przypomnieć, iż zgodnie ze wskazaniem eksperta u Beneficjenta zamiast modułu F-K, który by stanowił nieodłączną część całej aplikacji, funkcjonuje aplikacja firmy LeGat - Cenzus Pro Windows, która jest odrębnym programem realizującym zadania finansowo-księgowe i udostępniona jest na rynku masowo. Tym samym skoro, system Beneficjenta – który w założeniu miał być objęty licencją wyłączną - stanowi kompilację różnych modułów, której to czynności podjęła się firma Hens Sp. z o.o. to również prawo do korzystania z tych poszczególnych modułów powinno przysługiwać tylko i wyłącznie tej firmie. Nie można bowiem przenieść na inny podmiot więcej praw aniżeli samemu się posiada. Tymczasem np. aplikacja firmy LeGat - Cenzus Pro Windows udostępniana jest na rynku powszechnie, a zatem nie korzysta z niej wyłącznie Beneficjent. Zatem gdy podmiot posiada jedynie niewyłączne prawo do korzystania z utworu (licencja niewyłączna) to nie może zastrzec na rzecz kolejnego podmiotu wyłączności korzystania (licencja wyłączna).
W związku z powyższym stwierdzono, że Beneficjent realizował umowę o dofinansowanie projektu w sposób sprzeczny z wnioskiem o dofinansowanie, do czego był obowiązany na mocy zapisów umowy o dofinansowanie. Wszak w § 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się do realizacji projektu w oparciu o wniosek o dofinansowanie, z należytą starannością, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu, a także osiągnięcie celów zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Zaś do zapisu § 3 ust. 3 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązał się realizować projekt wyłoniony do dofinansowania zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym realizacji projektu, opracowanym w oparciu o wniosek o dofinansowanie.
Jednocześnie IZ RPO WZ wskazuje, iż nie jest wymaganym, aby system zakupiony przez Beneficjenta legitymował się certyfikatem SSL i nie stawia w tym zakresie Beneficjentowi zarzutu. Jedynie sugestią jest, aby system który wdrożony był w siedzibie firmy „O.D.F.P.” Grzegorz Szafiński, a w szczególności portal www był dodatkowo zabezpieczony, co pozwoliłoby dodatkowo zabezpieczyć transfer danych osobowych pomiędzy Beneficjentem a kontrahentami. O tym, jakie środki ochrony należy zastosować administrator danych powinien zdecydować samodzielnie.
Mając na uwadze, iż najpoważniejszym zarzutem postawionym Beneficjentowi jest zawyżenie kosztu całej inwestycji, należy wskazać, iż IZ RPO WZ za wystarczającą na zakup systemu z licencją wyłączną, który spełnia wszystkie funkcjonalności założone w projekcie nr WND-RPZP.01.01.01-32-255/09, uznała kwotę ok. 500 000,00 zł netto. Wyznacznik taki przyjął zarówno ekspert wydając ekspertyzę uzupełniającą z dnia 07.07.2014 r., jak i został on poparty odpowiedzią firmy PROLAN
Sp. z.o.o. na zapytania ofertowe wystosowane przez eksperta. IZ RPO WZ po analizie materiału dowodowego w sprawie, przychyla się do kwoty 110 064,00 zł netto jaką Beneficjent poniósł na zakup urządzeń oraz oprogramowania dodatkowego. Podsumowując kalkulację całego systemu oraz sprzętu i oprogramowania dodatkowego, koszt całego przedsięwzięcia w 2011 r. nie powinien przekroczyć kwoty ok. 610 000,00 zł netto.
Jednocześnie organ wskazuje, że złożoność systemów kategorii ERP wymusza, aby przy ich tworzeniu współpracowało ze sobą wielu specjalistów (w tym m.in. menadżer projektu, analityk, programista/projektant, tester oprogramowania). Jednakże według IZ RPO WZ ilość osób jakie pracują nad danym projektem nie jest wyznacznikiem przy wycenie jakichkolwiek usług w branży IT. Pod uwagę brana jest ilość godzin potrzebna do wytworzenia danego produktu, co po przemnożeniu przez stawkę roboczo-godziny daje wartość końcową. Organ - mając na uwadze przedstawione w ekspertyzie uzupełniającej z dnia 07.07.2014 r. wyjaśnienia oraz dane źródłowe odnośnie wynagrodzeń w branży IT, które uznał za wiarygodne – przyjął jako właściwe stawki za 1 roboczo-godzinę oscylujące w przedziale od 60,00 zł do ok. 350,00 zł netto. Zatem przyjęcie w ekspertyzie z dnia 29.10.2012 r. stawki na poziomie 150,00 zł netto nie było błędem. Poza tym nawet gdyby przyjąć stawkę w wysokości 300,00 zł netto (czyli o 100 % wyższą od założonej) to nadal za zawyżony należy uznać koszt całego systemu wdrożonego u Beneficjenta.
  Beneficjent przedstawiając do współfinansowania wydatek w wysokości 1 551 736,00 zł w związku z nabyciem w ramach projektu systemu do zarządzania wierzytelnościami, naruszył zapis
§ 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie stosownie do którego zobowiązany był do dokonywania wydatków w oparciu o ustawę o finansach publicznych w zakresie wydatkowania środków publicznych, w szczególności w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań projektu i w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Obowiązek wyrażony w § 11 umowy o dofinansowanie zawarto również w Wytycznych obowiązujących w ramach konkursu nr RPOWZ/1.1.1/schemat A/2009/1, które oprócz stosowania w/w zasad obowiązywały Beneficjenta do realizacji projektu z należytą starannością, ponoszenia wydatków celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Programu. Również według art. 44 ust. 3 ufp, wydatki publiczne powinny być dokonywane: w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów; w sposób umożliwiający terminową realizację zadań; w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
W tym miejscu podkreślenia wymaga, iż upływ czasu pomiędzy dokonaniem przez organ czynności kontrolnych a sporządzeniem przez CPiTT UZ opinii z zakresu informatyki na których Beneficjent opiera swoje stanowisko w sprawie, mógł zaowocować wieloma zmianami, które w znaczny sposób mogły rzutować na prawidłową funkcjonalność „systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi”, a tym samym stanowisko wyrażone w opinii CPiTT UZ. Należy podkreślić, iż sporządzający opinie CPiTT UZ nie znał stanu wyjściowego „systemu do zarządzania wierzytelnościami masowymi”, poddanego kontroli przez IZ RPO WZ, a w każdym razie fakt ten nie znalazł odzwierciedlenia w treści opinii CPiTT UZ.
W nawiązaniu do powyższego IZ RPO WZ wskazuje, iż Beneficjent wykorzystał środki przekazane mu na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-255/09-00 niezgodnie z procedurami obowiązującymi w ramach RPOWZ. Zaznaczyć należy, iż przystąpienie Beneficjenta do ubiegania się o dofinansowanie oznacza m.in. akceptację obowiązujących wytycznych dla wnioskodawców oraz innych norm wynikających z dokumentacji konkursowej oraz przepisów prawa. Skorzystanie z możliwości dofinansowania nie jest obowiązkiem. Wnioskodawcy w opinii których uregulowania wynikające z w/w dokumentów, bądź przepisów prawa są zbyt rygorystyczne nie muszą składać wniosków aplikacyjnych czy podpisywać umowy o dofinansowanie. Podpisując umowę o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się do ich przestrzegania i postępowania zgodnie z ich literą. Zasady konkursu określone w regulaminie są jednakowe
dla wszystkich i nie mogą być zmieniane dla potrzeb poszczególnych Beneficjentów, a każdy przystępując do konkursu godzi się na te zasady.
Spełnienie przesłanki z art. 207 ust. 1 pkt 2 ufp skutkuje koniecznością odzyskania przez IZ RPO WZ środków w trybie postępowania administracyjnego. Zgodnie z treścią art. 207 ust. 9 ufp po bezskutecznym upływie terminu, określonego w wezwaniu Instytucja Zarządzająca wydaje decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków.