Zapytanie ofertowe

1.         Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego zwraca się z zapytaniem ofertowym w zakresie świadczenia usług brokerskich na rzecz Samorządu Województwa Zachodniopomorskiego.

2.         Broker Ubezpieczeniowy zobowiązany jest do wykonywania całokształtu czynności związanych z obsługą ubezpieczeniową Zleceniodawcy we wszystkich obszarach działalności gospodarczej Zleceniodawcy, w tym działalności inwestycyjnej i operacyjnej oraz innych przedsięwzięciach związanych z ubezpieczeniami w jakich uczestniczy Zleceniodawca, w tym także związanych z ubezpieczeniem działalności finansowej Zleceniodawcy.

3.         Warunki dopuszczające do składania ofert:

1)         Posiadanie uprawnień do wykonywania działalności lub czynności określonej w przedmiocie i zakresie świadczenia usług brokerskich wymaganych powszechnie obowiązującymi przepisami

2)         Posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowanie potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania usług brokerskich, tj.:

a)   Wykazanie doświadczenia w obsłudze w zakresie świadczenia usług brokerskich na rzecz podmiotów publicznych w ostatnich 5 latach w szczególności obsługi samorządu województwa;

b)   Wykazanie dysponowania kadrą pracowników niezbędnych do realizacji czynności brokerskich zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz wykazanie posiadanych przez nich kwalifikacji uprawniających do wykonywania czynności brokerskich, z wykazaniem lat doświadczenia w wykonywaniu czynności brokerskich oraz zgłoszonych do rejestru brokerów ubezpieczeniowych prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego;

c)   Wykazanie posiadania doświadczenia w zakresie obsługi projektów finansowanych z funduszy Unii Europejskiej np. RPO, WPROW, POIiŚ itp.;

d)   Wykazanie doświadczenia w zakresie likwidacji szkód z zakresu ubezpieczenia casco autobusów szynowych

e)   Wykazanie osób świadczących na rzecz brokera obsługę prawną oraz przedstawienie listy  współpracujących z brokerem ekspertów w zakresie niezbędnym do realizacji usługi brokerskiej. Wskazane osoby powinny potwierdzić wykonywanie usług poprzez złożenie stosownego oświadczenia.

3)         Prowadzenie nieprzerwanej działalności brokerskiej na polskim rynku ubezpieczeniowym od minimum 10 lat (licząc od dnia otrzymania zezwolenia do dnia składania oferty)

4.         Do oferty brokerskiej należy załączyć następujące informacje i dokumenty

1)         Wskazanie adresu jednostki organizacyjnej brokera przeznaczonej do obsługi Samorządu Województwa;

2)         Wykazanie, że broker znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie usług brokerskich poprzez złożenie następujących dokumentów:

a)   aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,

b)   aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

c)   aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu,

d)   polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności z wykazaniem sumy gwarancyjnej;

e)   wykaz osób zatrudnionych u Oferenta, legitymujących się zdanym egzaminem na prowadzenie działalności brokerskiej wraz z zaświadczeniami o zdanym egzaminie brokera

f)    wykaz postępowań, które wykonawca przeprowadził w ciągu 3 lat przed upływem terminu składania ofert, których efektem był wybór ubezpieczyciela dla ubezpieczenia majątkowego lub komunikacyjnego lub odpowiedzialności cywilnej wraz z referencjami potwierdzającymi należyte przeprowadzenie ww postępowań

g)   opis koncepcji współpracy z zamawiającym, przybliżający jej sposób i wyjaśniający przydatność proponowanych rozwiązań dla Zamawiającego w zakresie każdego rodzaju ubezpieczeń – maksymalnie na 15 stronach formatu A4.

5.     Broker zobowiązany jest przedstawić projekt proponowanej umowy brokerskiej

                6.     Województwo Zachodniopomorskie nie dopuszcza udziału w konkursie konsorcjum firm brokerskich.

7. Zakres i przedmiot usług po podpisaniu umowy będzie obejmował

1)       Identyfikację ryzyk ubezpieczeniowych Zleceniodawcy, przez którą rozumiana jest:

           a)     analiza techniczna majątku:

b)    analiza historyczna zdarzeń losowych i awaryjności,

c)     identyfikacja oraz oszacowanie skutków finansowych poszczególnych ryzyk podlegających ocenie,

d)    ocena opłacalności zidentyfikowanych ryzyk w ramach dostępnego rynku ubezpieczeniowego,

e)     przygotowanie propozycji zakresu ubezpieczenia.

2)      Czynności pośrednictwa w zawarciu umowy ubezpieczenia, przez które rozumiane są:

a)     określenie przedmiotu zamówienia publicznego lub przetargu w rozumieniu prawa cywilnego;

b)    przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia i istotnych warunków umowy ubezpieczeniowej;

c)     wsparcie eksperckie na etapach analizy, oceny ofert i przy wyborze ubezpieczyciela;

d)    przygotowanie umów ubezpieczeniowych,

e)     wdrożenie i wykonanie umów ubezpieczeniowych, w tym szkolenie pracowników Zleceniodawcy;

3)         Czynności związane z wykonaniem umowy ubezpieczenia, przez które rozumiane są:

a)     bieżące zarządzanie ryzykiem ubezpieczeniowym,

b)    kwalifikacja i ocena zdarzeń losowych pod kątem zakresu ochrony ubezpieczeniowej,

c)     w razie uzasadnionej potrzeby powołanie na koszt Brokera Ubezpieczeniowego i przy akceptacji Zleceniodawcy bezstronnych ekspertów branżowych dla oceny technicznej zdarzenia losowego w tym przyczyn tego zdarzenia w celu ochrony interesu Zleceniodawcy.

4)         Czynności związane z likwidacją szkód, przez które rozumiane są:

a)     sformułowanie zakresu roszczenia,

b)    przygotowanie kompletnej dokumentacji szkodowej i wezwanie ubezpieczyciela do wypłaty odszkodowania,

c)     w przypadku sporu z ubezpieczycielem prowadzenie korespondencji i negocjacji z ubezpieczycielem,

d)    kompleksowa obsługa roszczeń kierowanych do Zleceniodawcy zarówno przez osoby trzecie, jak i przez partnerów gospodarczych w ramach zawieranych umów.

8.         Sposób wyboru wykonawcy

1.         Wybory wykonawcy dokona Komisja powołana przez Zamawiającego.

2.         Prowadzone postępowanie jest jawne jednak Komisja będzie wykonywała swoje czynności na posiedzeniach zamkniętych.

3.         Komisja bada czy Wykonawca składający ofertę spełnia warunki formalne.

4.         W toku badania złożonych ofert Komisja może żądać udzielenia wyjaśnień co do treści złożonej oferty oraz wezwać oferentów do ich uzupełnienia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie.

5.         Oferty, które będą spełniały warunki formalne będą poddane ocenie, na podstawie kryteriów wyboru podanych w pkt.9.   

6.         W przypadku ofert z jednakową liczbą punktów, decyduje glos przewodniczącego Komisji.

7.         Z posiedzeń Komisji będzie sporządzony protokół.

9.         Kryteria wyboru

Kryterium 1

Wykonawca, który posiada siedzibę lub oddział jednostki organizacyjnej w Szczecinie otrzyma maksymalną liczbę punktów tj. 10. Wykonawca, który nie posiada siedziby lub oddziału jednostki w Szczecinie nie otrzyma punktów.

Kryterium 2

Wykonawca, który wykaże najwyższą liczbę usług brokerskich świadczonych na rzecz podmiotów publicznych z wyłączeniem Samorządu Województwa otrzyma maksymalną liczbę punktów, tj. 10. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Wykonawca, który wykaże najwyższą liczbę usług brokerskich świadczonych na rzecz Samorządu Województwa otrzyma maksymalną liczbę punktów, tj. 10. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Kryterium 3

Wykonawca, który wykaże najwyższą liczbę pracowników niezbędnych do realizacji czynności brokerskich otrzyma maksymalną liczbę punków tj. 10. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Kryterium 4

Wykonawca, który wykaże najwyższą liczbę obsługiwanych projektów finansowanych z funduszy RPO otrzyma maksymalną liczbę punktów tj. 30. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Kryterium 5

Wykonawca, który wykaże najwyższą liczbę zlikwidowanych szkód z zakresu ubezpieczenia casco autobusów szynowych otrzyma maksymalną liczbę punktów tj. 30. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Kryterium 6

Wykonawca, który wykaże najwyższą liczbę osób świadczących na jego rzecz usługi obsługi prawnej otrzyma najwyższą liczbę punktów tj. 5. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Wykonawca, który wykaże najwyższą liczbę ekspertów branżowych współpracujących z Wykonawcą otrzyma najwyższą liczbę punktów tj. 5. pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Kryterium 7

Wykonawca, który przedstawi polisę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności z wykazaną najwyższą sumą gwarancyjną otrzyma maksymalną liczbę punktów tj. 20. Pozostali Wykonawcy otrzymają proporcjonalnie mniej punktów.

Kryterium 8

Wykonawca, który prowadzi działalność brokerską licząc od dnia otrzymania zezwolenia do dnia złożenia oferty (potwierdzone oświadczeniem oraz zezwoleniem organu nadzoru na prowadzenie działalności brokerskiej)

a)     od 10 lat do 12 lat – 5 pkt

b)    powyżej 12 lat do 15 lat – 10 pkt

c)     powyżej 15 lat – 15 pkt

Kryterium 9

Liczba zatrudnionych przez Wykonawcę pracowników na podstawie umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych posiadających uprawnienia do wykonywania czynności brokerskich - wg stanu na dzień ogłoszenia Konkursu (potwierdzone wykazem osób i kserokopiami zaświadczeń o zdanym egzaminie na Brokera):

a)     do 3 brokerów - 1 pkt,

b)    od 4 do 6 brokerów - 5 pkt,

c)     7 i więcej brokerów - 15 pkt,

Kryterium 10

Liczba postępowań, które Wykonawca przeprowadził w ciągu 3 lat przed upływem terminu składania ofert, których efektem był wybór ubezpieczyciela dla ubezpieczenia majątkowego lub komunikacyjnego lub odpowiedzialności cywilnej, przeprowadzonych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych o wartości powyżej 30.000 euro (potwierdzone wykazem wraz z danymi adresowymi jednostek na rzecz, których przeprowadzone zostały postępowania oraz referencjami potwierdzającymi należyte przeprowadzenie ww. postępowań):

               a) nie przeprowadzenie żadnego postępowania - 0 pkt

               b) 1- 10 postępowań - 5 pkt

               c) 11- 20 postępowań - 10 pkt,

           Kryterium 11

Opis koncepcji współpracy z Zamawiającym w toku realizacji obsługi brokerskiej.

W ramach oceny kryterium, Komisja dokona analizy opracowanej przez oferenta w formie pisemnej, koncepcji dotyczącej założeń i zasad obsługi brokerskiej Zamawiającego.

Członkowie Komisji będą brali pod uwagę między innymi zaproponowane rozwiązania dotyczące zasad komunikacji pomiędzy brokerem a Zamawiającym oraz sposób organizacji pracy przedstawicieli brokera w zakresie obsługi Zamawiającego. Członkowie Komisji będą brali pod uwagę kompletność zaproponowanych rozwiązań i ich spójność. Ocenie podlegać będzie adekwatność proponowanych w koncepcji rozwiązań do potrzeb Zamawiającego oraz ich dostosowanie do specyfiki jego działalności. Koncepcja winna wskazywać opis założeń dotyczących współpracy pomiędzy Zamawiającym a brokerem w toku przygotowania i realizacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, zawierania umów ubezpieczeniowych i ich wdrożenia a także przygotowania pracowników Zamawiającego do ich realizacji. 

Członkowie Komisji będą brali pod uwagę zaproponowane rozwiązania pozwalające ubiegać się o środki z funduszy prewencyjnych oraz przewidywane wsparcie w procesie ich pozyskania
i wykorzystania.

Głównym kryterium oceny koncepcji będzie zapewnienie przez brokera minimalizacji ryzyka związanego z wystąpieniem i likwidacją szkód obsługiwanych w oparciu o posiadane przez Zamawiającego umowy ubezpieczeń.

Każdy z członków Komisji dokona indywidualnej oceny koncepcji przyznając maksymalnie  50 punktów.

10.       Oferty należy składać w terminie do dnia 18 kwietnia  2016 r. w wersji papierowej na adres:

Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego

Wydział Administracyjny

Ul. Korsarzy 34

70 – 540 Szczecin

lub   w wersji elektronicznej na adres e-mail: asobczak@wzp.pl [1]

11.       W przypadku jakichkolwiek pytań proszę się kontaktować z panią Anną Sobczak, tel. 91 4 807 212.

12.       Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania do zawarcia umowy oraz oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Zapytanie nie stanowi również podstawy do roszczeń dotyczących zawarcia umowy

UWAGA

Zmiana terminu skladania ofert. Zamawiający informuje, że dokonał zmiany terminu skladania oefrt. Oferty nalezy skladać do dnia 22.04.2016 r.

ODPOWIEDZI NA PYTANIA WYKONAWCÓW

Znak sprawy: WA-II.253.1.2016.AS

Dotyczy: zapytania ofertowego w zakresie świadczenia usług brokerskich na rzecz Samorządu Województwa Zachodniopomorskiego.

Odpowiedzi na pytania Wykonawców

Pytanie 1:

Zamawiający wskazał w pkt. 3 ppkt 3) zapytania ofertowego, jako warunek dopuszczający do składania ofert, wymóg prowadzenia działalności brokerskiej na polskim rynku ubezpieczeniowym od minimum 10 lat licząc od dnia otrzymania zezwolenia do dnia składania oferty.

Prosimy o udzielenie odpowiedzi, czy Zamawiający uzna za spełnienie warunku, w sytuacji prowadzenia działalności brokerskiej na polskim rynku ubezpieczeniowym od ponad 17 lat, przy czym wskazany okres obejmuje 10 lat prowadzenia działalności w formie jednoosobowej, a następnie 7 lat w formie spółki z o.o., która przejęła cały portfel klientów, będąc sukcesorem działalności jednoosobowej. W przypadku zaakceptowania przez Zamawiającego wskazanej sytuacji, broker przedłoży dwa zezwolenia na prowadzenie działalności brokerskiej, w tym: zezwolenie Państwowego Urzędu Nadzoru Ubezpieczeń wydane dla działalności jednoosobowej oraz zezwolenie Komisji Nadzoru Finansowego zezwalające na prowadzenie działalności brokerskiej dla spółki z o.o..

Odpowiedź:

W przypadku, gdy okres prowadzenia działalności brokerskiej przez Wykonawcę jest dłuższy niż 10 lat, licząc od dnia uzyskania zezwolenia Zamawiający uzna, że warunek został spełniony jeżeli Wykonawca wykaże, że ewentualne zmiany nie maja charakteru podmiotowego i wynikają ze zmiany formy  prowadzonej działalności przy jednoczesnym wykazaniu, że osoba wykonująca działalność brokerską w podmiocie powstałym w wyniku przekształcenia jest członkiem zarządu, rady nadzorczej lub większościowym udziałowcem.

Pytanie nr 2

Zgodnie z treścią pkt. 7 ust. 3 lit. c) treść umowy brokerskiej podpisanej z wybranym Oferentem winna zawierać zapis o powołaniu na koszt Brokera bezstronnych ekspertów dla oceny technicznej zdarzenia losowego w celu ochrony interesu Zleceniodawcy. Takimi osobami Mentor S.A. dysponuje na podstawie umowy o pracę (specjaliści z zakresu likwidacji szkód z OC, szkód majątkowych lub osobowych itp. zatrudnieni w Biurze Likwidacji Szkód i Analizy Ubezpieczeniowej Mentor S.A.). Prowadzą one proces szkodowy od momentu zgłoszenia zdarzenia losowego, aż do wypłaty odszkodowania, a w przypadku poważnej szkody uczestniczą w oględzinach miejsca szkody wraz z pracownikami zakładu ubezpieczeń. Czy w związku z tym można uznać ten fakt za zabezpieczający w wystarczającym stopniu interes Zamawiającego i nie wymaga on dodatkowego zapisu w umowie brokerskiej w przypadku decyzji o wyborze Mentor S.A. na brokera przez Zamawiającego?

Odpowiedź

Broker Ubezpieczeniowy działa w imieniu i na rzecz Ubezpieczającego, dlatego w celu zachowania przejrzystości i obiektywności przy ocenie technicznej zdarzenia losowego będzie w razie uzasadnionej potrzeby powoływał na swój koszt, przy akceptacji Zamawiającego, bezstronnych zewnętrznych ekspertów branżowych.

Pytanie nr 3

Zgodnie z treścią pkt. 7 ust. 4 lit. d) prosimy o doprecyzowanie, iż kompleksowa obsługa roszczeń dotyczy "roszczeń wynikających z umów ubezpieczenia zawartych za pośrednictwem brokera".

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że kompleksowa obsługa roszczeń dotyczy wszystkich umów ubezpieczenia zawieranych przez Zamawiającego, bez względu na to czy zostały zawarte za pośrednictwem brokera czy też bez jego udziału.