Uchwała nr 2/16 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

Uchwała Nr 2/16

Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 16 stycznia 2016 r.

w sprawie podjęcia decyzji orzekającej zwrot od Beneficjenta – Lecha Makówki prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka, środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-031/10-00 zawartej w Szczecinie w dniu 14 marca 2011 r. na realizację projektu pn. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka w K. poprzez wdrożenie innowacyjnej technologii termowizji” w kwocie 10 183,29 zł z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

Na podstawie art. 25 pkt 1, art. 26 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r. poz. 1649 t.j. ze zm.), art. 207 ust. 1 pkt 2, ust. 2a i ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 t.j. ze zm.) oraz art. 41 ust. 2 pkt 4 i art. 46 ust. 2a ustawy z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r. poz. 1392 t.j.)

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

Podejmuje się decyzję orzekającą zwrot od Beneficjenta – Lecha Makówki prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka, środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-031/10-00 zawartej w Szczecinie w dniu 14 marca 2011 r. na realizację projektu pn. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka w K. poprzez wdrożenie innowacyjnej technologii termowizji” w kwocie 10 183,29 zł z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

Decyzja, o której mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Zachodniopomorskiego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

UZASADNIENIE

Pan Lech Makówka prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka z siedzibą w K. przy ul. K. – w odpowiedzi na ogłoszenie konkursu nr RPOWZ/1.1.1/Schemat B Małe dotacje/2010/1 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 (dalej: RPO WZ) złożył w dniu 29 lipca 2010 r. poprawny wniosek o dofinansowanie projektu pn. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka w K. poprzez wdrożenie innowacyjnej technologii termowizji”.

We wniosku o dofinansowanie Wnioskodawca przewidział, iż w ramach realizacji projektu zostaną między innymi przeprowadzone roboty budowlane dotyczące adaptacji na cele biurowe jednego z pomieszczeń, należącego do Lecha Makówki i Mileny Makówki, budynku mieszkalnego na potrzeby prowadzonego przez Beneficjenta Biura Obsługi Inwestycji. W związku z tym zaplanował również zakup niezbędnych materiałów budowlanych. Prace adaptacyjne miały być prowadzone w pomieszczeniu o powierzchni ok. 11 m² w budynku przy ul. Księcia Warcisława III 5 w K.(punkt C.4.2.2 Biznes Planu). Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż Biznes Plan stanowi załącznik do wniosku o dofinansowanie, co za tym idzie jest jego integralną częścią.

Ponadto w ramach projektu pan Lech Makówka planował zakup zestawu komputerowego (spełniającego następujące wymogi techniczne: dysk twardy 500 GB, min. 2 porty USB, nagrywarka CD/DVD, monitor min. 17”), kamery termowizyjnej, mebli (do wyposażenia ww. biura) oraz samochodu. Oprócz zakupu ww. środków trwałych miało zostać stworzone jedno nowe miejsce pracy oraz udoskonalona usługa z zakresu termowizji.

Uchwałą nr 1906/10 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego z dnia 19 października 2010 r. przyznano Beneficjentowi dofinansowanie na realizację projektu „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka w K. poprzez wdrożenie innowacyjnej technologii termowizji”.

Jeszcze na etapie poprzedzającym zawarcie umowy, Wnioskodawca przedłożył do Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym na lata 2007 – 2013 (dalej: IZ RPO WZ) pismo Starostwa Powiatowego w K. z dnia 17 grudnia 2010 r. Z treści pisma wynikało, iż zakres prac budowlanych planowanych do realizacji w ramach projektu miał obejmować:

zamurowanie otworu drzwiowego w ściance działowej z cegły wapienno – piaskowej grubości 12 cm,
otynkowanie zamurowanego otworu – 2,05 m x 0,9 m x 2 m,
izolacje posadzki styropianem grubości 5 cm na powierzchni 10 m²,
malowanie pokoju – 25 m²,
ułożenie paneli podłogowych – 10 m².

Beneficjent w dniu 14 marca 2011 r. zawarł z Województwem Zachodniopomorskim reprezentowanym przez IZ RPO WZ, umowę o dofinansowanie projektu nr UDA-RPZP.01.01.01-32-031/10-00 pn. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka w K. poprzez wdrożenie innowacyjnej technologii termowizji”.

W ramach przedmiotowej umowy określone zostały szczegółowe zasady dofinansowania projektu oraz prawa i obowiązki Beneficjenta z tym związane. IZ RPO WZ, zgodnie z zapisami umowy, zobowiązała się do dofinansowania części wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizację projektu na podstawie zweryfikowanego przez IZ RPO WZ poprawnego wniosku o płatność. Natomiast Beneficjent, w § 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie, zobowiązał się do realizowania projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującym przepisami prawa i procedurami w ramach programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiąganie celów (produktów i rezultatów) zakładanych we wniosku o dofinansowanie. Dodatkowo w związku z realizacją projektu i w wykonaniu umowy Beneficjent obowiązany był do przestrzegania właściwych przepisów pierwotnego i wtórnego prawa wspólnotowego oraz właściwych przepisów prawa polskiego, również wszelkich Wytycznych do nich, a także obowiązujących odpowiednich reguł, zasad i postanowień wynikających z RPO WZ oraz Uszczegółowienia Programu (§ 9 ust. 5 umowy o dofinansowanie).

Na mocy zapisów art. 26 ust. 1 pkt 14 uzppr oraz § 12 umowy o dofinansowanie, w związku z zakończeniem realizacji projektu oraz złożeniem przez Beneficjenta wniosku o płatność końcową,
w dniach 29 – 30 października 2012 r. IZ RPO WZ przeprowadziła kontrolę planową realizacji ww. projektu. Po przeprowadzeniu czynności kontrolnych ustalono, iż środki poniesione na jego realizację w wysokości 105 855,84 zł nie mogą zostać uznane za kwalifikowalne. Ostatecznie, wskutek składanych przez Beneficjenta pism i wyjaśnień, IZ RPO WZ pismem z dnia 30 lipca 2015 r. wskazała, iż ze względu na naruszenie procedur w wydatkowaniu środków przekazanych mu na podstawie umowy o dofinansowanie, za niekwalifikowalne zostały uznane wydatki w łącznej kwocie 32 659,12 zł, w tym wydatki poniesione na:

adaptację pomieszczenia na biuro (zadanie nr 2, wydatek nr 1) w kwocie 30 000,00 zł (faktura VAT nr FV/32/11),
zakup monitora Samsung 27” (zadanie nr 1, wydatek nr 4) w kwocie 1 211,38 zł (faktura VAT nr 991/2011), oraz
zakupu kanapy skórzanej (zdanie nr 1, wydatek nr 3) w kwocie 1 447,74 zł (faktura VAT nr FP/580/2011/KC).

Jednocześnie pan Lech Makówka został poinformowany o zakończeniu czynności kontrolnych.

Mając na uwadze powyższe IZ RPO WZ podjęła czynności zmierzające do odzyskania należnej jej kwoty. Co za tym idzie pismem z dnia 20 sierpnia 2015 r. (znak: WWRPO.I.4331(1.1.1/2010/031).2015.ASz.01) wezwała Beneficjenta do zwrotu łącznej kwoty w wysokości 10 183,29 zł wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych. Zgodnie bowiem z treścią art. 207 ust. 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 t.j. ze zm., dalej: ufp) w przypadku stwierdzenia okoliczności, że środki zostały wykorzystane z naruszeniem procedur, instytucja, która podpisała umowę z Beneficjentem, wzywa go do zwrotu środków lub do wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Jednocześnie Beneficjent został poinformowany, iż przysługująca mu płatność końcowa (na podstawie wniosku o płatność WNP-RPZP.01.01.01-32-031/10-05/K02) została w oparciu o § 5 ust. 12 umowy o dofinansowanie pomniejszona o kwotę 9 412,19 zł, stanowiącą równowartość udziału dofinansowania w kwocie wydatków uznanych za niekwalifikowalne na podstawie faktury VAT nr FP/580/2011/KC (zakup skórzanej kanapy) oraz faktury VAT nr FV/32/11 (adaptacja pomieszczeń biurowych) – w części dotyczącej refundacji.

W odpowiedzi na wezwanie do zwrotu Beneficjent wniósł pisma z dnia 31 sierpnia 2015 r.
oraz z dnia 3 września 2015 r., w których ustosunkował się do ustaleń kontroli dotyczących, w szczególności uznania przez IZ RPO WZ za niekwalifikowalne części wydatków poniesionych na adaptację pomieszczenia na biuro (zadanie nr 2, wydatek nr 1).

W związku z tym, iż Beneficjent nie dokonał zwrotu środków w wyznaczonym terminie, z dniem 10 września 2015 r. zostało wszczęte wobec niego postępowanie administracyjne w przedmiocie zwrotu części otrzymanych w ramach umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-031/10-00 środków. Strona została również poinformowana o możliwości złożenia dowodów, wyjaśnień i zastrzeżeń w sprawie.

Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, obejmującego całościową ocenę materiału dowodowego zebranego w sprawie (w tym m.in. wniosku o dofinansowanie projektu pn. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka w K. poprzez wdrożenie innowacyjnej technologii termowizji”, umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-031/10-00 z dnia 14 marca 2011 r., wraz ze wszystkimi aneksami, wynikami kontroli, a także wyjaśnień Beneficjenta) oraz pełną analizę stanu faktycznego i prawnego sprawy, IZ RPO WZ wskazuje co następuje.

Na wstępie podkreślenia wymaga fakt, iż całościowa weryfikacja przedmiotowej sprawy doprowadziła do stwierdzenia, że Beneficjent wykorzystał część środków przekazanych mu na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.01-32-031/10-00 niezgodnie z procedurami obowiązującymi w ramach RPO WZ, do których stosowania był zobowiązany przystępując do konkursu nr RPOWZ/1.1.1/Schemat B Małe dotacje/2010/1, a następnie w dniu 14 marca 2011 r. podpisując umowę o dofinansowanie.

Środki publiczne przeznaczone na wykonywanie projektów realizowanych w ramach programów finansowych ze środków europejskich mają charakter bezzwrotny i powinny być wykorzystywane zgodnie z prawem, obowiązującymi procedurami, a także ściśle z celem, na który zostały przekazane. Ponadto środki przyznane na podstawie umowy o dofinansowanie projektu są środkami publicznymi, którym gdy chodzi o ich udzielanie, przekazywanie i rozliczanie towarzyszy szczególnego rodzaju reżim prawny. Okoliczności ich przekazania przedsiębiorcy na podstawie umowy o dofinansowanie projektu nie powodują utracenia przez nie ich publicznego charakteru oraz braku kontroli nad prawidłowością ich wydatkowania (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 13 lutego 2014 r., Sygn. akt II GSK 1945/12).

Mając powyższe na uwadze, na podstawie art. 26 uzppr IZ RPO WZ zostały przyznane kompetencje do dokonywania na rzecz beneficjenta płatności ze środków programu operacyjnego, jak również prowadzenia kontroli realizacji poszczególnych dofinansowanych projektów, odzyskiwania kwot podlegających zwrotowi w tym w szczególności do wydawania decyzji o zwrocie środków przekazanych na realizację programów, projektów i zadań o których mowa w ufp. Bezsporne jest zatem, iż IZ RPO WZ musi być wyposażona w efektywne instrumenty i środki do realizacji powierzonych jej zadań, w tym m.in. w kompetencję do wydawania decyzji o zwrocie środków przekazanych na realizację projektu (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 4 marca 2015 r., sygn. akt II GSK 2728/14).

Co za tym idzie, w związku ze stwierdzeniem wykorzystania przez Beneficjenta środków z naruszeniem procedur, IZ RPO WZ podjęła czynności zmierzające do odzyskania należnej jej kwoty. Zgodnie z art. 207 ust. 1 ufp, w przypadku gdy środki przeznaczone na realizacje programów są:

1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,

2) wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184,

3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości,

– podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji,
o której mowa w art. 207 ust. 9 ufp, na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy.

Poprzez procedury, których naruszenie uprawnia do wydania decyzji określającej kwotę zwrotu, rozumie się postanowienia dokumentów regulujące zasady przyznawania i wykorzystywania dofinansowania, w tym zasady ponoszenia wydatków w ramach projektu, a także zapisy umowy o dofinansowanie, Podręcznika realizacji RPO WZ 2007 – 2013 (dalej: Podręcznik) oraz Wytycznych dla Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu w ramach RPO WZ (dalej: Wytyczne). Ustawodawca nie przewidział jednak zamkniętego katalogu procedur, na podstawie których wydatkowane są środki unijne związane z realizacją konkretnych programów operacyjnych. Do dofinansowania kwalifikowane są te projekty, które pozytywnie przeszły wszystkie etapy jego oceny, przeprowadzanej w ramach konkursu, a dofinansowanie jest możliwe w ramach dostępnej alokacji na realizację poszczególnych działań i priorytetów w ramach programu operacyjnego (zob. art. 28 ust. 1 pkt 3, art. 30a ust. 1 uzppr). Podstawę dofinansowania projektu stanowi m.in. umowa o dofinansowanie zawarta z beneficjentem przez instytucję zarządzającą albo działającą w jej imieniu instytucję pośredniczącą lub instytucję wdrażającą. Umowa ta określa warunki dofinansowania projektu, a także prawa i obowiązki beneficjenta z tym związane (art. 30 ust 1 i 2 uzppr). Umowa jest zatem elementem projektu. W związku z powyższym również niewypełnienie postanowień umowy oraz dokumentów regulujących zasady przyznawania i wykorzystywania dofinansowania, powoduje konieczność odzyskiwania przez IZ RPO WZ kwot podlegających zwrotowi (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 9 stycznia 2014 r. sygn. akt II GSK 1546/12).

Podkreślić należy, iż Podręcznik, do którego przestrzegania zobowiązał się Beneficjent został przygotowany przez IZ RPO WZ w celu zapoznania potencjalnych beneficjentów z procesem realizacji projektów. Zawiera on niezbędne informacje dotyczące projektu po jego zatwierdzeniu. Podręcznik obejmuje etapy począwszy od podpisania umowy o dofinansowanie projektu, zabezpieczenia jego prawidłowej realizacji, rozliczania projektu, procedury monitorowania i kontroli projektu, skończywszy na obowiązkach Beneficjenta w zakresie działań informacyjnych i promocyjnych skierowanych do opinii publicznej oraz ostatecznym zakończeniu realizacji projektu.

Natomiast Wytyczne, stanowią kompletną informację umożliwiającą prawidłowe przygotowanie dokumentacji aplikacyjnej składanej przez przedsiębiorstwa ubiegające się o dofinansowanie w ramach konkursu nr RPOWZ/1.1.1/Schemat B Małe dotacje/2010/1. Wytyczne regulują ponadto kwestie uznawania wydatków za kwalifikowalne. Zaznaczyć należy, iż wydatkami kwalifikowalnymi są takie wydatki, które spełniają wymogi określone w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z dnia 31 lipca 2006 r. ze zm., dalej: rozporządzenie nr 1083/2006), Rozporządzeniu (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylające rozporządzenie (WE) 1783/1999, jak również uzppr i przepisach rozporządzeń oraz wytycznych wydanych na jej podstawie, oraz Uszczegółowień Programu, jak również z dokumentacji konkursowej. Zawarte w przedmiotowych Wytycznych zapisy dotyczące kwalifikowalności wydatków zostały przygotowane w oparciu o „Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie programowania 2007-2013”, które zostały wydane na podstawie art. 35 ust. 2 pkt 1 uzppr oraz art. 56 ust. 4 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006. Bezspornym jest fakt, iż zarówno Krajowe Wytyczne, jak i Wytyczne dla Wnioskodawców nie przewidują odstępstw od zawartych w nich zasad uznawania danego wydatku za kwalifikowalny.

Za wydatki kwalifikowalne wg Wytycznych uznać można tylko takie, które spełniają łącznie poniższe kryteria:

zostały poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków,
są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
są zgodne z postanowieniami RPO WZ,
są zgodne z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu,
są niezbędne do realizacji projektu i zostały poniesione w związku z realizacją projektu,
zostały dokonane w sposób oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku,
zostały należycie udokumentowane,
są zgodne z katalogiem wydatków kwalifikowalnych określonym w Wytycznych.

W związku z tym niespełnienie którejkolwiek z powyższych przesłanek powoduje, iż dany wydatek nie może zostać uznany przez IZ RPO WZ za kwalifikowalny.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż kwalifikowalność poniesionych wydatków oceniania jest nie tylko na etapie wniosku o dofinansowanie, ale również w trakcie realizacji oraz po zakończeniu projektu, kiedy to Beneficjent przedkłada kolejne wnioski o płatność. Bowiem pierwotna ocena kwalifikowalności wydatków ustalona była na podstawie pewnych przesłanek (np. tych przedstawionych we wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami), niemniej jednak przesłanki te mogą ulec zmianie w wyniku np. uzupełnienia materiału dowodowego lub wystąpienia nowych okoliczności w sprawie. W sytuacji, kiedy IZ RPO WZ w trakcie realizacji projektu lub po jego zakończeniu uzna część lub całość wydatków za niekwalifikowalne, Beneficjent jest zobowiązany do zwrotu środków przekazanych na ich dofinansowanie (§ 7 ust. 1 umowy o dofinansowanie).

W niniejszej sprawie wskutek czynności kontrolnych, ze względu na naruszenie procedur, ostatecznie trzy wydatki zostały uznane przez IZ RPO WZ za niekwalifikowalne. Są to wydatki poniesione na adaptację pomieszczenia na biuro (zadanie nr 2, wydatek nr 1), zakup monitora Samsung 27” (zadanie nr 1, wydatek nr 4) oraz zakup skórzanej kanapy (zdanie nr 1, wydatek nr 3).

Przechodząc do okoliczności, które spowodowały uznanie za niekwalifikowalny wydatku poniesionego na adaptację pomieszczeń biurowych na podstawie faktury VAT nr FV/32/11, wskazać należy, iż na mocy umowy z dnia 14 marca 2011 r. zawartej pomiędzy Beneficjentem, a Województwem Zachodniopomorskim zostały określone szczegółowe zasady dofinansowania projektu. W szczególności na podstawie § 2 ust. 2 umowy o dofinansowanie pan Lech Makówka zobowiązał się do realizacji projektu w oparciu o wniosek o dofinansowanie. Dodatkowo na podstawie § 15 ust. 1 umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązany był do zgłaszania w formie pisemnej wszelkich zmian w projekcie do IZ RPO WZ przed ich wprowadzeniem. Jednocześnie na podstawie § 15 ust. 5 umowy o dofinansowanie IZ RPO WZ na wniosek Beneficjenta mogła wyrazić zgodę na przesunięcie pomiędzy poszczególnymi wydatkami kwalifikowalnymi, które zostały określone we wniosku o dofinansowanie do 15 % kwoty przypadającej na każdy wydatek.

Podpisując umowę o dofinansowanie Beneficjent przewidział wykonanie adaptacji pomieszczenia na biuro, które obejmować miało powierzchnię ok. 11 m², w tym zaplanował wykonanie następujących prac:

zamurowanie otworu drzwiowego w ściance działowej z cegły wapienno – piaskowej grubości 12 cm,
otynkowanie zamurowanego otworu – 2,05 m x 0,9 m x 2 m,
izolację posadzki styropianem grubości 5 cm na powierzchni 10 m²,
malowanie pokoju – 25 m²,
ułożenie paneli podłogowych – 10 m².

Beneficjent pismem z dnia 14 stycznia 2012 r. przedłożył wniosek o płatność za okres do dnia 30 września 2011 r. Wraz nim przedstawił harmonogram rzeczowo – finansowy, który zawierał przesunięcia między wydatkami powyżej 15 %, w tym również zwiększenie kosztów zadania nr 2 wydatku nr 1 pn. „Koszt adaptacji pomieszczenia na biuro”. Wyżej wskazane przesunięcie zwiększyło wydatki kwalifikowalne dla wydatku „Koszt adaptacji pomieszczenia na biuro” z kwoty 16 206,74 zł do kwoty 30 000,00 zł. W piśmie z dnia 27 lutego 2012 r. Beneficjent wskazał, że przedmiotowe przesunięcie spowodowane było faktem, iż wycena kosztów zadania nr 2 wydatku nr 1 była wykonana na potrzeby wniosku o dofinansowanie wiosną 2010 r., natomiast faktyczne prace budowlane wykonywane były w grudniu 2011 r. Pomiędzy tymi okresami doszło do wzrostu kosztów:

robót budowlanych o ok. 18 % wg Głównego Urzędu Statystycznego (dalej: GUS),
materiałów budowlanych o ok. 12 % wg GUS,
narzędzi i najmu sprzętu budowlanego o ok. 36 % wg GUS.

W związku z powyższym koszt kwalifikowalny ww. wydatku wyniósł 30 000,00 zł, tj. o 85,11 % więcej niż to zostało zaplanowane we wniosku o dofinansowanie.

Po dokonaniu analizy (w tym wyjaśnień z pisma z dnia 27 lutego 2012 r.) IZ RPO WZ zaakceptowała ww. zmiany.

Na etapie czynności kontrolnych IZ RPO WZ ustaliła, że zakres prac określony w Umowie wykonania usług remontowych z dnia 3 listopada 2011 r. zawartej pomiędzy Beneficjentem
a Mariuszem Niewiadomskim prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „MARDOM” (przedłożonej przez Beneficjenta do IZ RPO WZ dopiero na etapie czynności kontrolnych), różnił się od tego wskazanego we wniosku o dofinansowanie i obejmował:

demontaż pieca węglowego oraz instalacji towarzyszącej w pomieszczeniu po kotłowni wraz z robotami koniecznymi do adaptacji pomieszczenia celem połączenia go z pokojem biurowym,
wykonanie prac rozbiórkowych polegających na rozebraniu ścianek działowych, rozbiórce starych posadzek, rozbiórce i deskowania sufitu, drzwi drewnianych itp.,
wykonanie nowych izolacji przeciwwodnych, termicznych z mas izolacyjnych oraz styropianu,
wykonanie gładzi gipsowych na powierzchni tynku, sufitów,
roboty malarskie,
roboty okładzinowe (posadzka z gresu).

Z powyższego wynika, iż zakres robót budowlanych był znacznie szerszy niż określony w Biznes Planie (który stanowił załącznik do wniosku o dofinansowanie) i przedłożonym przez Beneficjenta piśmie Starostwa Powiatowego w K. z dnia 17 grudnia 2010 r. Na podstawie przedstawionego przez Beneficjenta Protokołu wyceny wydzielonego pomieszczenia dla potrzeb biurowych Biura Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka xx-xxx K. ul. K. z dnia 18 października 2011 r. wynika, iż powierzchnia biura ostatecznie wyniosła 21,16 m².

Mając powyższe na uwadze wskazać należy, iż Beneficjent swoim działaniem polegającym na przeprowadzeniu w ramach realizacji projektu szerszego zakresu robót budowlanych, niż zostało to określone na etapie aplikowania o przyznanie dofinansowania na realizację projektu pn. „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa Biuro Obsługi Inwestycji inż. Lech Makówka w K. poprzez wdrożenie innowacyjnej technologii termowizji”, naruszył warunki umowy poprzez realizację projektu niezgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, w którym założył adaptację jedynie ok. 11 m² (§ 2 ust 2 umowy o dofinansowanie). Ponadto Beneficjent dokonał zmian w projekcie, polegających na przeprowadzeniu prac budowlanych niezgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, bez zgody IZ RPO WZ (§ 15 ust. 1 umowy o dofinansowanie). Wskazane wyżej naruszenia warunków umowy stanowią naruszenie procedur, o których mowa w art. 184 ufp.

Początkowo IZ RPO WZ uznała w całości ww. wydatek za niekwalifikowalny (tj. w kwocie 30 000,00 zł), niemniej jednak wskutek składanych przez Beneficjenta wyjaśnień za kwalifikowalne zostały uznane wydatki w łącznej kwocie 1 850,00 zł (poniesione na roboty izolacyjne w kwocie 1 200,00 zł oraz roboty malarskie w kwocie 650,00 zł), albowiem zostały one poniesione zgodnie z zakresem wskazanym we wniosku o dofinansowanie.

Mając na uwadze powyższe, część wydatku poniesionego na podstawie faktury VAT nr FV/32/11 z dnia 14 grudnia 2011 r. w kwocie 28 150,00 zł została uznana przez IZ RPO WZ za niekwalifikowalny.

Jednakże IZ RPO WZ na podstawie odrębnych przesłanek uznała wydatek poniesiony na podstawie faktury VAT nr FV/32/11 za niekwalifikowalny w całości. Wskazać należy, iż Beneficjent w ramach realizacji projektu jest zobowiązany do przestrzegania określonych w Podręczniku zasad z zakresu księgowości. W rozdziale 5.3 Podręcznika zostały określone zasady ewidencji środków trwałych i wyposażenia zakupionego ze środków dofinansowania. Beneficjent w celu prawidłowego udokumentowania zakupionych w ramach Projektu środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych czy też wyposażenia powinien umożliwić pełną ich identyfikację w prowadzonej przez niego dokumentacji księgowej. Wszelkie dofinansowane w ramach realizowanego projektu urządzenia, nieruchomości i inne ruchomości uznawane za wyposażenie firmy lub jej środki trwałe/wartości niematerialne i prawne powinny zostać ujęte w odpowiednich ewidencjach.

Pan Lech Makówka we wniosku o dofinansowanie oświadczył, iż wykorzystywaną przez niego formą ewidencji księgowej jest Podatkowa księga przychodów i rozchodów (B.8 wniosku o dofinansowanie). W przypadku prowadzenia ww. formy ewidencji księgowej Beneficjent zobowiązany był do wyodrębnienia ewidencji dla realizowanego projektu. Wyodrębnienie polegać mogło na prowadzeniu odrębnej ewidencji albo takiej, w której będą zawarte stosowne opisy (tj. nr projektu lub umowy o dofinansowanie). Powyższe miało doprowadzić do sytuacji, w której dokumentacja księgowa pozwalałaby na wyodrębnienie zdarzeń gospodarczych związanych z otrzymaniem dofinansowania oraz z wydatkowaniem pochodzących z niej środków. Przy czym obowiązek prowadzenia księgowości w taki sposób powstawał najpóźniej z dniem podpisania umowy o dofinansowanie. Zauważyć należy, iż obowiązki, które zostały Beneficjentom wskazane w Podręczniki nie odbiegają od tych, które zostały określone w przepisach powszechnie obowiązujących.

Odnosząc powyższe do uznania przez IZ RPO WZ wydatku poniesionego na podstawie faktury VAT nr FV/32/11 za niekwalifikowalny w całości wskazać należy, iż Beneficjent nie przedłożył spójnej pod względem dat i wartości początkowej składnika majątku dokumentacji, obejmującej: protokół ujawnienia środka trwałego, protokół wyceny pomieszczenia biurowego, kartę środka trwałego i dokumentu przyjęcia do użytkowania wraz z ewidencją środków trwałych dotyczącej składnika majątku pn. „adaptacja pomieszczeń biurowych” (w dokumentacji przedłożonej przez Beneficjenta również pn. „Biuro”). Ponadto w przedłożonej przez Beneficjenta do IZ RPO WZ dokumentacji, nie została przez niego wykazana metodologia wyliczenia wartości początkowej składnika majątkowego jakim jest „adaptacja pomieszczeń biurowych”. Dodatkowo dokumenty zawierały wartości ww. składnika majątku, które nie odpowiadały sobie pod względem kwotowym. W trakcie czynności kontrolnych Beneficjent przedłożył między innymi:

dokumenty dot. ujawnienia środka trwałego nr 1/2011 z dnia 18 października 2011 r.,
dowód wewnętrzny nr 1/11 z dnia 18 października 2011 r.,

– w których została wskazana wartość początkowa środka trwałego „adaptacja pomieszczeń biurowych” w wysokości 75 605,00 zł;

protokół wyceny pomieszczenia biurowego z dnia 18 października 2011 r. (wraz z pierwszą stroną operatu szacunkowego z dnia 17 października 2011 r.),

– w którym wartość początkowa ww. składnika majątkowego wynosiła już 99 605,00 zł;

dokument przyjęcia środka trwałego z dnia 31 grudnia 2011 r.,
kartę środka trwałego z dnia 14 grudnia 2014 r.,

– w których została wskazana wartość początkowa środka trwałego „adaptacja pomieszczeń biurowych” w wysokości 129 605,00 zł.

Powyższe dokumenty odnoszą się do tego samego składnika majątkowego. Przedstawiają one jednak jego odmienne wartości początkowe, a Beneficjent w żadnym z pism (pomimo wezwań IZ RPO WZ) nie wyjaśnił przyczyn istnienia ww. różnic. Co za tym idzie IZ RPO WZ nie miała możliwości potwierdzenia w sposób jednoznaczny wartości ww. środka trwałego oraz czy zostały w tejże wartości uwzględnione również nakłady poczynione na jego adaptację (tj. prowadzone w nim prace budowlane).

Dodatkowo analiza przedłożonej przez Beneficjenta dokumentacji księgowej wykazała niespójność pod względem dat niektórych dokumentów. Pomimo stosownego wezwania (pismem z dnia 19 lutego 2015 r.) Beneficjent nie złożył wyjaśnień dotyczących dat zawartych w złożonych dokumentach.
I tak, w przedłożonej przez pana Lecha Makówkę karcie środka trwałego widnieje data przyjęcia do użytkowania na dzień 14 grudnia 2012 r. Wskazana data nie odpowiada innym datom zawartym w dokumentacji księgowej dotyczącej realizacji przedmiotowego projektu bowiem według dokumentów ww. środek majątkowy został ujawniony w dniu 18 października 2011 r. (ta data również widnieje w dowodzie wewnętrznym nr 1/11). Natomiast już w dokumencie przejęcia środka trwałego została wskazana data 31 grudnia 2011 r. Zauważyć należy, iż powyższe daty, które dotyczą jednego zdarzenia, swoim zakresem obejmują okres przekraczający rok. Wobec powyższych rozbieżności, IZ RPO WZ nie miała możliwości jednoznacznego określenia, kiedy nastąpiło przejęcie do użytkowania ww. składnika majątku. Również wyjaśnienia kierowane przez Beneficjenta do IZ RPO WZ w trakcie czynności kontrolnych nie pozwoliły na jednoznaczne ustalenie ww. dat.

Równocześnie IZ RPO WZ ustaliła, iż na kserokopiach wydruków z systemu księgowego (na karcie środka trwałego) dokonano ręcznej korekty poprzez nadpisanie istniejącej daty bez zachowania czytelności pierwotnych danych. W ten sposób został na ww. karcie zmieniony rok zakupu i przyjęcia na dzień 14 grudnia 2012 r. Jednocześnie brak jest wskazania daty dokonania modyfikacji i podpisu osoby modyfikującej.

W związku z powyższym, stwierdzono naruszenie ww. zasad. W szczególności Beneficjent (wbrew swoim obowiązkom) nie prowadził dokumentacji księgowej pozwalającej na jednoznaczne określenie czasu wystąpienia konkretnych zdarzeń dot. środka trwałego „adaptacja pomieszczeń biurowych” (tj. jego ujawnienia, przyjęcia do użytkowania), dodatkowo nie było możliwe określenie jego wartości początkowej, albowiem przedłożone dokumenty zawierały rozbieżności w kwotach jakie uznano za jego wartość początkową. Ponadto pan Lech Makówka nie przedstawił metodologii wyliczenia wartości początkowej przedmiotowego składnika majątkowego. Wskazane powyżej naruszenia stanowią naruszenie procedur określonych w art. 184 ufp. Wobec powyższego cały wydatek poniesiony na podstawie faktury VAT nr FV/32/11 w kwocie 30 000,00 zł został uznany za niekwalifikowalny.

Konkludując powyższe rozważania wskazać należy, iż Beneficjent naruszył procedury obowiązujące w ramach RPO WZ. Po pierwsze pan Lech Makówka naruszył warunki umowy poprzez realizację projektu niezgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, w którym założył adaptację jedynie ok. 11 m² (§ 2 ust 2 umowy o dofinansowanie), natomiast finalnie, co wcześniej wskazano, Beneficjent dokonał adaptacji 21,16 m² oraz wykonał prace budowlane w szerszym zakresie. Ponadto w związku z tym, że ww. zmiany dokonał bez zgody IZ RPO WZ swoim działaniem naruszył zapisy § 15 ust. 1 umowy o dofinansowanie. Po drugie Beneficjent prowadząc dokumentację księgową nie przestrzegał zasad określonych w Podręczniku jak i upof, do czego był zobowiązany na podstawie § 9 ust. 5 umowy o dofinansowanie. Mając na uwadze, iż każde z powyżej opisanych naruszeń procedur wypełniało znamiona określone w art. 184 ufp, wydatek w kwocie 30 000,00 zł poniesiony na realizację zadania pn. „adaptacja pomieszczenia na biuro” został uznany w całości za niekwalifikowalny.

Odnosząc się do kolejnego wydatku, który został uznany za niekwalifikowalny, tj. wydatku na zakup monitora 27” firmy Samsung poniesionego na podstawie faktury VAT nr 991/2011 wskazać należy, iż we wniosku o dofinansowanie został szczegółowo zaplanowany zakup zestawu komputerowego o określonych parametrach. Beneficjent w ramach tego wydatku w nabył laptop, który spełniał swoimi parametrami wymogi określone w dokumentacji aplikacyjnej. Zakup laptopa, w ramach wydatku dotyczącego zakupu zestawu komputerowego, wyklucza możliwość dokupienia w ramach tego samego wydatku dodatkowo monitora. W dniu 14 września 2011 r. Beneficjent dokonał zakupu monitora 27” firmy Samsung za kwotę 1 211,38 zł, co zostało stwierdzone fakturą VAT nr 991/2011. Co za tym idzie wydatek poniesiony na zakup monitora 27” firmy Samsung wykracza swoim zakresem poza ramy, które Beneficjent sam sobie określił przedkładając do IZ RPO WZ wniosek o dofinansowanie. W związku z tym powyższy wydatek w kwocie 1 211,38 zł nie może zostać uznany przez IZ RPO WZ za kwalifikowalny, gdyż nie spełniał wymogów określonych w Wytycznych.

Trzecim wydatkiem wobec, którego IZ RPO WZ stwierdziła naruszenie procedur jest wydatek poniesiony przez Beneficjenta na podstawie faktury VAT nr FP/580/2011/KC w kwocie 1 447,74 zł. Został on poniesiony w ramach realizacji zadania nr 1 wydatku nr 3 (zakup mebli biurowych) na zakup skórzanej kanapy. Zauważyć trzeba, iż w Biznes Planie (punkt C.3.2. Biznes Planu) stanowiącym załącznik do wniosku o dofinansowanie Beneficjent w sposób precyzyjny określił jaki meble w ramach ww. wydatku miały zostać zakupione, tj.: biurko 1 szt., fotel 2 szt., stolik, szafki (1 zestaw).

Wskazać zatem należy, iż zakup skórzanej kanapy nie był przewidziany przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie projektu, albowiem jego treść (w szczególności zadania nr 1 wydatku nr 3) nie zawiera takiego (ani zbliżonego) środka trwałego planowanego do zakupu. Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż w piśmie z dnia 31 sierpnia 2015 r. Beneficjent potwierdził prawidłowość ustaleń IZ RPO WZ w tym zakresie.

Mając na uwadze wcześniej opisane okoliczności wskazać należy, iż Beneficjent dokonując zakupu monitora 27” firmy Samsung (faktura VAT nr 991/2011) oraz skórzanej kanapy (faktura VAT nr FP/580/2011/KC) naruszył procedury określone w art. 184 ufp. Tak więc oba wydatki na kwotę 1 211,38 zł i 1 447,74 zł zostały uznane za niekwalifikowalne.

Należy podkreślić, iż IZ RPO WZ przypisane zostały kompetencje w zakresie całościowej, tzn. nieograniczonej do wybranych obszarów, a w tym także oceny prawidłowości działań Beneficjentów. IZ RPO WZ jest zobowiązana dbać o interesy budżetu województwa oraz przestrzegać zasady gospodarności, co więcej zgodnie z zasadami rozliczania środków europejskich, IZ RPO WZ ma ustawowy obowiązek żądać zwrotu środków w oparciu o procedurę określoną w ufp. Wynika to zarówno z jednoznacznego brzmienia art. 207 ufp, jak i art. 26 ust. 1 pkt 15 uzppr. Z uwagi na powyższe IZ RPO WZ w przedmiotowej sprawie ustaliła, że Beneficjent wykorzystał z naruszeniem procedur część środków przekazanych na podstawie umowy o dofinansowanie, tym samym Beneficjent jest zobowiązany do ich zwrotu.

Beneficjent przystępując do ubiegania się o dofinansowanie akceptuje obowiązujące Wytyczne oraz inne normy wynikające z dokumentacji konkursowej oraz przepisów prawa. Co za tym idzie jest on zobowiązany do realizowania projektu zgodnie z umową o dofinansowanie, Wytycznymi
i przepisami prawa. Warte podkreślenia jest to, iż złożenie wniosku o dofinansowanie jak i podpisanie umowy zależą wyłącznie od woli Wnioskodawcy, a co za tym idzie nie stanowią jego obowiązku. W związku z tym Wnioskodawcy, dla których uregulowania zawarte ww. dokumentach są zbyt rygorystyczne bądź uciążliwe nie muszą ani składać wniosku o dofinansowanie, ani podpisywać umowy o dofinansowanie. Zatem jeżeli Beneficjent zdecyduje się na podpisanie umowy to zobowiązuje się do przestrzegania ww. norm, które są jednakowe dla wszystkich przystępujących do konkursu i nie mogą być zmieniane na potrzeby poszczególnych Beneficjentów (por. Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie z dnia 21 grudnia 2010 r., sygn. akt I SA/Rz 823/10).

Jeżeli więc bezspornym jest, iż poprzez naruszenie procedur (o których mowa w art. 184 ufp) należy rozumieć również naruszenia postanowień umowy o dofinansowanie i Wytycznych, to została w niniejszej sprawie spełniona przesłanka, o której mowa w art. 207 ust. 1 pkt 2 ufp (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 grudnia 2014 r. sygn. akt II GSK 1190/13). Biorąc pod uwagę fakt, iż jedną z kompetencji, a zarazem obowiązków ustawowych IZ RPO WZ jest przeprowadzenie kontroli realizacji poszczególnych projektów RPO WZ, a także odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 9 lipca 2015 r., sygn. akt II GSK 1390/14), IZ RPO WZ podjęła niezbędne czynności zmierzające do odzyskania środków nieprawidłowo wydatkowych przez Beneficjenta.

Obliczając wysokość kwoty do zwrotu ustalono, iż poziom dofinansowania dla umowy nr UDA-RPZP.01.01.01-32-031/10-00 wynosi 59,9999973892 % (§ 2 ust. 5 umowy o dofinansowanie). Wobec powyższego, łączna wysokość dofinansowania przyznanego na wydatki uznane za niekwalifikowalne, została przez IZ RPO WZ ustalona w wysokości: 19 595,48 zł (59,9999973892 % z kwoty 32 659,12 zł). Powyższa kwota zawiera należność główną wymaganą do zwrotu, tj. 10 183,29 zł, którą należy powiększyć o odsetki jak dla zaległości podatkowych (liczone od dnia przekazania środków do dnia zwrotu) oraz kwotę dotyczącą wydatków niekwalifikowalnych, o którą została pomniejszona płatność końcowa, tj. 9 412,19 zł.

Kwota 9 412,19 zł dotyczy dofinansowania przyznanego na wydatki ujęte we wniosku o płatność końcową (WNP-RPZP.01.01.01-32-031/10-05/K02), dla której środki nie zostały jeszcze wypłacone. Przekazanie Beneficjentowi środków w ramach płatności końcowej odbywa się dopiero po zatwierdzeniu przez IZ RPO WZ wniosku o płatność, natomiast sposób przekazania środków Beneficjentowi określa umowa o dofinansowanie, według której jednym z warunków rozliczenia wydatków lub przekazania środków jest dokonanie przez IZ RPO WZ weryfikacji i poświadczenia faktycznego i prawidłowego poniesienia wydatków, a także ich kwalifikowalności. Zatem w przypadku uznania wydatków za niekwalifikowalne, gdy środki dofinansowania nie zostały jeszcze przekazane Beneficjentowi, IZ RPO WZ dokonuje pomniejszenia o te kwoty płatności przekazywanej w formie refundacji o kwoty ustalonej korekty. Podsumowując, decyzja o zwrocie środków obejmuje tę część środków, dotyczących wydatków, dla których dofinansowanie zostało już wypłacone, tj. 10 183,29 zł (19 595,48 zł – 9 412,19 zł) wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

Mając na uwadze całość dotychczas zgromadzonego materiału dowodowego, w szczególności umowę o dofinansowanie wraz z zawartymi aneksami, wniosek o dofinansowanie koniecznym stało się wydanie niniejszej decyzji. Zgodnie bowiem z treścią art. 207 ust. 9 pkt 1 ufp. po bezskutecznym upływie terminu, określonego w wezwaniu Instytucja Zarządzająca wydaje decyzję określającą kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków.

Zanonimizowała Aurelia Szyszłowska na podstawie przepisów o ochronie danych osobowych.