Uchwała Nr 1115/16 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego
z dnia  13 lipca 2016 r.

w sprawie podjęcia decyzji o zwrocie przez Beneficjenta – GuGuSystem Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Bohaterów Warszawy 11B w Szczecinie, środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00 zawartej w Szczecinie w dniu 30 grudnia 2010 r. na realizację projektu pn. „Podwyższenie pozycji konkurencyjnej GuGuSystem sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnych totemów mediowych” w kwocie 265 110,00 zł (słownie: dwieście sześćdziesiąt pięć tysięcy sto dziesięć złotych 00/100) wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych.

.

Na podstawie art. 25 pkt 1, art. 26 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 06 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2016 r. poz. 383 tekst jednolity), art. 207 ust. 1 pkt 2, ust. 2a i ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 tekst jednolity ze zm.) oraz art. 41 ust. 2 pkt 4 i art. 46 ust. 2 a ustawy z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2016 r. poz. 486  tekst jednolity)

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

1. Podejmuje się decyzję o zwrocie przez Beneficjenta – GuGuSystem Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Bohaterów Warszawy 11B w Szczecinie, środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00 zawartej w Szczecinie w dniu 30 grudnia 2010 r. na realizację projektu pn. „Podwyższenie pozycji konkurencyjnej GuGuSystem sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnych totemów mediowych” w kwocie 265 110,00 zł (słownie: dwieście sześćdziesiąt pięć tysięcy sto dziesięć złotych 00/100) wraz z odsetkami określonymi jak dla zaległości podatkowych.

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Zachodniopomorskiego.

§3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Beneficjent - GuGuSystem Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą przy ul. Kormoranów 43 w Szczecinie (zgodnie z wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 30 października 2015 r.: ul. Bohaterów Warszawy 11B w Szczecinie) - w dniu 30 grudnia 2010 r. zawarł z Województwem Zachodniopomorskim reprezentowanym przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego, pełniącym na podstawie art. 25 pkt 1 ustawy z dnia 06 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2016 r., poz. 383 tekst jednolity, zwanej dalej: uzppr) rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (zwanej dalej: IZ RPO WZ), umowę o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00 na realizację projektu pn. „Podwyższenie pozycji konkurencyjnej GuGuSystem sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnych totemów mediowych”.
Jak wskazano we wniosku o dofinansowanie, planowana do przeprowadzenia inwestycja polegająca na zakupie narzędzi przekazu informacji handlowych, innowacyjnego oprogramowania zarządzającego, oprogramowania do nieliniowej edycji obrazu oraz transfokatora ma na celu wprowadzenie do oferty przedsiębiorstwa nowych narzędzi marketingowych, co w konsekwencji przyczyni się do upozycjonowania przedsiębiorstwa GuGuSystem jako innowatora rynku marketingowego w kraju i zagranicą. Podano także, iż zakłada się przy tym osiągnięcie następujących wskaźników:
- produktu :
1) liczba nabytych nowych środków trwałych – wskaźnik ten Beneficjent miał realizować poprzez nabycie 31 nowych środków trwałych (totemy multimedialne 30 szt. i transfokator tj. obiektyw 1 szt.; z opinii o innowacyjności z dnia 22 czerwca 2010 r. stanowiącej załącznik do dokumentacji aplikacyjnej wynika, że Beneficjent planował nabycie totemów firmy iMedia multimedia systems, wykorzystujących nakładki dotykowe firmy 3M, część totemów miało być wyposażonych w kamery TruMedia i system iCapture) w 2011 r. Osiągnięcie wskaźnika miało być weryfikowane na podstawie zapisów ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
2) liczba nabytych wartości niematerialnych i prawnych – Beneficjent założył nabycie 2 wartości niematerialnych i prawnych (innowacyjne oprogramowanie do zarządzania kontentem 1 szt. i profesjonalne oprogramowanie do nieliniowej edycji obrazu 1 szt.) w 2011 r. Źródłem informacji na temat osiągnięcia tego wskaźnika miały być zapisy ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych;
- rezultatu:
1) liczba nowych miejsc pracy – stworzenie 4 nowych  miejsc pracy w 2011 r., co miało zostać zweryfikowane w oparciu o  umowy o pracę;
2) liczba nowych usług wprowadzonych w przedsiębiorstwie w wyniku realizacji projektu – konsekwencją realizacji projektu miało być wprowadzenie jednej nowej usługi (emisja reklam za pośrednictwem totemów multimedialnych) w 2011 r. Weryfikację wprowadzenia nowej usługi planowano na  podstawie oferty firmy;
3) liczba nowych produktów wprowadzonych w przedsiębiorstwie w wyniku realizacji projektu – Beneficjent planował wprowadzenie jednego nowego produktu (spoty reklamowe) w 2011 r. Źródłem informacji na temat osiągnięcia tego wskaźnika miała być oferty firmy.
Ponadto Beneficjent wskazał we wniosku o dofinansowanie, że o innowacyjności przyjętego przez Beneficjenta rozwiązania świadczyć będzie możliwość stałego monitorowania oglądalności przy udziale programu zarządzającego i kamer stanowiących wyposażenie dodatkowe części planowanych do zakupu totemów. Ponadto część totemów miała być wyposażona w system umożliwiający dotykową nawigację, co miało pozwolić na przeglądanie zawartych treści wedle preferencji użytkownika. Kamera miała być nie tylko zdolna do liczenia osób, które oglądają reklamę, lecz także do rozpoznania ich wieku, płci w celu aktywnego dopasowania treści reklamowej. Ponadto miała umożliwiać przebadanie efektywności produktu reklamowego - pozwolić liczyć średni czas oglądania reklamy przez grupy widzów. Wszystkie działania miały być przeprowadzane w sposób automatyczny przy poszanowaniu prywatności widzów.
Poza tym według zapisów wniosku o dofinansowanie, ważną cechą charakterystyczną przedsięwzięcia miał być jego niestacjonarny charakter. Sieci urządzeń miały być instalowane tymczasowo w różnych lokalizacjach, takich jak: targi wystawiennicze, imprezy masowe czy kurorty turystyczne w szczytach ich sezonów.
W związku ze złożeniem przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową a tym samym zadeklarowaniem zakończenia realizacji projektu, IZ RPO WZ pismem z dnia 06 lipca 2015 r. zawiadomiła Beneficjenta o kontroli planowej realizacji projektu (kontrola dokumentów w siedzibie Wydziału Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego, zwanego dalej: WWRPO) wyznaczonej w dniach 23-24 lipca 2015 r. Tym samym zobowiązano Beneficjenta do dostarczenia do dnia 23 lipca 2015 r. do WWRPO dokumentów związanych z zakresem kontroli (którym objęte było ustalenie stanu realizacji projektu pod względem rzeczowym i finansowym, zgodności faktycznej realizacji z zapisami umowy o dofinansowanie, prawidłowości poniesienia wydatków i wywiązywania się z obowiązków nałożonych umową o dofinansowanie, a także stosowania obowiązujących przepisów prawa krajowego i wspólnotowego), szczegółowo określonych w w/w piśmie z dnia 06 lipca 2015 r., uprzedzając jednocześnie o możliwości przeprowadzenia kontroli w miejscach lokalizacji nabytych w ramach projektu, składników majątku.
W nawiązaniu do zawiadomienia o planowanym terminie kontroli projektu nr WND-RPZP.01.01.03-052/10, pismem z dnia 13 lipca 2015 r. Beneficjent zwrócił się z prośbą o zmianę terminu przeprowadzenia czynności kontrolnych i wyznaczenie kontroli po dniu 10 sierpnia 2015 r. Powyższe umotywowano trwającym okresem urlopowym oraz brakiem możliwości zapewnienia w wyznaczonym przez IZ RPO WZ terminie obecności osób odpowiedzialnych za realizację projektu, w tym z uwagi na zagraniczny pobyt w delegacji Pana Tomasza Chrabąszcza (prokurenta), który wyraził chęć uczestniczenia w czynnościach kontrolnych. 
Na pisemną prośbę Beneficjenta z dnia 13 lipca 2015 r. czynności kontrolne zostały przełożone na termin 12 13 sierpnia 2015 r., o czym Beneficjenta poinformowano pismem z dnia 17 lipca 2015 r. Ponadto we wspomnianym piśmie IZ RPO WZ wskazała na konieczność przygotowania i dostarczenia w dniu 12 sierpnia 2015 r. do siedziby WWRPO dokumentów związanych z zakresem kontroli zgodnie z pismem IZ RPO WZ dnia 06 lipca 2015 r., zastrzegając możliwość przeprowadzenia kontroli w miejscach lokalizacji składników majątku nabytych w ramach projektu. Żądane przez IZ RPO WZ dokumenty zostały przedłożone przez Beneficjenta, jednakże w niepełnym zakresie m.in. nie przedstawiono dokumentów sprzedaży, które potwierdzałyby wprowadzenie nowego produktu (spot reklamowy) i sprzedaży nowej usługi w postaci emisji reklam.
W związku z powyższym w dniu 17 sierpnia 2015 r. IZ RPO WZ skierowała do Beneficjenta zawiadomienie o zaplanowanej na dzień 20 sierpnia 2015 r. kontroli doraźnej projektu nr WND-RPZP.01.01.03-052/10 (kontrola na miejscu). W/w pismem zwrócono się również o bezzwłoczne przesłanie na wskazany adres e-mail aktualnych lokalizacji, nabytych w ramach projektu, składników majątku.
W odpowiedzi na powyższe Beneficjent w piśmie z dnia 18 sierpnia 2015 r. (nadanym przesyłką kurierską dnia 19 sierpnia 2015 r., doręczonym do WWRPO dnia 20 sierpnia 2015 r.) wskazał, że podczas prac związanych z modernizacją totemów multimedialnych, wykonawca G. sp. z o.o. spostrzegł, iż w przekazanych mu urządzeniach występuje wada, w związku z czym odmówił dalszej realizacji prac modernizacyjnych z uwagi na ryzyko ewentualnej odpowiedzialności gwarancyjnej za wady tkwiące uprzednio w urządzeniach. W toku negocjacji Beneficjenta z wykonawcą prac modernizacyjnych ustalono, że koniecznym jest zwrócenie się do producenta urządzeń celem usunięcia stwierdzonych wad. W dniu 29 czerwca 2015 r. urządzenia zostały przekazane do dostawców w celu dokonania niezbędnych poprawek. W wyniku negocjacji ustalono, że wady zostaną usunięte w nieprzekraczalnym terminie do dnia 20 września 2015 r., a następnie zwrócone do podmiotu wykonującego modernizację G. sp. z o.o. Beneficjent poinformował również, iż po otrzymaniu zawiadomienia o wizycie kontrolnej zwrócił się z prośbą do dostawców urządzeń o umożliwienie dostępu do nich w dniu kontroli, jednakże nie uzyskał takiej zgody. Dostawca wyraził jedynie zgodę na przyjęcie kontroli w swoim biurze mieszczącym się przy ul. Gżegżółki 11 w Warszawie i pokazanie pojedynczych egzemplarzy totemów, jak i nowych prototypów obudów. Okoliczność wykrycia wad w urządzeniach, odesłanie ich do dostawców oraz brak ich zgody na dostęp do urządzeń, Beneficjent postrzega jako wystąpienie siły wyższej. Reasumując, Beneficjent wskazał, iż prezentacja osiągnięć projektu, w szczególności oprogramowania, będzie najbardziej właściwa w nowej siedzibie biura handlowego spółki GuGuSystem w Poznaniu przy ul. Źródlanej 4. Jednocześnie Beneficjent zwrócił się z prośbą o wyznaczenie kolejnego terminu wizyty kontroli po dniu 20 września 2015 r. Powyższe uzasadniono faktem, iż wówczas urządzenia zostaną zwrócone do G. sp. z o.o. tj. podmiotu, który miał przeprowadzić ich modernizację, w celu jej ukończenia.
Szczegółowo wyniki przeprowadzonej w dniach 12-13 sierpnia 2015 r. w siedzibie WWRPO kontroli na dokumentach oraz kontroli doraźnej przeprowadzonej w dniu 20 sierpnia 2015 r. pod adresem ul. Źródlana 4 w Poznaniu, zostały odzwierciedlone w przekazanym Beneficjentowi pismem z dnia 02 października 2015 r. protokole pokontrolnym. W tym miejscu należy dodać, iż przedkładając osobiście część (m.in. nie przedłożono dokumentów sprzedaży, które potwierdzałyby świadczenie nowej usługi/wprowadzenie nowego produktu) dokumentów wymaganych do przeprowadzenia przez IZ RPO WZ kontroli planowej, Pan Tomasz Chrabąszcz (prokurent GuGuSystem sp. z o.o.) ustnie oświadczył, że totemy multimedialne znajdują się w Warszawie i są modernizowane przez G. sp. z o.o., natomiast pozostałe składniki majątku nabyte w ramach projektu (tj. wartości niematerialne i prawne oraz transfokator) znajdują się w Poznaniu przy ul. Źródlanej 4. Na potwierdzenie oświadczenia dotyczącego totemów prokurent przedstawił umowę na modernizację i przygotowanie pod rozbudowę kiosków multimedialnych „TOTEMAT” z dnia 09 lutego 2015 r. zawartą pomiędzy GuGuSystem sp. z o.o. a G. sp. z o.o. Dodatkowo przedstawił dokumentację fotograficzną, przy czym nie pozwalała ona na identyfikację urządzeń oraz miejsca ich lokalizacji. Przedłożone fotografie przedstawiały jedynie pojedyncze oznaczenia numeryczne. Poza tym Beneficjent dostarczył do siedziby WWRPO płytę zawierającą dokumentację prezentującą działanie aplikacji GUGU SYSTEM, która wskazywała na wykorzystywanie aplikacji również przez pracownika, który w świetle dokumentów przedłożonych przez Beneficjenta w związku z prowadzoną przez IZ RPO WZ w dniach 12-13 sierpnia 2015 r. kontrolą nie był pracownikiem Beneficjenta. Mając na uwadze powyższe, w trakcie kontroli planowej poinformowano prokurenta, iż w najbliższych dniach zostanie wyznaczony termin kontroli doraźnej w Poznaniu i w Warszawie, o czym Beneficjent zostanie również poinformowany stosownym pismem.
Warto wskazać, iż podczas czynności kontrolnych przeprowadzonych dnia 20 sierpnia 2015 r. w Poznaniu przy ul. Źródlanej 4 Beneficjent nie okazał żadnego z totemów multimedialnych, co znalazło odzwierciedlenie w protokole pokontrolnym. Wskazano też, że spośród wszystkich środków trwałych nabytych w ramach projektu okazano jedynie transfokator (obiektyw). W trakcie przeprowadzonej dnia 20 sierpnia 2015 r. kontroli doraźnej w Poznaniu zaprezentowane zostało oprogramowanie do zarządzania kontentem, jednakże (o czym szerzej w dalszej części uzasadnienia) nie można było potwierdzić czy Beneficjent zaprezentował rzeczywiście oprogramowanie zakupione w ramach projektu oraz czy faktycznie korzysta ze wspomnianego oprogramowania. Nie można też było potwierdzić czy Beneficjentowi została przekazana całość autorskich praw majątkowych do dzieła, gdyż Beneficjent nie okazał protokołów przekazania dzieła. Należy też dodać, iż w trakcie kontroli doraźnej, zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej przez Beneficjenta do zakupu oprogramowanie do nieliniowej edycji obrazu nie zostało zaprezentowane.
Należy też wspomnieć, iż w protokole zawarto zapis informujący o tym, iż na dzień 15 października 2016 r. planowana jest kolejna kontrola doraźna, w związku z czym Beneficjent został wezwany do wskazania do dnia 09 października 2015 r. na podany adres e-mail miejsca, w którym przeprowadzona zostanie modernizacja totemów oraz wskazania miejsca/miejsc, w których będzie można w dniu kontroli doraźnej dokonać oględzin nabytych w ramach projektu, wartości niematerialnych i prawnych.
O zaplanowanej na dzień 15 października 2015 r. kolejnej kontroli doraźnej realizacji projektu (kontrola na miejscu), zawiadomiono Beneficjenta również pismem z dnia 30 września 2015 r. (które zostało odebrane w dniu 05 października 2015 r. przez Panią A.G.), zwracając się z ponowną prośbą o przesłanie aktualnych lokalizacji nabytych w ramach projektu składników majątku. Beneficjenta pouczono przy tym, że nie niewskazanie miejsca/miejsc, w których znajdują się wszystkie zakupione w ramach projektu składniki majątku potraktowane zostanie jako utrudnianie przeprowadzenia czynności kontrolnych. Ponieważ Beneficjent w wyznaczonym terminie nie przesłał informacji wskazujących na lokalizację składników majątku nabytych w ramach projektu, podjęta została decyzja o przeprowadzeniu kontroli doraźnej w Warszawie przy ul. Gżegżółki 11 (miejsce podane przez Beneficjenta jako adres do korespondencji oraz siedziba G. sp. z o.o., czyli podmiotu wykonującego modernizację totemów, które miały być już w jego posiadaniu po dniu 20 września 2015 r.).
W dniu 15 października 2015 r., zgodnie z przesłanym Beneficjentowi zawiadomieniem, przystąpiono do kontroli doraźnej w Warszawie przy ul. Gżegżółki 11. Z uwagi na fakt, iż w w/w miejscu nie było osoby upoważnionej do kontaktu/reprezentowania Beneficjenta, nie okazano nabytych w ramach projektu urządzeń, a obecna na miejscu Pani A.G. (dane personalne przekazane zostały członkom zespołu kontrolującego ustnie) poinformowała, że adres przy ulicy Gżegżółki 11 dla GuGuSystem sp. z o.o. jest wyłącznie adresem korespondencyjnym, czynności kontrolne zakończono. Należy zaznaczyć, iż w dniu 15 października 2015 r., lecz już po wizycie zespołu kontrolującego pod adresem siedziby wykonawcy modernizacji totemów (będącym jednocześnie adresem do korespondencji Beneficjenta, tj. Gżegżółki 11 w Warszawie), za pośrednictwem poczty elektronicznej, przesłano pismo z dnia 14 października 2015 r. informujące o braku osoby mogącej reprezentować Beneficjenta w trakcie zaplanowanej kontroli doraźnej. W w/w piśmie powołano się na okoliczność wystąpienia siły wyższej. Fakt ten argumentowano rezygnacją prezesa zarządu Pana Jerzego Chrabąszcza ze sprawowanej funkcji złożoną dnia 14 października 2015 r. (tj. w przeddzień ostatniej kontroli doraźnej), zwolnieniem lekarskim koordynatora projektu oraz brakiem możliwości zapewnienia udziału w kontroli prokurenta Pana Tomasza Chrabąszcza zamieszkującego poza granicami kraju. Beneficjent podał, iż zamierza w możliwie najkrótszym czasie zwołać zgromadzenie wspólników i powołać nowy zarząd. Beneficjent zadeklarował, że dołoży wszelkich starań w celu umożliwienia przeprowadzenia w przyszłości kontroli i zwrócił się z prośbą o wskazanie kolejnego terminu kontroli po dniu 30 października 2015 r. Beneficjent nadał również w/w pismo, korzystając z usługi przesyłki kurierskiej, dnia 15 października 2015 r. (wpływ do WWRPO dnia 15 października 2015 r.).
Następnie w dniu 27 października 2015 r. Beneficjent złożył kolejne pismo (datowane na dzień 26 października 2015 r.), w którym powołując się na pismo z dnia 17 września 2015 r. (prawdopodobna pomyłka pisarska - Beneficjent przedkładał pismo z dnia 18 sierpnia 2015 r.) wskazuje, że informował o zmianie miejsca magazynowania środków trwałych zakupionych w ramach projektu oraz próbował skontaktować się z osobą dokonującą czynności kontrolne. Ponadto przypomniał, iż zgłaszał problemy związane z brakiem osób zaangażowanych w realizację projektu, których obecność umożliwiałaby pełną prezentację osiągnięć projektu. Jednocześnie zwrócono się  prośbą o wskazanie kolejnego terminu kontroli.
Pismem z dnia 23 grudnia 2015 r. IZ RPO WZ przesłała Beneficjentowi dwa egzemplarze protokołu pokontrolnego z kontroli doraźnej projektu nr WND-RPZP.01.01.03-052/10 przeprowadzonej w dniu 15 października 2015 r. celem ich podpisania i odesłania jednego egzemplarza w terminie 14 dni roboczych od daty potwierdzenia otrzymania pisma. Jednocześnie zwrócono się z prośbą o odesłanie egzemplarza protokołu pokontrolnego (dot. kontroli przeprowadzonej w dniach 12-13 sierpnia 2015 r. w siedzibie WWRPO oraz dnia 20 sierpnia 2015 r. w Poznaniu) przesłanego pismem z dnia 02 października 2015 r. Należy dodać, iż wyniki czynności kontrolnych przedstawione w przekazanym Beneficjentowi protokole zawierały również odniesienie się do złożonych przez Beneficjenta w dniach 15 i 27 października 2015 r. pism – uznano powoływane przez Beneficjenta okoliczności usprawiedliwiające brak okazania infrastruktury za nieprzekonujące. Wskazano także m.in., iż brak możliwości przeprowadzenia oględzin oraz dokonania demonstracji wyposażenia z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta nie pozwoliło stwierdzić czy Beneficjent jest rzeczywiście w posiadaniu urządzeń i oprogramowania wskazanego w dokumentacji oraz czy dysponuje nimi w sposób zgodny z założeniami dokumentacji aplikacyjnej i umowy o dofinansowanie.
W związku z wykorzystaniem środków przekazanych na realizację projektu z naruszeniem obowiązujących w ramach RPO WZ procedur, IZ RPO WZ w piśmie z dnia 06 kwietnia 2016 r. wezwała Beneficjenta do zwrotu środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w wysokości 265 110,00 zł wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków. Z uwagi na bezskuteczny upływ terminu wskazanego w w/w wezwaniu, z dniem 25 kwietnia 2016 r. wobec Beneficjenta wszczęte zostało z urzędu postępowanie administracyjne w przedmiocie zwrotu środków przyznanych w ramach umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00.
Środki publiczne przeznaczone na wykonywanie projektów realizowanych w ramach programów finansowych ze środków europejskich mają charakter bezzwrotny i powinny być wykorzystywane zgodnie z prawem, obowiązującymi procedurami, a także ściśle z celem, na który zostały przekazane.
Stosownie do treści art. 60 lit. b rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 (zwanego dalej: rozporządzeniem nr 1083/2006) z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, IZ RPO WZ odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w  szczególności za weryfikację, że współfinansowane towary i usługi są dostarczone oraz że wydatki zadeklarowane przez Beneficjentów na operacje zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi. Zgodnie zaś z brzmieniem art. 13 ust. 2 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 08 grudnia 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia nr 1083/2006, weryfikacje przeprowadzane przez IZ RPO WZ zgodnie z art. 60 lit. b rozporządzenia nr 1083/2006 dotyczą stosownie do potrzeb aspektów formalnych, finansowych, technicznych i rzeczowych operacji. Weryfikacje te mają na celu upewnienie się, że zadeklarowane wydatki zostały rzeczywiście poniesione, towary i usługi zostały dostarczone zgodnie z decyzją o dofinansowaniu, wnioski o płatność składne przez Beneficjentów są prawidłowe oraz że operacja i wydatki są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
Jedną z kompetencji, a zarazem obowiązków ustawowych IZ RPO WZ jest prowadzenie kontroli realizacji poszczególnych projektów w ramach RPO WZ, a także w oparciu o art. 26 ust. 1 pkt 15 uzppr, odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi, w tym wydawanie decyzji o zwrocie środków przekazanych na realizację programów, projektów lub zadań, o której mowa w przepisach ufp.
Zgodnie z art. 207 ust. 1 ufp, w przypadku, gdy środki przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich są wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184, podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w ust. 9, na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy.
Co istotne w niniejszej sprawie, Beneficjent obowiązany był poddać się kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu, przeprowadzanej przez instytucję zarządzającą, instytucję pośredniczącą, instytucję wdrażającą, instytucję certyfikującą, instytucję audytową, przedstawicieli Komisji Europejskiej oraz inne instytucje uprawnione do przeprowadzenia kontroli na podstawie odrębnych przepisów (art. 35e ust. 1 uzppr). Obowiązany jest on udostępnić podmiotom, o których mowa powyżej, dokumenty związane z realizacją projektu, zapewnić dostęp do pomieszczeń i terenów, na których jest lub był realizowany projekt, dostęp do systemu teleinformatycznego i wszystkich dokumentów informatycznych związanych z zarządzaniem projektem oraz udzielać wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu (art. 35e ust. 4 uzppr).
Również zgodnie z § 12 ust. 1 umowy o dofinansowanie, Beneficjent winien poddać się kontroli na miejscu w zakresie prawidłowości realizacji projektu dokonywanej przez IZ RPO WZ, natomiast zgodnie z § 12 ust. 3 umowy Beneficjent winien zapewnić podmiotom przeprowadzającym kontrolę prawo do m.in.: 1) pełnego wglądu we wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne związane z realizacją projektu, przez cały okres ich przechowywania (…) oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów; 2) pełnego dostępu w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego projektu oraz 3) zapewnić obecność osób, które udzielą wyjaśnień dotyczących wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu. Jednocześnie należy wskazać, iż § 13 ust. 4 umowy o dofinansowanie stanowi, iż nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów, niezapewnienie pełnego dostępu, o którym mowa powyżej, a także niezapewnienie obecności osób, o których mowa w trakcie kontroli na miejscu realizacji projektu jest traktowane jako odmowa poddania się kontroli. Uprawnienia kontrolne określono również w Wytycznych dla wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach RPO WZ (zwanych dalej: Wytycznymi), które również obowiązują Beneficjenta (§ 19 ust. 1 umowy o dofinansowanie). Zgodnie z ich zapisami, każdy projekt będzie skontrolowany co najmniej raz, z reguły na zakończenie jego realizacji. Kontrole obejmują sprawdzenie całości dokumentacji finansowej i technicznej dotyczącej realizacji projektu oraz wizytację realizacji projektu na miejscu. W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu pojawiają się sygnały o wystąpieniu nieprawidłowości, IZ RPO WZ może przeprowadzić kontrolę doraźną.
Z przedstawionych regulacji wynika, iż kontrola projektu służy wypełnieniu obowiązku nałożonego na państwa członkowskie w zakresie weryfikacji prawdziwości i prawidłowości wydatkowania środków europejskich. Zakres uprawnień kontrolnych jest ściśle powiązany z obowiązkiem Beneficjenta poddania się czynnościom kontrolnym. Ocena projektu obejmuje nie tylko aspekty formalne i rachunkowe na podstawie przedłożonych dokumentów, wniosków lub wyjaśnień, lecz także odnosi się do rzeczywistej płaszczyzny realizacji przedsięwzięcia. Zadaniem IZ RPO WZ jest sprawdzenie czy po zakupieniu wszystkich towarów i usług przedsięwzięcie faktycznie funkcjonuje jako całość oraz czy stanowi realną wartość gospodarczą prowadzącą do osiągnięcia i utrzymania podstawowego określonego we wniosku o dofinansowanie celu przyznania dofinansowania. W przedmiotowej sprawie Beneficjent nie zobowiązał się jedynie do wykonania poszczególnych zadań projektu polegających na: zakupie totemów multimedialnych, zakupie innowacyjnego oprogramowania do zarządzania kontentem oraz profesjonalnego oprogramowania do nieliniowej edycji obrazu i transfokatora, ale również do osiągnięcia określonego rezultatu projektu czemu zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych miał służyć. Realizacja wskaźników produktu i rezultatu określonych we wniosku o dofinansowanie stanowiła środek służący do wdrożenia i utrzymania przez Beneficjenta na rynku - co najmniej przez okres trwałości projektu - jednej nowej usługi (emisji reklam) oraz jednego nowego produktu (spotu reklamowego). W ten zaś sposób Beneficjent miał zrealizować nadrzędny cel udzielenia dofinansowania tj. doprowadzić do wzrostu konkurencyjności GuGuSystem sp. z o.o. poprzez wdrożenie innowacyjnych totemów mediowych.
W analizowanej sprawie, Beneficjent nie przedstawiając wszystkich zaplanowanych do zakupu urządzeń, żądanych dokumentów związanych z realizacją projektu, jak i nie zapewniając obecności osób mogących udzielić wyjaśnień dotyczących projektu w trakcie wyznaczonych czynności kontrolnych, utrudnił realizację przez IZ RPO WZ jej uprawnień kontrolnych, a zatem naruszył zapisy przedstawionych powyżej regulacji. Z przyczyn leżących po stronie Beneficjenta (o czym szerzej w dalszej części uzasadnienia), niemożliwym było przeprowadzenie przez IZ RPO WZ całościowej oceny realizacji i funkcjonowania inwestycji. Z uwagi na brak możliwości kompleksowego przeprowadzenia oględzin oraz demonstracji wyposażenia niemożliwym było stwierdzenie czy Beneficjent jest rzeczywiście w posiadaniu urządzeń i oprogramowania wskazanego w dokumentacji oraz czy dysponuje nimi w sposób zgodny z założeniami dokumentacji aplikacyjnej i umowy o dofinansowanie. W związku z powyższym oraz nieprzedstawieniem przez Beneficjenta dokumentacji, do której przedłożenia był wzywany, niemożliwym było również stwierdzenie czy Beneficjent osiągnął cel projektu oraz zadeklarowane wskaźniki.
W tym miejscu w związku z faktem, iż na etapie prowadzonych czynności kontrolnych Beneficjent powoływał się na okoliczności usprawiedliwiające (przywołane we wcześniejszej części uzasadnienia), w jego ocenie, niemożność poddania się czynnościom kontrolnym w pełnym zakresie w terminie wskazanym przez organ, w szczególności okazania infrastruktury projektu, należy przypomnieć, iż już w Wytycznych zawarto informację o uprawnieniach kontrolnych IZ RPO WZ, którym odpowiada nałożony na Beneficjenta, z chwilą podpisania umowy o dofinansowanie, obowiązek poddania się takowej kontroli. Beneficjent jest obowiązany zapewnić IZ RPO WZ pełen wgląd we wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu, ponadto zapewnić pełen dostęp w szczególności do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacja dotycząca realizowanego projektu oraz zapewnić obecność osób, które udzielą wyjaśnień dotyczących wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu. Zatem niezależnie od prowadzenia bieżącej działalności gospodarczej Beneficjent winien wygospodarować czas i odpowiednio przygotować składniki majątkowe projektu celem przeprowadzenia przez IZ RPO WZ czynności kontrolnych. Z kolei w przedmiotowej sprawie Beneficjent, podejmując decyzję o przekazaniu wszystkich urządzeń multimedialnych do modernizacji, a następnie na skutek sugestii podmiotu modernizującego celem usunięcia wad stwierdzonych przez ten podmiot, pozbawił się możliwości korzystania z nich na dłuższy okres czasu, mimo świadomości ciążących na nim obowiązków, o których mowa powyżej. Co prawda nie można wykluczyć sytuacji losowych, niemożliwych do przewidzenia, jednakże w takich wypadkach to na Beneficjencie ciąży obowiązek wyznaczenia osób zastępujących lub wskazania alternatywnych rozwiązań, aby umożliwić IZ RPO WZ kompleksowe przeprowadzenie czynności kontrolnych. A zatem w przypadku sytuacji losowej to Beneficjent winien zapewnić obecność osób, które będą w stanie udzielić wyjaśnień związanych z realizacją projektu, tymczasem w dniu 15 października 2015 r. podczas czynności kontrolnych w Warszawie nie zastano przedstawiciela Beneficjenta. Ponadto Beneficjent winien w sytuacji, o której mowa powyżej, mając na uwadze obowiązek poddania się czynnościom kontrolnym, zaproponować taki sposób i termin, aby czynności kontrolne były realnymi do przeprowadzenia. Nadto winien choćby przedłożyć wszystkie żądane przez IZ RPO WZ dokumenty związane z realizacją projektu, czego nie uczynił.
Warto też dodać, iż IZ RPO WZ podjęła próbę dostosowania się do sytuacji Beneficjenta i wyraziła zgodę na przesunięcie terminu przeprowadzenia czynności kontrolnych. I tak należy przypomnieć, iż w odpowiedzi na zawiadomienie (pismo IZ RPO WZ z dnia 06 lipca 2015 r.) o kontroli planowej realizacji projektu w dniach 23-24 lipca 2015 r., Beneficjent pismem z dnia 13 lipca 2015 r. zwrócił się z prośbą o zmianę terminu czynności kontrolnych i wyznaczenie kontroli po dniu 10 sierpnia 2015 r. W/w umotywowano trwającym okresem urlopowym oraz brakiem możliwości zapewnienia w wyznaczonym przez IZ RPO WZ terminie obecności osób odpowiedzialnych za realizację projektu, w tym pobytem zagranicznym Pana Tomasza Chrabąszcza. W związku z powyższym czynności kontrolne zostały przełożone na termin 12 13 sierpnia 2015 r., o czym Beneficjenta poinformowano pismem z dnia 17 lipca 2015 r. Pomimo wyznaczenia terminu kolejnej kontroli w terminie wskazanym przez Beneficjenta tj. po dniu 10 sierpnia 2015 r., wnioski o przesunięcie czynności kontrolnych były przez Beneficjenta w dalszym ciągu ponawiane. Mianowicie pismem z dnia 18 sierpnia 2015 r. zwrócono się z prośbą o wskazanie kolejnego terminu kontroli po dniu 20 września 2015 r., zaś pismem z dnia 14 października 2015 r o wyznaczenie tego terminu po dniu 30 października 2015 r. O określenie kolejnego terminu celem przeprowadzenia czynności kontrolnych zwrócono się również w piśmie z dnia 26 października 2015 r.
Reasumując, choć jak już wskazywano w niniejszej decyzji Beneficjent dostarczył dokumentację żądaną przez IZ RPO WZ celem przeprowadzenia kontroli w siedzibie RPO WZ na dokumentach w dniach 12-13 sierpnia 2015 r., to była ona niepełna i nie pozwalała na potwierdzenie, iż projekt został zrealizowany zgodnie z umową o dofinansowanie, Wytycznymi i przepisami prawa. Poza tym dnia 20 sierpnia 2015 r. w trakcie kontroli w Poznaniu Beneficjent nie okazał wszystkich zakupionych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. A w związku z wyznaczonymi na dzień 15 października 2015 r. w Warszawie czynnościami kontrolnymi na miejscu nie pojawił się przedstawiciel Beneficjenta mogący udzielić wyjaśnień dotyczących projektu. Beneficjent winien zaś przygotować zarówno wszystkie składniki majątkowe nabyte w związku z realizowanym projektem, udostępnić wszystkie dokumenty związane z tymże projektem, a także zapewnić obecność osób mogących udzielić wyjaśnień, czego nie dopełnił, co więcej pozbawił się na dłuższy okres dostępu do większości nabytych w ramach projektu urządzeń.
Nadto należy dodać, iż nie mają cech siły wyższej zdarzenia, na które powołuje się Beneficjent w pismach z dnia 18 sierpnia 2015 r., jak i 14 października 2015 r., w których to pismach ponowiono też prośbę o wyznaczenie kolejnego terminu kontroli w późniejszym okresie. Należy przypomnieć, iż w pierwszym przypadku siłę wyższą w ocenie Beneficjenta miało stanowić wykrycie wad w zakupionych urządzeniach, odesłanie ich do dostawców i brak zgody dostawców na dostęp do urządzeń. W drugim natomiast piśmie wystąpienie siły wyższej Beneficjent uzasadnił rezygnacją prezesa zarządu Pana Jerzego Chrabąszcza, zwolnieniem lekarskim koordynatora projektu oraz brakiem możliwości zapewnienia udziału w czynnościach kontrolnych prokurenta zamieszkującego poza granicami kraju. Zgodnie z treścią § 1 pkt 26 umowy o dofinansowanie, pod pojęciem „siły wyższej” należy rozumieć zdarzenie nadzwyczajne niemożliwe do zapobieżenia przez Strony. Za przypadki siły wyższej uznaje się nieprzewidziane wydarzenia, które wystąpią niezależnie od woli Stron i po zawarciu umowy, a którym Strona nie będzie mogła zapobiec, przy zachowaniu należytej staranności, udaremniając całkowicie lub częściowo wypełnianie zobowiązań umowy jak np. powódź, trzęsienie ziemi, wojna, mobilizacja, działania wojenne wroga, rekwizycja, embargo lub zarządzenie władz. Nie uznaje się za siłę wyższą braku siły roboczej, materiałów i surowców, chyba że jest to bezpośrednio spowodowane siłą wyższą. Ponadto wedle brzmienia § 18 ust. 2 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest niezwłocznie poinformować IZ RPO WZ o fakcie wystąpienia siły wyższej, udowodnić te okoliczności poprzez przedstawienie dokumentacji potwierdzającej wystąpienie zdarzeń mających cechy siły wyższej oraz wskazać zakres i wpływ jakie zdarzenie miało na przebieg realizacji projektu. Tymczasem Beneficjent poza oświadczeniem, iż wystąpiła w jego ocenie siła wyższa oraz przedstawieniem umowy na modernizację totemów multimedialnych, nie przedłożył dokumentów potwierdzających wystąpienie sytuacji go usprawiedliwiających. Ponadto należy zwrócić uwagę, iż podany przez Beneficjenta w piśmie z dnia 14 października 2015 r. fakt rezygnacji z pełnienia funkcji prezesa zarządu w jednoosobowym zarządzie Pana Jerzego Chrabąszcza będącego jednocześnie jednoosobowym wspólnikiem spółki GuGuSystem, pozostaje w sprzeczności z wpisami ujawnionymi w Krajowym Rejestrze Sądowym, które korzystają z domniemania prawdziwości.
Niezależnie od tego, iż Beneficjent nie przedłożył dokumentacji potwierdzającej wystąpienie zdarzeń, na które się powoływał, zdarzeń tych nie można uznać za nadzwyczajne, niemożliwe do zapobieżenia przez Stronę, a więc odpowiadające definicji sformułowanej w § 1 pkt 26 umowy o dofinansowanie. Takie okoliczności jak zwolnienie lekarskie pracownika, pobyt prokurenta za granicą, brak kontaktu z osobami reprezentującymi Beneficjenta, to okoliczności w ocenie IZ RPO WZ możliwe do przezwyciężenia przy zachowaniu zasad należytej staranności i podjęciu odpowiednich działań zaradczych w ramach zwykłej działalności przedsiębiorstwa. Beneficjent o terminach przeprowadzenia czynności kontrolnych był uprzedzany, a jego obowiązkiem było zorganizowanie pracy przedsiębiorstwa w taki sposób, ażeby przeprowadzenie czynności kontrolnych było w pełni możliwe np. wyznaczenie osób mogących udzielić w imieniu Beneficjenta wyjaśnień dotyczących projektu. Poza tym Beneficjent pozbawił się na dłuższy okres czasu wszystkich urządzeń multimedialnych podejmując decyzję o oddaniu ich do modernizacji, a następnie zgodnie z sugestią podmiotu modernizującego celem usunięcia wad przez niego stwierdzonych. Na marginesie należy zauważyć, iż nie wyjaśnił przy tym IZ RPO WZ na czym konkretnie polega wada tych urządzeń, czy jest istotna, dlaczego nie zdecydowano się na sukcesywne poddawanie urządzeń modernizacji (co nie zakłócałoby działalności przedsiębiorstwa), tym bardziej iż wadę wykryto właśnie dopiero podczas modernizacji, a nie w trakcie bieżącej obsługi.
Pozbawienie się przez Beneficjenta na dłuższy okres czasu wszystkich urządzeń multimedialnych należy ocenić negatywnie nie tylko z uwagi na obowiązek zapewnienia przez Beneficjenta pełnego dostępu IZ RPO WZ do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt, lecz również z punktu widzenia innych obowiązków na nim ciążących, a w szczególności utrzymania wskaźników i celów projektu. W przedmiotowej sprawie, bez możliwości swobodnego używania zakupionych urządzeń, Beneficjent nie był w stanie świadczyć dodatkowej usługi na rynku (emisji reklam), a więc umacniać pozycji konkurencyjnej spółki na rynku, czyli realizować nadrzędnego celu uzyskanego dofinansowania. Powyższe zaś, co należy podkreślić, było wynikiem decyzji Beneficjenta o oddaniu urządzeń do modernizacji, które w następstwie ustaleń Beneficjenta z podmiotem dokonującym ich modernizacji przekazano w dalszej kolejności do dostawców celem usunięcia wad stwierdzonych przez modernizującego. Należy zwrócić uwagę, iż nie chodzi tu o jednostkowy przypadek awarii, względnie sukcesywne przeprowadzenie modernizacji kolejnych urządzeń bez zakłócania bieżącej działalności usługowej firmy, lecz o wstrzymanie realizacji wskaźnika rezultatu, o czym IZ RPO WZ winna zostać niezwłocznie poinformowana, gdyż jak wynika z § 11 ust. 1 pkt 1 umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązał się do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu oraz niezwłocznego informowania o zaistniałych nieprawidłowościach lub zamiarze zaprzestania realizacji projektu w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od momentu wykrycia nieprawidłowości/podjęcia decyzji o zaprzestaniu realizacji projektu. Nadto należy pamiętać, iż według § 11 ust. 1 pkt  2 umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest do pomiaru wskaźników produktu i rezultatu osiągniętych dzięki realizacji projektu zgodnie ze wskaźnikami zamieszczonymi we wniosku o dofinansowanie. Fakt wyłączenia przez spółkę możliwości używania i swobodnego dysponowania praktycznie całością infrastruktury projektu (niezbędnej do realizacji celu projektu) przez znaczny okres czasu stanowi naruszenie obowiązków wynikających z § 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie, który stanowi, iż projekt winien być realizowany przez Beneficjenta z należytą starannością, w szczególności wydatki winny być ponoszone celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie celów (produktów i rezultatów) zakładanych we wniosku o dofinansowanie.
W tym miejscu ponownie warto wskazać, iż Beneficjent pomimo deklaracji poddania się kontroli w terminach bardziej dogodnych, każdorazowo formułowanych w kolejnych pismach, nie podjął działań zmierzających do stworzenia IZ RPO WZ właściwych warunków kontroli i dokonania oględzin urządzeń czy demonstracji usług. Samej zaś deklaracji gotowości do poddania się kontroli nie można traktować na równi z wykonaniem obowiązku, o którym mowa w § 12 umowy o dofinansowanie, jeśli nie została poparta konkretnymi czynnościami zgodnymi z obowiązkami Beneficjenta. Warto ponownie nadmienić, iż IZ RPO WZ kilkukrotnie wzywała Beneficjenta do wskazania aktualnych lokalizacji nabytych w ramach projektu składników majątku. Beneficjent był też pouczany, że niewskazanie miejsca/miejsc, w których znajdują się wszystkie zakupione w ramach projektu składniki majątku potraktowane zostanie jako utrudnianie przeprowadzenia czynności kontrolnych. Mimo powyższego, Beneficjent w wyznaczonym terminie nie przesłał informacji wskazujących na lokalizację składników majątku nabytych w ramach projektu. Z uwagi na powyższe IZ RPO WZ podjęła decyzję o przeprowadzeniu kolejnej kontroli doraźnej, tym razem w Warszawie przy ul. Gżegżółki 11, które stanowiło siedzibę przedsiębiorstwa G. sp. z o.o. wykonującego modernizację totemów (również adres korespondencyjny Beneficjenta), które jak wskazał Beneficjent w piśmie z dnia 18 sierpnia 2015 r. miały być zwrócone do G. sp. z o.o. po dniu 20 września 2015 r. w celu ukończenia ich modernizacji. W dniu 15 października 2015 r. przystąpiono do kontroli doraźnej, lecz na miejscu nie było osoby upoważnionej do kontaktu/reprezentowania Beneficjenta. Powyższe świadczy o tym, iż deklaracje współpracy ze strony Beneficjenta mają charakter pozorny. Beneficjent nie podjął żadnych rzeczywistych działań zmierzających do stworzenia właściwych warunków kontroli i umożliwienia dokonania oględzin urządzeń czy demonstracji usług. Należy przypomnieć, iż zgodnie z § 9 ust. 5 umowy o dofinansowanie, Beneficjent w związku z realizacją projektu i w wykonaniu umowy winien przestrzegać właściwych przepisów prawa pierwotnego i wtórnego prawa wspólnotowego, właściwych przepisów prawa polskiego, w tym także wszelkich wytycznych do nich, a także obowiązujących odpowiednich reguł, zasad i postanowień wynikających z programu, uszczegółowienia programu, obowiązujących procedur, Wytycznych, informacji IZ RPO WZ.
Mając na uwadze całokształt korespondencji z Beneficjentem, jak i wyniki przeprowadzonych czynności kontrolnych nie jest możliwym potwierdzenie, iż projekt został zrealizowany w zgodzie z zasadami obowiązującymi w ramach RPO WZ oraz funkcjonuje prawidłowo w ramach bieżącej działalności Beneficjenta. W trakcie czynności kontrolnych Beneficjent nie okazał większości składników majątku, w szczególności zakupionych totemów mediowych, zaś przyczyn takiego stanu rzeczy wskazanych przez Beneficjenta nie można uznać za usprawiedliwiające. Zdarzenia na które powoływał się Beneficjent nie mają cech siły wyższej. Nadto IZ RPO WZ kilkukrotnie podejmowała starania zmierzające do przeprowadzenia wszystkich czynności kontrolnych, podjęła próby dostosowania się do sytuacji Beneficjenta i umożliwiała mu zajęcie stanowiska w sprawie. Beneficjent informowany był o wizytach kontrolnych z wyprzedzeniem oraz pouczany o skutkach uchylania się od okazania nabytych w ramach projektu składników majątku. Pomimo powyższego oraz składnych deklaracji współpracy, Beneficjent nie podjął rzeczywistych działań zmierzających do stworzenia właściwych warunków kontroli i dokonania oględzin urządzeń czy demonstracji usług. Beneficjent nie przedłożył też dokumentu sprzedaży nowej usługi w postaci emisji reklam (choć należy zauważyć, iż bez możliwości swobodnego używania zakupionych urządzeń, do czego doszło na skutek decyzji Beneficjenta, nie był on w stanie świadczyć dodatkowej usługi na rynku). W związku z powyższym uznano, że Beneficjent uniemożliwił ocenę przez IZ RPO WZ prawidłowej realizacji projektu.
Ponadto stosownie do ustaleń pokontrolnych, nie można potwierdzić czy Beneficjent jest w posiadaniu oprogramowania wskazanego w dokumentacji oraz że dysponuje nim w sposób zgodny z założeniami dokumentacji aplikacyjnej i umowy o dofinansowanie. W trakcie przeprowadzonej dnia 20 sierpnia 2015 r. kontroli doraźnej w Poznaniu zaprezentowane zostało oprogramowanie do zarządzania kontentem (przy użyciu loginu … z poziomu przeglądarki internetowej pod adresem:…), którego wykonawcą jest spółka cywilna S. S.C. W wyniku weryfikacji informacji dostępnych na stronie internetowej spółki cywilnej S. S.C. IZ RPO WZ ustaliła, że pod nazwą  (…) w/w przedsiębiorstwo oferuje na rynku system zarządzania kioskami multimedialnymi przez Internet. Beneficjent w trakcie kontroli doraźnej dnia 20 sierpnia 2015 r. wyjaśnił kontrolującym, że nabyte w ramach projektu oprogramowanie do zarządzania kioskami multimedialnymi pierwotnie zainstalowane zostało na serwerze znajdującym się w Poznaniu przy ul. Źródlanej 4, jednakże z uwagi na zalanie piwnicy gdzie znajdował się serwer, obecnie tj. w dniu kontroli doraźnej Beneficjent korzysta z usług hostingowych. Jednocześnie Beneficjent nie przedstawił żadnych dokumentów potwierdzających te informacje oraz nie wskazał konkretnego dostawcy usługi hostingowej. W związku z powyższym nie można było potwierdzić czy Beneficjent rzeczywiście zaprezentował oprogramowanie zakupione w ramach projektu. Ponadto w oparciu o przedstawione w trakcie kontroli przez Beneficjenta dokumenty nie można było stwierdzić, aby Pan M.P.  był pracownikiem Beneficjenta. Nie można też było ustalić, aby Beneficjentowi została przekazana całość autorskich praw majątkowych do oprogramowania, gdyż w trakcie czynności kontrolnych w dniu 20 sierpnia 2015 r. Beneficjent nie okazał protokołów jego przekazania, tymczasem z chwilą protokolarnego przekazania, na Zamawiającego miała zostać przeniesiona (zgodnie z zapisami umów na wykonanie oprogramowania z dnia 05 marca 2012 r., 07 marca 2012 r., 09 marca 2012 r., 19 marca 2012 r., 23 marca 2012 r.) całość autorskich praw majątkowych do wyłącznej eksploatacji i rozporządzania. Należy też dodać, iż w trakcie kontroli doraźnej przeprowadzonej w dniu 20 sierpnia 2015 r., zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej przez Beneficjenta do zakupu oprogramowanie do nieliniowej edycji obrazu również nie zostało zaprezentowane. W trakcie w/w kontroli Beneficjent poinformował zespół kontrolujący, że zostało ono zainstalowane na komputerze pracownika, jednak Beneficjent nie wskazał jaki konkretnie pracownik korzysta ze wspomnianego oprogramowania (poinformował tylko, że nie ma go w Poznaniu przy ul. Źródlanej 4). W trakcie kontroli nie przedstawiono również żadnych dokumentów pozwalających na identyfikację oprogramowania pod kątem np.: producenta, wariantu (wersji), warunków licencji. Beneficjent nie przedstawił też żadnych dokumentów sprzedaży, które potwierdzałyby wprowadzenie nowego produktu (spot reklamowy). A zatem niemożliwym było potwierdzenie czy Beneficjent jest w posiadaniu oprogramowania wskazanego w dokumentacji oraz że dysponuje nim w sposób zgodny z założeniami dokumentacji aplikacyjnej i umowy o dofinansowanie. W związku z powyższym, należy stwierdzić naruszenie zapisu § 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie, który stanowi, iż projekt winien być realizowany w oparciu o wniosek o dofinansowanie, z należytą starannością, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu, a także osiągnięcie celów zakładanych we wniosku o dofinansowanie.
Reasumując, w analizowanej sprawie Beneficjent, utrudniając IZ RPO WZ realizację uprawnień kontrolnych, wykorzystał środki przekazane mu na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-052/10-00 niezgodnie z procedurami (art. 207 ust. 1 pkt 2 ufp). Pod pojęciem procedur, których naruszenie uprawnia do wydania decyzji określającej kwotę zwrotu, rozumiane są postanowienia dokumentów regulujących zasady przyznawania i wykorzystania dofinansowania, w tym zasady ponoszenia wydatków w ramach projektu, a zatem przede wszystkim umowy o dofinansowanie (będącej elementem projektu) określającej warunki dofinansowania projektu oraz prawa i obowiązki Beneficjenta z tym związane, Wytycznych, uszczegółowienia RPO WZ oraz przewodnika po wskaźnikach.
Należy dodać, iż z uwagi na fakt, że Beneficjent, uchylając się od przeprowadzenia w pełnym zakresie czynności kontrolnych przez IZ RPO WZ, nie okazał wszystkich zaplanowanych do zakupu środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, niemożliwym było potwierdzenie osiągnięcia wskaźnika produktu oraz rezultatu. Należy podkreślić, iż powyższe było wynikiem braku rzeczywistej współpracy Beneficjenta w trakcie przeprowadzanych przez IZ RPO WZ czynności kontrolnych. Obowiązkiem Beneficjenta było zapewnienie pełnego dostępu do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt lub zgromadzona jest dokumentacją dotyczącą realizowanego projektu, zapewnienie wglądu we wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu i zapewnienie obecności osób, które udzielą wyjaśnień dotyczących wydatków i innych zagadnień związanych z realizacją projektu. Naruszenie powyższego obowiązku stanowi jednocześnie naruszenie procedur obowiązujących w ramach RPO WZ (art. 207 ust. 1 pkt 2 ufp).
W związku z powyższym koniecznym było podjęcie decyzji określającej kwotę wymaganą do zwrotu.