Uchwała Nr 34/16 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

Uchwała Nr 34/16 Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego

z dnia 14 stycznia 2016 r.

w sprawie podjęcia decyzji orzekającej zwrot od Beneficjenta – „ARNO-EKO” S.A., środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007-2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-036/09-00 zawartej w Szczecinie w dniu 5 maja 2010 r. na realizację projektu pn. „Zakup i uruchomienie innowacyjnej linii do uniwersalnej produkcji biopaliw stałych” w kwocie 1 997 760,00 zł z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

Na podstawie art. 25 pkt 1, art. 26 ust. 1 pkt 15 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r. poz. 1649 t.j. ze zm.), art. 207 ust. 1 pkt 2, ust. 2a i ust. 9 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 t.j. ze zm.), oraz art. 41 ust. 2 pkt 4 i art. 46 ust. 2a ustawy z dnia 05 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz. U. z 2015 r. poz. 1392 t.j.)

Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego uchwala, co następuje:

§ 1

1. Podejmuje się decyzję orzekającą zwrot od Beneficjenta – „ARNO-EKO” S.A. z siedzibą przy ul. Toruńskiej 155/313 w Bydgoszczy – środków otrzymanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-036/09-00 zawartej w Szczecinie w dniu 5 maja 2010 r. na realizację projektu pn. „Zakup i uruchomienie innowacyjnej linii do uniwersalnej produkcji biopaliw stałych” w kwocie 1 997 760,00 zł z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

2. Decyzja, o której mowa w ust. 1 stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

§ 2

Wykonanie uchwały powierza się Marszałkowi Województwa Zachodniopomorskiego.

§ 3

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uzasadnienie

Beneficjent – „ARNO-EKO” S.A. z siedzibą przy ul. Toruńskiej 155/313 w Bydgoszczy – w dniu 5 maja 2010 r. zawarł z Województwem Zachodniopomorskim reprezentowanym przez Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego, pełniącym na podstawie art. 25 pkt 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. z 2014 r. poz. 1649 t.j. ze zm., dalej: uzppr) rolę Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (dalej: IZ RPO WZ), umowę o dofinansowanie nr UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-00 na realizację projektu pn. „Zakup i uruchomienie innowacyjnej linii do uniwersalnej produkcji biopaliw stałych”. Dodatkowo pomiędzy Beneficjentem a IZ RPO WZ zostały zawarte aneksy do umowy UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-01 z dnia 25 maja 2010 r., nr UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-02 z dnia 7 lipca 2010 r., nr UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-03 z dnia 16 sierpnia 2010 r., UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-04 z dnia 26 stycznia 2011 r. oraz nr UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-05 z dnia 22 sierpnia 2011 r.
Umowa o dofinansowanie określa szczegółowe zasady dofinansowania projektu, a także prawa i obowiązki Beneficjenta z tym związane. Zgodnie z zapisami przedmiotowej umowy IZ RPO WZ zobowiązała się do dofinansowania części wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizację projektu na podstawie zweryfikowanego przez IZ RPO WZ poprawnego wniosku o płatność. Beneficjent natomiast zobowiązał się do realizacji projektu w oparciu o wniosek o dofinansowanie, z należytą starannością, rzetelnie, racjonalnie i oszczędnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i procedurami w ramach programu oraz w sposób, który zapewni prawidłową i terminową realizację projektu, a także osiągnięcie celów zakładanych we wniosku o dofinansowanie (§ 4 ust. 4 umowy o dofinansowanie). 
Przedmiotem projektu był zakup i uruchomienie przez Beneficjenta innowacyjnej linii technologicznej do uniwersalnej produkcji pelletu. Uruchomienie nowej linii produkcyjnej docelowo pozwolić miało na produkcję tzw. agropelletu. Pozwalało to na wprowadzenie na rynek nowego produktu, który miał mieć lepsze od oferowanych na rynku parametry energetyczne i być bardziej ekologicznym. W ramach projektu w roku 2009 Beneficjent miał stworzyć 6 nowych miejsc pracy (pkt C.8. wniosku o dofinansowanie). Jednocześnie tym samym roku planował nabyć środki trwałe tj.:
- układ do transportu i rozdrabniania sieczki,
- elementy doposażenia suszarni,
- ruchomą podłogę,
- linię produkcji pelletu (wraz z montażem),
- sztaplarkę,
- wago – pakowaczakę,
- konstrukcję wiaty,
- 10 kontenerów. 
Ponadto w ramach realizacji projektu miało nastąpić zwiększenie produkcji i wzrost przychodu docelowo o ok. 54%. Natomiast wydajność pracy miała wzrosnąć docelowo o ok. 25%.
Zgodnie z Wytycznymi dla Wnioskodawców obowiązującymi w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2007 – 2013 (dalej: RPO WZ) dla konkursu nr RPOWZ/1.1.3/2010/1 (dalej: Wytyczne) każdy z Beneficjentów, który uchwałą Zarządu Województwa Zachodniopomorskiego otrzyma dofinansowanie, zobowiązany jest zapewnić prawidłową i terminową realizację projektu oraz osiągnięcie wskaźników produktu i rezultatu zakładanych we wniosku o dofinansowanie.
Mając powyższe na uwadze „ARNO-EKO” S.A. zobowiązana była do utrzymania trwałości projektu w terminie trzech lat od rzeczowego zakończenia realizacji projektu, tj. od dnia 31 sierpnia 2010 r. (zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 3 umowy o dofinansowanie, w brzmieniu nadanym § 1 pkt 1 aneksu do umowy o dofinansowanie nr UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-05 z dnia 22 sierpnia 2011 r.) do dnia 31 sierpnia 2013 r.
W związku zakończeniem okresu trwałości na mocy zapisów art. 26 ust. 1 pkt 14 uzppr oraz art. 35e ust. 2 uzppr w dniu 14 kwietnia 2014 r. w ówczesnej siedzibie Beneficjenta przy ul. Batalionów Chłopskich 88 w Szczecinie oraz na miejscu realizacji projektu tj. w Nowym Czarnowie 76 przeprowadzono kontrolę badającą utrzymanie trwałości projektu. W trakcie czynności kontrolnych Beneficjent przedstawił znikomą i niekompletną część dokumentacji dotyczącej zrealizowanego projektu. W szczególności brakowało dokumentacji potwierdzającej utrzymanie w wskaźników w okresie trwałości, tj.:
- „Liczby nabytych nowych środków trwałych” do dnia 31 sierpnia 2013 r.,
- „Liczby nabytych używanych środków trwałych” do dnia 31 sierpnia 2013 r.,
- „Liczby nowych miejsc pracy” za lata 2012 – 2013,
- „Wzrostu przychodów w wyniku realizacji” projektu za lata 2012 – 2013,
- „Zwiększenia produkcji (w stosunku do stanu sprzed realizacji projektu)” za lata 2012 – 2013,
- „Zwiększenia wydajności pracy” za lata 2012 – 2013.
Ponadto zespół kontrolujący wykonał dokumentację fotograficzną środków trwałych nabytych w ramach realizacji projektu.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż w stosunku do wskaźników: „Liczba nowych miejsc pracy”, „Wzrost przychodów w wyniku realizacji”, „Zwiększenie produkcji (w stosunku do stanu sprzed realizacji projektu)”, „Zwiększenie wydajności pracy”, Beneficjent przedstawił na etapie kontroli dokumenty i wyjaśnienia potwierdzając ich utrzymanie w roku 2011.
Do dnia sporządzenia protokołu pokontrolnego z kontroli przeprowadzonej w okresie trwałości, tj. do dnia 15 maja 2014 r. Beneficjent nie przedłożył żadnych z brakujących dokumentów potwierdzających utrzymanie ww. wskaźników. W związku z tym w treści protokołu Beneficjent został zobowiązany przez IZ RPO WZ do dostarczenia kompletnej dokumentacji dotyczącej powyższych wskaźników we wskazanych okresach w terminie 14 dni roboczych od dnia jego otrzymania, tj. do dnia 20 czerwca 2014  r.
Pismem z dnia 26 czerwca 2014 r. Beneficjent przekazał dokumentację mającą potwierdzić m.in. utrzymanie ww. wskaźników oraz wydruki z kont księgowych, na których zewidencjonowano zdarzenia gospodarcze związane z projektem. Po dokonaniu analizy ww. dokumentacji, w dniu 11 lipca 2014 r. za pomocą poczty elektronicznej IZ RPO WZ poinformowała Beneficjenta, iż przedłożona dokumentacja księgowa nie odpowiada i nie stanowi kontynuacji tej przedłożonej w ramach kontroli planowej (przeprowadzonej w dniach 6 – 7 lipca 2011 r.). W odpowiedzi na powyższe w dniu 30 lipca 2014 r. Beneficjent dostarczył kolejne wydruki z kont księgowych. Ponownie w dniu 1 sierpnia 2014 r. Beneficjent został poinformowany, iż dostarczona dokumentacja nadal nie pozwala na zweryfikowanie prawidłowości dokonanych zapisów księgowych w ramach projektu. W szczególności wskazane zostały błędy w zapisach w dokumentacji księgowej, natomiast w stosunku do ewidencji środków trwałych wskazane zostało, iż w swojej treści zawiera ona dwa numery umów o dofinansowanie, tj. nr UDA RPZP.01.01.03-32-036/09-00 i UDA RPZP.01.01.03-32-081/09-00. Tym samym IZ RPO WZ zobowiązała Beneficjenta do skorygowania i dostarczenia prawidłowej dokumentacji. 
W związku z powyższym pismem z dnia 5 sierpnia 2014 r. Beneficjent zwrócił się do IZ RPO WZ o wydłużenie terminu na złożenie brakującej dokumentacji do dnia 13 sierpnia 2014 r., na co IZ RPO WZ po rozpatrzeniu wniosku wyraziła zgodę. Beneficjent jednakże nie dotrzymał wskazanego przez siebie terminu, tym samym wystosowano w dniu 23 września 2014 r. zalecenia pokontrolne, które zostały odebrane przez upoważnionego pracownika „ARNO-EKO” S.A. w dniu 26 września 2014 r. Beneficjent został w nich zobowiązany przez  IZ RPO WZ do złożenia stosownych dokumentów potwierdzających utrzymanie wskaźników.
Pismem z dnia 16 października 2014 r. osoba wskazana przez Beneficjenta do kontaktu poinformowała IZ RPO WZ, iż spółka „ARNO-EKO” S.A. została nabyta przez nowego właściciela, tj. TKJ Consulting Group Sp. z o.o. w organizacji. W związku z tym Beneficjent wniósł o wydłużenie terminu na odpowiedź na zalecenia pokontrolne do dnia 14 listopada 2014 r. albowiem nowy właściciel musi zapoznać się z dokumentacją spółki (w tym dokumentacją dot. przedmiotowego projektu) co ma mu umożliwić ustosunkowanie się do pism IZ RPO WZ.
Mając na uwadze brak podjęcia jakichkolwiek działań przez Beneficjenta, mających na celu udzielenie odpowiedzi na zalecenia pokontrolne (w tym uzupełnienia wymaganej dokumentacji)
IZ RPO WZ wystosowała w dniu 22 stycznia 2015 r. kolejne zalecenia, które zostały wysłane na adres wskazany w umowie o dofinansowanie. Niemniej jednak przesyłka została zwrócona z adnotacją „adresat wyprowadził się bez podania adresu”. Ponadto podjęte próby kontaktu z Beneficjentem czy to telefonicznego, czy też za pomocą poczty elektronicznej (widomości e-mail z dnia 13 lutego 2015 r. i 18 lutego 2015 r.) okazały się bezskuteczne. IZ RPO WZ na podstawie informacji zawartej w Krajowym Rejestrze Sądowym (nr KRS: 0000207683) ustaliła, iż nowy adres Beneficjenta to ul. Toruńska 155/313 w Bydgoszczy. Zatem w dniu 24 lutego 2015 r. na ww. adres wysłano potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię zaleceń pokontrolnych z dnia 22 stycznia 2015 r. W dniu 18 marca 2015 r. powyższa przesyłka została zwrócona z adnotacją „nie podjęto w terminie”.
Wskutek braku zastosowania się przez Beneficjenta do zaleceń pokontrolnych pismem z dnia 9 czerwca 2015 r. Beneficjent został poinformowany, iż w myśl § 12 ust 1 umowy o dofinansowanie był zobowiązany poddać się kontroli na miejscu realizacji projektu. Przedmiotowym pismem wskazano, iż pomimo udostępnienia IZ RPO WZ urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt (w tym umożliwienia wykonania dokumentacji fotograficznej), nie przedłożył on wszystkich dokumentów dotyczących projektu (w tym formie elektronicznej). Powyższe, w myśl § 12 ust. 4 umowy o dofinansowanie, traktowane jest jako odmowa poddania się kontroli. Mając na uwadze to, iż zgodnie z § 17 ust. 1 pkt. 8 umowy o dofinansowanie odmowa poddania się kontroli, bądź utrudnianie jej wykonania uprawnia IZ RPO WZ do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, Beneficjent został poinformowany o podjęciu czynności zmierzających do rozwiązania umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-036/09-00. Dodatkowo w przedmiotowym piśmie zawarto informację o zakończeniu czynności kontrolnych. Powyższe pismo zostało zwrócone do IZ RPO WZ z adnotacją, iż nie zostało podjęte w terminie.
W związku z powyższym uchwałą nr 1150/15 z dnia 29 lipca 2015 r. Zarząd Województwa Zachodniopomorskiego rozwiązał (na podstawie z § 17 ust. 1 pkt. 8 umowy o dofinansowanie) umowę o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-036/09-00 zawartą z Beneficjentem na realizację projektu pn. „Zakup i uruchomienie innowacyjnej linii do uniwersalnej produkcji biopaliw stałych”.
Jednocześnie z uwagi na wykorzystanie przez Beneficjenta środków przekazanych na realizację projektu z naruszeniem obowiązujących go procedur w ramach RPO WZ, IZ RPO WZ pismem z dnia 18 sierpnia 2015 r. wezwała go do zwrotu środków w łącznej kwocie 1 997 760,00 zł wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych. Zgodnie bowiem z treścią art. 207 ust. 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 t.j., ze zm., dalej: ufp), w przypadku stwierdzenia okoliczności, że środki zostały wykorzystane z naruszeniem procedur instytucja, która podpisała umowę z beneficjentem, wzywa go do zwrotu środków lub do wyrażenia zgody na pomniejszenie kolejnych płatności w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania. Wezwanie zostało skierowane na adres spółki wskazany w Krajowym Rejestrze Sądowym, tj. ul. Toruńska 155/313 w Bydgoszczy.
Mając na uwadze, iż Beneficjent nie podjął przesyłki w terminie, pismo zostało uznane za doręczone z dniem 7 września 2015 r., zatem termin na zwrot środków upływał w dniu 21 września 2015 r. Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w ww. wezwaniu w dniu 22 września 2015 r. zostało wobec Beneficjenta wszczęte z urzędu postępowanie administracyjne w przedmiocie zwrotu środków otrzymanych w ramach umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-036/09-00. Jednocześnie Beneficjent został poinformowany o możliwości złożenia dowodów, wyjaśnień i zastrzeżeń w sprawie.
Postanowieniem z dnia 19 października 2015 r. ze względu na trwają analizę całokształtu materiału dowodowego, w szczególności dokumentacji związanej z czynnościami kontrolnymi, IZ RPO WZ przedłużyła postępowanie administracyjne do dnia 20 listopada 2015 r. Nadto pismem z dnia 18 listopada 2015 r. IZ RPO WZ poinformowała Beneficjenta o zamiarze zakończenia postępowania w przedmiotowej sprawie oraz pouczyła o prawach wynikających z art. 10 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm., dalej: kpa). Postanowieniem z dnia 18 listopada 2015 r. z uwagi na przewidziane terminy zapoznania się z aktami i umożliwienie wypowiedzenia się do zebranych materiałów oraz zgłoszonych żądań, przedłużono postępowanie administracyjne do dnia 20 grudnia 2015 r.
Po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego, obejmującego całościową ocenę dokumentacji zgromadzonej w sprawie (w tym m. in. wniosku o dofinansowanie, umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-036/09-00 z dnia 5 maja 2010 r., wraz z aneksami, korespondencji z Beneficjentem, a także dokumentacji z czynności kontrolnych) oraz pełnej analizy stanu faktycznego i prawnego sprawy, IZ RPO WZ wskazuje co następuje.
Na wstępie podkreślenia wymaga fakt, iż całościowa weryfikacja przedmiotowej sprawy doprowadziła do stwierdzenia, że Beneficjent wykorzystał środki przekazane mu na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPZP.01.01.03-32-036/09-00 niezgodnie z procedurami obowiązującymi w ramach RPO WZ, do których stosowania był zobowiązany przystępując do konkursu nr RPOWZ/1.1.3/ /2010/1, a następnie w dniu 5 maja 2010 r. podpisując umowę o dofinansowanie.
Wskazać należy, że środki publiczne przeznaczone na wykonywanie projektów realizowanych w ramach programów finansowych ze środków europejskich mają charakter bezzwrotny i powinny być wykorzystywane zgodnie z prawem, obowiązującymi procedurami, a także ściśle z celem, na który zostały przekazane. Ponadto środki przyznane na podstawie umowy o dofinansowanie projektu są środkami publicznymi, którym gdy chodzi o ich udzielanie, przekazywanie i rozliczanie towarzyszy szczególnego rodzaju reżim prawny.
Zauważyć trzeba, iż do zadań IZ RPO WZ na podstawie art. 26 uzppr nie należy tylko dokonywanie płatności ze środków programu operacyjnego na rzecz beneficjenta, ale również prowadzenie kontroli realizacji programu operacyjnego, w tym kontroli realizacji poszczególnych dofinansowanych projektów, odzyskiwanie kwot podlegających zwrotowi w tym w szczególności wydawanie decyzji o zwrocie środków przekazanych na realizację programów, projektów i zadań o których mowa w ufp. Rozwiązanie to stanowi to refleks obowiązujących w tym zakresie aktów prawa unijnego, a w tym kontekście wymaga przypomnienia, że instytucja zarządzająca odpowiadając za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zobowiązana jest do uwzględniania zasad należytego zarządzania finansami. W świetle powyższego oczywistym jest, iż instytucja zarządzająca musi być wyposażona w efektywne instrumenty i środki do realizacji powierzonych jej zadań. Co za tym idzie na podstawie art. 67 ufp środki przeznaczone na realizację programów finansowanych z udziałem środków europejskich i odsetki od tych środków (art. 60 ufp) podlegają pod reżim kpa i odpowiednio przepisów działu III ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 t.j. ze. zm.). Zatem zgodnie z art. 207 ufp po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w art. 207 ust. 8 ufp organ pełniący funkcję instytucji zarządzającej w rozumieniu uzppr wydaje decyzję określającą kwotę przypadające do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków.
Co za tym idzie, w związku ze stwierdzeniem wykorzystania przez Beneficjenta środków z naruszeniem procedur, IZ RPO WZ podjęła czynności zmierzające do odzyskania należnej jej kwoty. Zgodnie z art. 207 ust. 1 ufp, w przypadku, gdy środki przeznaczone na realizacje programów są:
1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
2) wykorzystane z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184,
3) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości
– podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia przekazania środków, w terminie 14 dni od dnia doręczenia ostatecznej decyzji, o której mowa w art. 207 ust. 9 ufp, na wskazany w tej decyzji rachunek bankowy. Ponadto wskazania wymaga, iż na podstawie art. 207 ust. 4 pkt. 3 ufp w przypadku braku zwrotu środków beneficjent zostaje wykluczony z możliwości otrzymania środków przeznaczonych na realizację programów finansowych z udziałem środków europejskich. Wykluczenie na podstawie art. 207 ust. 5 ufp następuje na okres 3 lat, liczonych od dnia dokonania zwrotu środków.
Poprzez procedury, których naruszenie uprawnia do wydania decyzji określającej kwotę zwrotu, rozumie się postanowienia dokumentów regulujące zasady przyznawania i wykorzystywania dofinansowania, w tym zasady ponoszenia wydatków w ramach projektu, a także zapisy umowy o dofinansowanie oraz Wytyczne. Ustawodawca nie przewidział zamkniętego katalogu procedur, na podstawie których wydatkowane są środki unijne związane z realizacją konkretnych programów operacyjnych. Do dofinansowania kwalifikowane są te projekty, które pozytywnie przeszły wszystkie etapy jego oceny, przeprowadzonej w ramach konkursu, a dofinansowanie jest możliwe w ramach dostępnej alokacji na realizację poszczególnych działań i priorytetów w ramach programu operacyjnego (zob. art. 28 ust. 1 pkt 3, art. 30a ust. 1 uzppr). Podstawę dofinansowania projektu stanowi m.in. umowa o dofinansowanie zawarta z beneficjentem przez instytucję zarządzającą albo działającą w jej imieniu instytucję pośredniczącą lub instytucję wdrażającą. Umowa ta określa warunki dofinansowania projektu, a także prawa i obowiązki beneficjenta z tym związane (art. 30 ust 1 i 2 uzppr). Umowa jest zatem elementem projektu. W związku z powyższym również niewypełnienie postanowień umowy oraz dokumentów regulujących zasady przyznawania i wykorzystywania dofinansowania, powoduje konieczność odzyskiwania przez IZ RPO WZ kwot podlegających zwrotowi. 
W umowie z dnia 5 maja 2010 r., którą Beneficjent zawarł z Województwem Zachodniopomorskim, określone zostały szczegółowe zasady dofinansowania projektu. W § 9 ust. 7 umowy o dofinansowanie Beneficjent w związku z realizacją Projektu i wykonaniu umowy zobowiązał się do przestrzegania właściwych przepisów pierwotnego i wtórnego prawa wspólnotowego, właściwych przepisów prawa polskiego, w tym także wszelkich wytycznych do nich, a także obowiązujących odpowiednich reguł, zasad i postanowień wynikających z Programu, Uszczegółowienia Programu, obowiązujących procedur, wytycznych, informacji IZ RPO WZ. Beneficjent zobowiązał się także do przestrzegania zapisów Podręcznika realizacji projektów w ramach RPO WZ 2007-2013 (dalej: Podręcznik).
Jednocześnie na podstawie § 9 ust. 2 pkt 2 umowy „ARNO-EKO” S.A zobowiązana była do przedstawiania na żądanie IZ RPO WZ wszelkich dokumentów, informacji i wyjaśnień związanych z realizacją Projektu w wyznaczonym przez nią terminie. Ponadto na podstawie § 14 ust. 1 umowy kompletna dokumentacja związana z realizacją miała być przechowywana przez Beneficjenta w jego siedzibie co najmniej do dnia 31 grudnia 2020 r. Jednocześnie Beneficjent zobowiązał się w § 12 ust. 1 umowy poddać kontroli w zakresie prawidłowości realizacji projektu, natomiast na podstawie ust. 3 pkt 1 zapewnić IZ RPO WZ pełny wgląd we wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu oraz umożliwić tworzenie ich uwierzytelnionych kopii i odpisów.
W niniejszej sprawie pomimo tego, iż Beneficjent był szczegółowo poinformowany o ciążących na nim obowiązkach  nie wywiązał się z nich i nie udostępnił wymaganych dokumentów IZ RPO WZ w trakcie kontroli przeprowadzonej w dniu 14 kwietnia 2014 r. Ponadto IZ RPO WZ wielokrotnie informowała Beneficjenta o brakujących dokumentach, w tym w szczególności w protokole pokontrolnym, wiadomościach e-mail z dnia 11 lipca 2014 r. i 1 sierpnia 2014 r., zaleceniach pokontrolnych z dnia 23 września 2014 r. oraz 22 stycznia 2015 r. Pomimo tego Beneficjent nie złożył wyjaśnień ani nie dostarczył do IZ RPO WZ wymaganych dokumentów. Wskazać należy, iż na podstawie § 12 ust. 4 umowy nieudostępnienie wszystkich wymaganych dokumentów traktowane jest jako odmowa poddania się kontroli. W związku z tym, iż za naruszenie procedur określonych w art. 184 ufp rozumie się również naruszenie postanowień umowy o dofinansowanie, Wytycznych oraz Podręcznika, to w niniejszej sprawie została spełniona przesłana, o której mowa w art. 207 ust. 1 pkt 2 ufp (por. Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 3 grudnia 2014 r. sygn. akt II GSK 1190/13).
Należy podkreślić, iż IZ RPO WZ przypisane zostały kompetencje w zakresie całościowej, tzn. nieograniczonej do wybranych obszarów, a w tym także oceny prawidłowości działań Beneficjentów. IZ RPO WZ jest zobowiązana dbać o interesy budżetu województwa oraz przestrzegać zasady gospodarności, co więcej zgodnie z zasadami rozliczania środków europejskich, IZ RPO WZ ma ustawowy obowiązek żądać zwrotu środków w oparciu o procedurę określoną w ufp. Wynika to zarówno z jednoznacznego brzmienia art. 207 ufp, jak i art. 26 ust. 1 pkt 15 uzppr. Z uwagi na powyższe IZ RPO WZ w przedmiotowej sprawie ustaliła, że Beneficjent wykorzystał z naruszeniem procedur całość środków przekazanych na podstawie umowy o dofinansowanie, tym samym Beneficjent jest zobowiązany do ich zwrotu.
Ustalając kwotę do zwrotu, IZ RPO WZ kierowała się przede wszystkim rodzajem i wagą dokonanych naruszeń oraz konsekwencjami z nich wynikającymi. Przedstawione powyżej naruszenie procedur przez Beneficjenta doprowadziło do utrudnienia przeprowadzenia kontroli projektu, tym samym uniemożliwił IZ RPO WZ potwierdzenie zachowania trwałości projektu. Wobec powyższego, Strona zobowiązana jest do zwrotu całości przekazanego dofinansowania w kwocie 1 997 760,00 zł wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych liczonymi zgodnie z art. 207 ust. 1 pkt 2 i ust. 2a ufp od daty przekazania środków do dnia całkowitej zapłaty należności głównej na rachunek bankowy IZ RPO WZ.
Konkludując, wskazać należy, iż postępowanie administracyjne w przedmiocie zwrotu środków wykorzystanych z naruszeniem procedur zostało wobec Strony wszczęte w związku z wynikami kontroli projektu przeprowadzonej przez IZ RPO WZ. W trakcie trwania kontroli Beneficjent nie przedstawił na żądanie IZ RPO WZ wymaganych dokumentów, w związku z czym naruszył zapisy umowy o dofinansowanie. Z uwagi na powyższe, stosownie do wyniku ww. ustaleń IZ RPO WZ zobowiązana była podjąć właściwe działania, w szczególności mające na celu odzyskanie środków z budżetu UE. Zatem postępowanie administracyjne, czyli władcze wkroczenie organu administracji publicznej następuje dopiero, jeśli Beneficjent dobrowolnie nie zastosuje się do zaleceń i ustaleń kontrolujących. Takie stanowisko zajął Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gdańsku w wyroku z dnia 12 grudnia 2010 r. (sygn. akt I SA/Gd 1115/10) uznając, że momentem, kiedy na styku regulacji o charakterze cywilnoprawnym i administracyjno-prawnym dochodzi do wszczęcia postępowania administracyjnego - jest moment, gdy organ podejmuje czynności o charakterze władczym (cechujące stosunek administracyjno-prawny), czyli podejmuje czynności zmierzające do wydania decyzji o zwrocie środków. Beneficjent został więc przez IZ RPO WZ wezwany na mocy art. 207 ust. 8 ufp do zwrotu środków nieprawidłowo wykorzystanych. Następnie po bezskutecznym upływie 14-dniowego terminu, wobec Beneficjenta wszczęto postępowanie administracyjne. Wskazać należy, iż przedmiotem postępowania administracyjnego w niniejszej sprawie jest określenie kwoty wymaganej do zwrotu z uwagi na naruszenia zapisów umowy o dofinansowanie (t.j. procedur), mając na uwadze powyższe bezsporne jest, że zaszła przesłanka, o której mowa w art. 207 ust. 1 pkt 2 ufp. IZ RPO WZ była więc zobowiązana do dochodzenia zwrotu środków wykorzystanych z naruszeniem procedur.
Mając na uwadze całość dotychczas zgromadzonego materiału dowodowego, w szczególności umowę o dofinansowanie wraz z zawartymi aneksami, wniosek o dofinansowanie jak również fakt niepoddania się przez Beneficjenta kontroli, koniecznym stało się wydanie decyzji określającej kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki, oraz sposób zwrotu środków.