Uchwała Nr 2163/13 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

Uchwała Nr 2163/13 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 19 grudnia 2013 r.

w sprawie rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPZP.01.03.01-32-007/11-00 pt. „Doradztwo w zakresie opracowania wieloletniej strategii rozwoju firmy PEHAMOT sp. z o.o. w Szczecinie” zawartej z Beneficjentem PEHAMOT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013.

Na podstawie art. 25 pkt 1 Ustawy z dnia 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2009 r. Nr 84, poz. 712, ze zm.) w związku z art. 41 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2013 r., poz. 596, ze zm.), § 18 ust. 1 pkt. 5), § 18 ust. 1 pkt. 6) oraz § 18 ust. 1 pkt. 11) umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPZP.01.03.01-32-007/11-00

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego

uchwala, co następuje:

§ 1

Rozwiązuje się umowę o dofinansowanie projektu nr UDA-RPZP.01.03.01-32-007/11-00 pt. „Doradztwo w zakresie opracowania wieloletniej strategii rozwoju firmy PEHAMOT sp. z o.o. w Szczecinie” zawartą w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 z Beneficjentem PEHAMOT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Dyrektorowi Wydziału Wdrażania  RPO.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uzasadnienie

21 stycznia 2011r. przedsiębiorstwo PEHAMOT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie nr RPOWZ/1.3.1/2010/1 złożyło w Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (IZ RPO WZ) wniosek o dofinansowanie projektu nr WND-RPZP.01.03.01-32-007/11 pt. „Doradztwo w zakresie opracowania wieloletniej strategii rozwoju firmy PEHAMOT sp. z o.o. w Szczecinie”. Koszt usługi doradczej został określony na kwotę 95 940,00 zł, w tym wydatki kwalifikowalne w wysokości 78 000,00 zł.

W trakcie oceny merytoryczno-technicznej złożonego wniosku o dofinansowanie, IZ RPO WZ w wyniku uwag zgłoszonych przez ekspertów w ramach Komisji Oceniającej Projekty (KOP), pismem z dnia 1 marca 2011r. zwróciła się do Beneficjenta z prośbą o udzielenie wyjaśnień w zakresie wysokości kosztów całkowitych projektu. Prośba motywowana była:

a) wysoką ceną za wykonanie usługi doradczej w warunkach standardowego zakresu projektu, a w szczególności ilością planowanych godzin doradztwa oraz wysoką stawką godzinową,

b) wątpliwością co do konieczności przeprowadzenia ponownej analizy funkcjonowania przedsiębiorstwa w kontekście wcześniejszego złożenia przez Beneficjenta wniosku o dofinansowanie w ramach poddziałania 1.1.2 Inwestycje w małe i średnie przedsiębiorstwa, zawierającego taką analizę,

c)  zapisami Biznes planu w kontekście kosztów realizacji projektów zrealizowanych dla innych firm przez wykonawcę usług doradczych o zbliżonym charakterze, gdzie średnia cena za usługę nie przekraczała 12 312,50 zł, a najwyższa wyniosła 31 200,00 zł.

8 marca 2011r. do IZ RPO WZ wpłynęła odpowiedź Beneficjenta na zapytanie ekspertów Komisji Oceniającej Projekty, w której Beneficjent uzasadnił koszt usługi doradczej jej zindywidualizowanym charakterem. Beneficjent wyjaśnił, iż we wstępnym procesie rozeznania rynku ustalił, iż potencjalni oferenci składający oferty tańsze nie specjalizowali się w branży motoryzacyjnej, a wysoka liczba godzin doradztwa wynika z przyjętej formuły doradztwa, w ramach którego konsultanci-doradcy prowadzić mieli interaktywne kontakty z personelem różnych działów przedsiębiorstwa, co zgodnie z dokumentacją aplikacyjną służyć miało opracowaniu niezbędnych procesów, standardów i zasad postępowania przy realizacji procesów inwestycyjnych, wdrożeniowych i rozwojowych firmy. Beneficjent uzasadnił, iż przyjęta stawka godzinowa wynika z faktu, iż zgodnie z ofertą złożoną przez wybranego wykonawcę specjalistycznej usługi doradczej, w pracę nad jej realizacją zaangażowanych będzie kilku specjalistów z firmy doradczej m. in. z zakresu finansów, zarządzania, prawa. Z kolei konieczność dokonania ponownej analizy uzasadniona jest zmienionym otoczeniem konkurencyjnym przedsiębiorstwa Beneficjenta.

Eksperci uznali wyjaśnienia Beneficjenta i w związku z tym 16 marca 2011r. IZ RPO WZ poinformowała Beneficjenta o pozytywnym zakończeniu oceny ekonomiczno-finansowej oraz merytoryczno-technicznej wniosku o dofinansowanie projektu nr WND-RPZP.01.03.01-32-007/11.

24 marca 2011r. uchwałą Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego nr 415/11 Beneficjentowi PEHAMOT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, przyznano dofinansowanie na realizację projektu nr WND-RPZP.01.03.01-32-007/11 pt. „Doradztwo w zakresie opracowania wieloletniej strategii rozwoju firmy PEHAMOT sp. z o.o. w Szczecinie” w wysokości 39 000,00 zł (w całości ze środków EFRR).

27 czerwca 2011r. podpisano z Beneficjentem umowę o dofinansowanie przedmiotowego projektu. W dniu 29 lutego 2012r. IZ RPO WZ, w związku z zakończeniem realizacji projektu, przeprowadziła kontrolę planową ww. projektu w siedzibie Wydziału Wdrażania Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego.

W wyniku przeprowadzonej kontroli projektu IZ RPO WZ ustaliła, iż:

1. Beneficjent we wniosku o dofinansowanie oraz w oświadczeniu o statusie przedsiębiorstwa z dnia 19 kwietnia 2011 r. oświadczył, iż firma PEHAMOT sp. z o.o. jest przedsiębiorstwem niezależnym, natomiast w toku czynności kontrolnych ustalono, iż podmiot pozostaje w relacji powiązania z przedsiębiorstwem Proekonomika Biuro Usługowe Stanisław Kapral. Z uwagi na brak niezbędnych danych, weryfikacja statusu przedsiębiorstwa zadeklarowanego w dokumentacji aplikacyjnej nie była możliwa.

2.   Beneficjent nie udokumentował procesu wstępnego rozeznania rynku, na który powołuje się w piśmie złożonym w dniu 8 marca 2011r. Wyjaśnienia dotyczące zawężenia zapytań do przedsiębiorstw o pożądanej specjalizacji nie znajdują potwierdzenia w treści przedstawionych zapytań ofertowych oraz ofert podlegających ocenie Beneficjenta, a w szczególności w ich części traktującej o kwalifikacjach konsultantów oraz dotychczasowym doświadczeniu.

3.  Przedstawiona przez Beneficjenta dokumentacja nie pozwala na stwierdzenie, iż w proces tworzenia strategii przedsiębiorstwa zaangażowanych było kilku konsultantów z różnych dziedzin doradztwa, a także wielu pracowników przedsiębiorstwa PEHAMOT Sp. z o.o.

4.  Wyjaśnienia Beneficjenta w zakresie zaangażowania w pracę nad usługą doradczą specjalistów z wielu dziedzin nie znajdują potwierdzenia w treści oferty złożonej przez wybranego wykonawcę specjalistycznej usługi doradczej oraz w dokumentacji potwierdzającej wykonanie usługi.

5.  Treść oferty złożonej przez wybranego wykonawcę specjalistycznej usługi doradczej nie wskazuje na jego doświadczenie w realizacji usług doradczych w zakresie branży motoryzacyjnej.

6.    Treść protokołu nie pozwala na ustalenie, które elementy z przedstawionych ofert zadecydowały o przyznawaniu punktów w ramach kryteriów podlegających ocenie.

7.   W procesie wyboru firmy doradczej jedno z przedsiębiorstw otrzymało 0 pkt. w ramach kryterium czasu realizacji usługi. Zapisy protokołu wyboru firmy doradczej pozwalają na stwierdzenie, iż jest to rezultatem nieprzedstawienia przez przedmiotowe przedsiębiorstwo w ofercie liczby godzin doradczych, podczas gdy Beneficjent nie objął liczby godzin doradczych zapytaniem ofertowym.

8.   W procesie wyboru firmy doradczej nie poddano ocenie, a tym samym nie uwzględniono w punktacji kwalifikacji konsultantów.

W toku dalszych czynności wyjaśniających Beneficjent pięciokrotnie – ustosunkowując się do zapisów protokołu pokontrolnego oraz w odpowiedzi na kolejne pisma IZ RPO WZ – składał wyjaśnienia i dokumenty mające udowodnić prawidłowość przebiegu procesu wyłonienia podmiotu realizującego usługę doradczą, w wyniku której powstał dokument „Wieloletnia strategia rozwoju firmy PEHAMOT Sp. z o.o. w Szczecinie”, jak również uzasadniające wysokość kosztu usługi doradczej w kontekście wartości merytorycznej samego dokumentu strategii. Czynności wyjaśniające dotyczyły również treści złożonego przez Beneficjenta w dokumentacji aplikacyjnej oraz jako suplement do umowy oświadczenia o statusie przedsiębiorstwa, w szczególności dokumentów mogących potwierdzić zadeklarowany w ww. dokumentach status MSP przedsiębiorstwa Beneficjenta oraz jego powiązanie z innymi podmiotami gospodarczymi. Na podstawie przedstawionych przez Beneficjenta wymaganych dokumentów, IZ RPO WZ dokonała natomiast pozytywnej weryfikacji udziału w procesie doradczym na zlecenie wykonawcy usługi doradczej kilku konsultantów oraz 15 pracowników PEHAMOT Sp. z o.o.

W związku z faktem, iż czynności wyjaśniające nie rozstrzygały kluczowych z punktu widzenia prawidłowości przebiegu procesu realizacji projektu kwestii, stwierdzono, jak następuje:

1.   Pomimo wnikliwej procedury wyjaśniającej Beneficjent nie zdołał w przekonujący sposób uzasadnić i potwierdzić stosownymi dokumentami zasadności ograniczenia kręgu ewentualnych oferentów do podmiotów legitymujących się znajomością branży motoryzacyjnej, wykluczenia potencjalnych oferentów z grona adresatów zapytań ofertowych (które, de facto w swej treści nie odnosiły się do kryterium znajomości branży motoryzacyjnej) z uwagi na nieznajomości specyfiki branży motoryzacyjnej, jak również znajomości przedmiotowej branży przez podmioty, do których skierowane zostały zapytania ofertowe.

2.     Bezpodstawne jest powoływanie się przez Beneficjenta na zawężenie rozeznania rynku wyłącznie do podmiotów dysponujących doświadczeniem w zakresie doradztwa na rzecz podmiotów z branży motoryzacyjnej, zwłaszcza biorąc pod uwagę, iż jeden z oferentów nie potrafił wylegitymować się przed Beneficjentem znajomością tej branży.

3.    Składane przez Beneficjenta w związku z wątpliwościami IZ RPO WZ wyjaśnienia i dokumenty odnoszące się do sposobu rozeznania rynku i dokonania ostatecznego wyboru oferenta pozostają niewystarczające dla uznania, iż w przedmiotowym projekcie spełnione zostały zasady, o których mowa w § 11 umowy o dofinansowanie projektu. W szczególności, poczynaniom Beneficjenta nie można przypisać cech przejrzystości, oszczędności oraz staranności w dokumentowaniu okoliczności towarzyszących złożeniu zamówienia na usługę doradczą będącą przedmiotem projektu.

4.    Dokument strategii nie zawiera w swej treści szeregu zasadniczych elementów i informacji, których uzyskanie przez Beneficjenta stanowić miało istotę i cel jego sporządzenia, zatem uzasadniony jest wniosek, iż wydatek poniesiony w celu uzyskania przedmiotowego opracowania nie był zasadny i niezbędny do zrealizowania projektu i jako taki nie może być uznany za kwalifikowany.

Pomimo gruntownej procedury wyjaśniającej Beneficjent nie zdołał w przekonujący sposób potwierdzić stosownymi dowodami poprawnego przebiegu realizacji przedmiotowego projektu oraz zgodności sposobu poniesienia wydatków z zapisami umowy o dofinansowanie. W konsekwencji należy stwierdzić, iż realizacja projektu nie odbyła się z należytą starannością, wydatki nie zostały poniesione celowo, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach Programu.                                      

Zgodnie z § 2 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązał się do realizacji projektu w oparciu o wniosek o dofinansowanie. Na podstawie dokonanych w wyniku kontroli ustaleń stwierdzono, iż dokument strategii będący wynikiem doradztwa nie został sporządzony zgodnie z założeniami wyrażonymi w dokumentacji aplikacyjnej, które miały uzasadniać wysokie koszty usługi doradczej.

Zobowiązanie umowne wyrażone w  § 2 ust. 10 stanowi, iż w przypadku projektu objętego pomocą publiczną wydatki są kwalifikowane zgodnie z zasadami określonymi w dokumentacji konkursowej nr RPOWZ/1.3.1/2010/1. Należy stwierdzić, iż Beneficjent nie zastosował się do wymogów sformułowanych w Wytycznych dla Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie projektu, definiujących wydatek kwalifikujący się do współfinansowania jako wydatek spełniający łącznie szereg warunków, m.in. powinien być zgodny z postanowieniami umowy o dofinansowanie, niezbędny do realizacji projektu, dokonany w sposób celowy i oszczędny, tzn. w oparciu o zasadę dążenia do uzyskania założonych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku. Obowiązek stosowania się do obowiązujących i aktualnych wzorów dokumentów oraz informacji zamieszczonych w szczególności na stronie internetowej IZ RPO WZ, w tym Wytycznych dla Wnioskodawców, a także innych dokumentów w ramach Programu został nałożony na Beneficjenta § 10 ust. 2 pkt 3) umowy o dofinansowanie projektu.

§ 10 ust. 2 pkt 2) umowy o dofinansowanie projektu zawiera obowiązek przedstawiania na żądanie IZ RPO WZ wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wyznaczonym przez nią terminie. IZ RPO WZ trzykrotnie (pismami z dnia 30 maja 2012r., 4 października 2012r. oraz 14 lutego 2013r.) wzywała Beneficjenta do przedstawienia szeregu dokumentów potwierdzających przebieg realizacji przedmiotowego projektu. Do dnia dzisiejszego Beneficjent nie udokumentował twierdzenia, iż:

–         potencjalni oferenci składający oferty tańsze charakteryzowali się nieznajomością branży motoryzacyjnej, co wykluczyło ich udział w dalszej części postępowania,

–         oferenci, którzy zostali przez Beneficjenta zakwalifikowani do dalszego etapu postępowania, legitymowali się doświadczeniem w branży motoryzacyjnej, 

–         jeden z oferentów nie posiadał doświadczenia w branży motoryzacyjnej.

Ponadto Beneficjent nie przedstawił dokumentu potwierdzającego datę wznowienia wykonywania działalności przez przedsiębiorstwo Proekonomika Biuro Usługowe Stanisław Kapral, który umożliwiałby potwierdzenie statusu przedsiębiorstwa PEHAMOT Sp. z o.o.  W związku z tym kwestią nierozstrzygniętą pozostało ustalenie statusu przedsiębiorstwa Beneficjenta wskazanego we wniosku o dofinansowanie oraz w oświadczeniu z dnia 19 kwietnia 2011r. Potwierdzenie statusu przedsiębiorstwa jest jednak w kontekście pozostałych zastrzeżeń kwestią poboczną, albowiem w opinii IZ RPO WZ nie występuje zagrożenie, aby status przedsiębiorstwa uniemożliwiał Beneficjentowi ubieganie się o wnioskowany poziom dofinansowania w ramach projektu. 

Zgodnie z § 11 ust. 3 umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPZP.01.03.01-32-007/11-00 Beneficjent zobowiązany został do dokonywania wydatków w oparciu o ustawę o finansach publicznych  w zakresie dotyczącym wydatkowania środków publicznych, w szczególności w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów przy jak najniższej kwocie wydatku, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań projektu oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Ponadto zgodnie z § 11 ust. 5 w przypadku realizacji dostaw, usług lub robót budowlanych w ramach projektu Beneficjent zobowiązany został do wyboru i udzielenia zamówień w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji oraz dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową w związku z realizowanym zamówieniem. Z kolei jak stanowi § 11 ust. 6 umowy Beneficjent, na którym nie ciąży obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, zobowiązany jest zgromadzić i udostępnić na żądanie IZ RPO WZ wszelkie dowody dotyczące zachowania powyżej opisanych zasad, np. pisemne protokoły z negocjacji handlowych, pisemne oferty firm konkurencyjnych w stosunku do wykonawcy/dostawcy z którym Beneficjent podpisał umowę (co do zasady minimum 3), oświadczenia Beneficjenta uzasadniające dokonany wybór. § 11 ust. 8 precyzuje, iż w przypadku stwierdzenia przez IZ RPO WZ, że podczas realizacji projektu Beneficjent nie zachował niniejszych zasad, wydatki przez niego poniesione mogą zostać uznane w całości lub w części za nieprawidłowe i podlegające zwrotowi, a IZ RPO WZ może rozwiązać umowę o dofinansowanie projektu.

W rozpatrywanym przypadku Beneficjent wyłonił wykonawcę usługi doradczej w sposób, którego merytoryczne uzasadnienie budzi wątpliwości. Wyjaśnienia i dokumenty odnoszące się do sposobu przeprowadzenia przez Beneficjenta rozeznania rynku i dokonania ostatecznego wyboru oferenta były niewystarczające do potwierdzenia, iż w projekcie zachowane zostały zasady, o których mowa w § 11 umowy o dofinansowanie. Ponadto stwierdzono, iż wydatek poniesiony na realizację projektu jest niewspółmierny do uzyskanych efektów oraz że nie został poniesiony w sposób celowy i oszczędny (nieadekwatność wartości merytorycznej opracowania do kosztów poniesionych
w związku z realizacją usługi). Kontrola projektu wykazała również, iż okoliczności przywołane przez Beneficjenta w piśmie z dnia 7 marca 2011r. stanowiącym odpowiedź na zapytanie KOP, dotyczące wstępnego procesu rozeznania rynku oraz rezultatów doradztwa nie znalazły swojego potwierdzenia w dokumentacji projektu.

Biorąc pod uwagę całość dokumentacji projektu, dokonane ustalenia kontrolne, złożone wyjaśnienia Beneficjenta oraz wnioski płynące z ich analizy, stwierdzić należy, iż zaistniały przesłanki umożliwiające IZ RPO WZ rozwiązanie umowy o dofinansowanie projektu bez wypowiedzenia, określone w:

1.     § 18 ust. 1 pkt 5) umowy o dofinansowanie projektu, tj. Beneficjent nie przestrzegał zasad wskazanych w § 11 ust. 3 - 7 przy wydatkowaniu środków w ramach realizowanego projektu;

2.     § 18 ust. 1 pkt 6) umowy o dofinansowanie projektu, tj. Beneficjent nie wywiązuje się z obowiązków nałożonych na niego w umowie. W rozpatrywanym przypadku obowiązkami niezrealizowanym przez Beneficjenta są:

a)    wynikający z § 2 ust. 2 umowy o dofinansowanie projektu obowiązek realizacji projektu w oparciu o wniosek o dofinansowanie;

b)  wynikający z § 10 ust. 2 pkt 2) umowy o dofinansowanie projektu obowiązek przedstawiania na żądanie IZ RPO WZ wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją projektu w wyznaczonym przez nią terminie;

c)  wynikający z § 10 ust. 2 pkt 3) umowy o dofinansowanie projektu obowiązek stosowania się do obowiązujących i aktualnych wzorów dokumentów oraz informacji zamieszczonych w szczególności na stronie internetowej IZ RPO WZ, w tym Wytycznych dla Wnioskodawców, a także innych dokumentów w ramach Programu.

3.     § 18 ust. 1 pkt 11) umowy o dofinansowanie projektu, tj. Beneficjent złożył lub przedstawił IZ RPO nieprawdziwe, sfałszowane, podrobione, przerobione lub poświadczające nieprawdę albo niepełne dokumenty i informacje w celu uzyskania dofinansowania w ramach niniejszej umowy.

Wobec powyższego Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego podjął uchwałę o rozwiązaniu umowy o dofinansowanie projektu nr UDA-RPZP.01.03.01-32-007/11-00 zawartej dnia 27 czerwca 2011r. z Beneficjentem PEHAMOT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, dotyczącej realizacji projektu pn. „Doradztwo w zakresie opracowania wieloletniej strategii rozwoju firmy PEHAMOT sp. z o.o. w Szczecinie” w oparciu § 18 ust. 1 pkt. 5), § 18 ust. 1 pkt. 6) oraz § 18 ust. 1 pkt. 11) umowy o dofinansowanie projektu.

Beneficjentowi w związku z realizacją projektu nie wypłacono żadnych środków.